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Fundraising-Events machen die Generierung von Mitteln, Spaß und spannend. Es ist, als würde man seine Sache einem größeren Publikum vorstellen und präsentieren, enorme Vorteile daraus ziehen und den gesamten Prozess genießen. Die Durchführung einer Spendenaktion ist ebenso herausfordernd wie unterhaltsam, aber eine strategische Vorgehensweise trägt dazu bei, Effizienz, Genauigkeit, Exzellenz und Erfolg sicherzustellen.
Es gibt viel vorzubereiten, bevor eine Spendenaktion stattfindet. Hier wird die Planung entscheidend. Es ist von großer Bedeutung, einen konkreten Plan zu haben, wie die Dinge zu tun sind und wer bestimmte Dinge innerhalb eines Zeitrahmens zu tun hat.
Warum eine Planungscheckliste wichtig ist
Es gibt keine Übertreibung, wie wichtig es ist, eine Planungscheckliste bei der Planung Ihrer Spendenaktion dabei zu haben. Genau wie eine Checkliste für Lebensmittel führt Sie eine Planungscheckliste in der richtigen Reihenfolge durch den Prozess, ohne die kleinen Details zu vergessen.
Wenn Sie mitwachsen und in Zukunft weitere Spendenaktionen planen, können Sie die Checkliste beherrschen und in Erinnerung behalten. Wenn Sie jedoch nur neu in der Arbeit sind, benötigen Sie eine klare und effektive Anleitung, und eine Planungscheckliste kann dies sehr gut für Sie tun.
Checkliste für die Veranstaltungsplanung
Eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung enthält Dinge, Aufgaben und Erinnerungen, die Sie benötigen, um eine erfolgreiche Spendenaktion zu planen.
Diese Checkliste wurde speziell für eine Spendenaktion entwickelt. Es kann andere Dinge notwendig und einzigartig für Ihre Bedürfnisse, die nicht in dieser Checkliste enthalten sind, so fühlen sich frei, anpassen und ändern Sie es, um Ihre Präferenz zu passen.
1. Legen Sie den Zweck Ihrer Veranstaltung fest
Vor allem anderen und bevor Sie sich mit den Details befassen, müssen Sie zunächst einen klar definierten Zweck oder eine klar definierte Absicht für Ihre Veranstaltung haben. Fundraiser werden natürlich gehalten, um Geld zu sammeln, aber sie können sehr gut anderen Zwecken dienen. Sie können es beispielsweise auch verwenden, um eine kooperative Atmosphäre in Ihrer Gemeinde zu schaffen, das Bewusstsein zu schärfen oder bestimmte Sektoren aktiv in einen guten Zweck einzubeziehen.
Die Bestimmung des Zwecks Ihrer Veranstaltung bringt die Motivation hervor, hart zu arbeiten und darauf zu drängen. Noch wichtiger ist, dass es Ihnen hilft, Ihre Pläne und die Veranstaltung selbst effektiver und angemessener zu strukturieren.
2. Bestimmen Sie Ihre Ziele
Wenn Sie klare Ziele haben, können Sie Ihre Veranstaltung angemessener gestalten. Ziele steuern Sie Ihren Planungs- und Gestaltungsprozess in die richtige Richtung. Es hilft Ihnen, die wesentlichen Details der Veranstaltung zu erfassen und entsprechend anzuordnen.
Für Spendenaktionen ist eines der Hauptziele, die Sie identifizieren müssen, der Geldbetrag, den Sie sammeln möchten. Der Return of Investment (ROI), den Sie erreichen möchten, sollte klar identifiziert werden, damit Sie einen passenden Plan entwerfen können, um ihn zu erreichen.
3. Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe
Bei Spendenaktionen müssen Sie Gruppen oder Einzelpersonen identifizieren, an denen Sie teilnehmen möchten. Sie können als Teilnehmer oder als Wohltäter sein. Bestimmte Ereignisse eignen sich am besten für bestimmte Zielgruppen, und wenn Sie wissen, an wen Sie sich wenden möchten, können Sie sich für die Art der Veranstaltung entscheiden, die Sie durchführen möchten.
4. Legen Sie ein Budget fest
Bei der Planung von Veranstaltungen ist eine finanzielle Vorbereitung unerlässlich. Wenn Sie ein Budget festlegen, können Sie Ihre monetären Einschränkungen festlegen. Auf diese Weise können Sie auch feststellen, wie viel Geld Sie benötigen, um Ihr Fundraising zu starten. Ihr Budget sollte alle notwendigen Ausgaben enthalten. Hier ist eine Liste der gemeinsamen Ausgaben während Veranstaltungen:
- Einladungen und Marketing
- Unterhaltungsausstattung
- Catering / Barservice
- Personal
- Druck
- Vermietung
- Aktivitätsausrüstung
- Nebenkosten
Im Falle von Fundraising-Aktivitäten kann Startgeld benötigt werden, um Materialien zu kaufen, die für die Durchführung der Veranstaltung notwendig sind, wie Keksteig für den Verkauf von Keksen.
5. Erstellen Sie ein Arbeitskomitee
Aus Ihren Organisatoren, Ihrem Vorstand und Ihren Freiwilligen erstellen Sie jetzt ein Team von Arbeitskomitees. Ausschüsse werden mit spezifischen Aufgaben im Zusammenhang mit der Spendenaktion beauftragt. Die Anzahl der Personen in einem bestimmten Ausschuss hängt von der Art der dieser Gruppe zugewiesenen Aufgaben ab. Die Auswahl hilft auch dabei, sich mit den Details zu befassen, welche Aufgaben zu erledigen sind und wer sie ausführen wird, einschließlich anderer Informationen.
6. Entwerfen Sie eine Werbestrategie
Sobald alles festgelegt ist, müssen Sie jetzt Ihre Spendenaktion bekannt machen. Eine Werbestrategie, um Teilnehmer zu sammeln und Sponsoren zu gewinnen, sollte gut gestaltet sein. Dies dient dazu, die beabsichtigte Teilnahme effektiv zu erfassen, um Ihr Ziel zu erreichen. Ein Zeitrahmen, wie lange die Aktionen ausgeführt werden, um ein Gefühl der Dringlichkeit der Aktion zu vermitteln.
Denken Sie daran, dass die Planung einer Spendenaktion harte Arbeit und einen klaren Weg erfordert, um Ihre Ziele zu erreichen. Seien Sie kritisch in Ihrer Planung, aber beschränken Sie Ihre Kreativität nicht. Einige sofort einsatzbereite Lösungen für bestimmte Probleme sind möglicherweise genau das, was Sie benötigen.
Noch wichtiger, viel Spaß dabei für einen guten Zweck.