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Los eventos de recaudación de fondos hacen que la generación de fondos sea divertida y emocionante. Es como promover y exponer su causa a un público más amplio, obtener grandes beneficios de ella y disfrutar de todo el proceso. Organizar una recaudación de fondos es tan desafiante como divertido, pero un curso de acción estratégico ayudará a garantizar la eficiencia, la precisión, la excelencia y el éxito.
Hay mucho para prepararse antes de que ocurra un evento de recaudación de fondos. Aquí es donde la planificación se vuelve crucial. Tener un plan concreto sobre cómo hacer las cosas y quién tiene la tarea de hacer ciertas cosas dentro de un período de tiempo es de gran importancia.
Por qué es importante una Lista de Verificación de Planificación
No hay que exagerar la importancia de tener una lista de verificación de planificación con usted mientras planifica su evento de recaudación de fondos. Al igual que una lista de verificación de comestibles, una lista de verificación de planificación lo guía a través del proceso en el orden correcto sin olvidar los detalles menores.
A medida que crezca y planifique más recaudaciones de fondos en el futuro, podrá dominar la lista de verificación y guardarla en la memoria. Sin embargo, si solo es nuevo en el trabajo, necesita una guía clara y efectiva y una lista de verificación de planificación puede hacerlo por usted.
Lista de verificación para la planificación de eventos
Una lista de verificación para la planificación de eventos incluye cosas, tareas y recordatorios que necesitas para planificar un evento de recaudación de fondos exitoso.
Esta lista de verificación está diseñada específicamente para un evento de recaudación de fondos. Puede haber otras cosas necesarias y únicas para sus necesidades que no están incluidas en esta lista de verificación, así que siéntase libre de personalizarla y modificarla para que se ajuste a sus preferencias.
1. Establezca el Propósito de su Evento
Antes de cualquier otra cosa y antes de profundizar en los detalles, primero debe tener un propósito o intención claramente definidos para su evento. Las recaudaciones de fondos, por supuesto, se llevan a cabo para reunir fondos, pero muy bien pueden servir para otros fines. Por ejemplo, también puede usarlo para crear un ambiente de cooperación en su comunidad, o crear conciencia, o incluir activamente a ciertos sectores para una causa digna.
Determinar el propósito de tu evento da origen a las motivaciones para trabajar duro y presionarlo. Más importante aún, te ayudará a estructurar tus planes y el evento en sí de manera más efectiva y apropiada.
2. Determine sus Objetivos
Tener un conjunto claro de objetivos le permite diseñar su evento de manera más adecuada. Los objetivos orientan su proceso de planificación y diseño hacia la dirección correcta. Le ayuda a comprender los detalles esenciales del evento y organizarlos en consecuencia.
Para recaudar fondos, uno de los principales objetivos que debes identificar es la cantidad de dinero que deseas recaudar. El retorno de la inversión (ROI) que desea lograr debe estar claramente identificado para que pueda diseñar un plan adecuado para lograrlo.
3. Identifique a su Público Objetivo
En el caso de los eventos de recaudación de fondos, debe identificar a los grupos o personas que desea participar. Pueden ser como participantes o como benefactores. Los eventos específicos son los mejores para audiencias específicas y saber a quién quieres dirigirte te ayudará a decidir el tipo de evento que harás.
4. Establecer un presupuesto
La preparación financiera es imprescindible cuando se trata de planificar eventos. Establecer un presupuesto le ayudará a determinar sus limitaciones monetarias. Esto también le permitirá identificar cuánto dinero necesita para comenzar a recaudar fondos. Su presupuesto debe incluir todos los gastos necesarios. Aquí hay una lista de gastos comunes durante los eventos:
- Invitaciones y marketing
- Equipo de entretenimiento
- Servicio de catering/ Bar
- Personal
- Impresión
- Alquiler
- Equipo de actividades
- Gastos incidentales
En el caso de actividades de recaudación de fondos, es posible que se necesite dinero para la puesta en marcha para comprar los materiales necesarios para celebrar el evento, como masas de galletas para vender galletas.
5. Cree un Comité de Trabajo
De sus organizadores, junta directiva y voluntarios, ahora creará un equipo de comités de trabajo. A los comités se les asignan tareas específicas relacionadas con el evento de recaudación de fondos. El número de personas en un comité en particular depende de la naturaleza de las tareas asignadas a ese grupo. La selección también ayudará a profundizar en los detalles de qué tareas realizar y quién las realizará, incluida otra información.
6. Diseña una Estrategia de Promoción
Una vez que todo esté listo, ahora necesitas correr la voz en tu evento de recaudación de fondos. Una estrategia de promoción para reunir participantes y conseguir patrocinadores debe diseñarse bien. Esto es para capturar de manera efectiva la participación prevista para alcanzar su objetivo. Un período de tiempo de duración de las promociones para inyectar un sentido de urgencia en la promoción.
Tenga en cuenta que la planificación de un evento de recaudación de fondos requiere trabajo duro y un camino claro para lograr sus objetivos. Sea crítico en su planificación, pero no limite su creatividad. Algunas soluciones listas para usar para ciertas preocupaciones pueden ser lo que necesita.
Más importante, diviértete haciendo esto por una causa digna.