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Les événements de collecte de fonds rendent la génération de fonds amusante et excitante. C’est comme promouvoir et exposer votre cause à un public plus large, en tirer d’énormes avantages et profiter de l’ensemble du processus. Organiser une collecte de fonds est aussi stimulant qu’amusant, mais un plan d’action stratégique contribuera à assurer l’efficacité, la précision, l’excellence et le succès.
Il y a beaucoup de choses à préparer avant qu’une activité de collecte de fonds ne se produise. C’est là que la planification devient cruciale. Avoir un plan concret sur la façon de faire les choses et qui est chargé de faire certaines choses dans un délai donné est d’une grande importance.
Pourquoi une Liste de contrôle de planification est importante
Il n’est pas exagéré d’avoir une liste de contrôle de planification avec vous lorsque vous planifiez votre activité de financement. Tout comme une liste de contrôle d’épicerie, une liste de contrôle de planification vous guide tout au long du processus dans le bon ordre sans oublier les détails mineurs.
Au fur et à mesure que vous progressez et planifiez d’autres collectes de fonds à l’avenir, vous pourrez maîtriser la liste de contrôle et la mémoriser. Cependant, si vous n’êtes que nouveau au travail, vous avez besoin de conseils clairs et efficaces et une liste de contrôle de planification peut très bien le faire pour vous.
Liste de contrôle de planification d’événements
Une liste de contrôle de planification d’événements comprend des choses, des tâches et des rappels dont vous avez besoin pour planifier une activité de collecte de fonds réussie.
Cette liste de contrôle est spécialement conçue pour un événement de collecte de fonds. Il peut y avoir d’autres choses nécessaires et uniques à vos besoins qui ne sont pas incluses dans cette liste de contrôle, alors n’hésitez pas à la personnaliser et à la modifier selon vos préférences.
1. Établissez le But de votre événement
Avant toute autre chose et avant d’entrer dans les détails, vous devez d’abord avoir un but ou une intention clairement définis pour votre événement. Des collectes de fonds sont bien sûr organisées pour recueillir des fonds, mais elles peuvent très bien servir à d’autres fins. Par exemple, vous pouvez également l’utiliser pour créer une atmosphère de coopération dans votre communauté, ou sensibiliser, ou inclure activement certains secteurs à une cause digne.
Déterminer le but de votre événement donne naissance aux motivations de travailler dur et de pousser pour cela. Plus important encore, cela vous aidera à structurer vos plans et l’événement lui-même de manière plus efficace et appropriée.
2. Déterminez vos objectifs
Avoir un ensemble d’objectifs clairs vous permet de concevoir votre événement de manière plus appropriée. Les objectifs orientent votre processus de planification et de conception vers la bonne direction. Il vous aide à saisir les détails essentiels de l’événement et à les organiser en conséquence.
Pour les collectes de fonds, l’un des principaux objectifs que vous devez identifier est le montant d’argent que vous souhaitez collecter. Le retour sur investissement (ROI) que vous souhaitez atteindre doit être clairement identifié afin que vous puissiez concevoir un plan adapté pour y parvenir.
3. Identifiez votre public cible
Dans le cas d’événements de collecte de fonds, vous devez identifier les groupes ou les individus que vous souhaitez impliquer. Ils peuvent être participants ou bienfaiteurs. Les événements spécifiques sont les meilleurs pour des publics spécifiques et savoir qui vous voulez cibler vous aidera à décider du type d’événement que vous ferez.
4. Établir un budget
La préparation financière est impérative lorsqu’il s’agit de planifier des événements. L’établissement d’un budget vous aidera à déterminer vos limites monétaires. Cela vous permettra également d’identifier combien d’argent vous avez besoin pour commencer votre collecte de fonds. Votre budget doit inclure toutes les dépenses nécessaires. Voici une liste des dépenses courantes pendant les événements:
- Invitations et marketing
- Équipement de divertissement
- Service de restauration / Bar
- Personnel
- Impression
- Location
- Équipement d’activité
- Frais accessoires
Dans le cas d’activités de collecte de fonds, des fonds de démarrage peuvent être nécessaires pour acheter le matériel nécessaire à la tenue de l’événement, comme des pâtes à biscuits pour la vente de biscuits.
5. Créer un Comité de travail
À partir de vos organisateurs, de votre conseil d’administration et de vos bénévoles, vous allez maintenant créer une équipe de comités de travail. Les comités sont chargés de tâches spécifiques liées à l’événement de collecte de fonds. Le nombre de personnes dans un comité particulier varie en fonction de la nature des tâches assignées à ce groupe. La sélection aidera également à approfondir avec les détails des tâches à faire et qui les fera, y compris d’autres informations.
6. Concevez une stratégie de promotion
Une fois que tout est réglé, vous devez maintenant passer le mot sur votre événement de collecte de fonds. Une stratégie de promotion pour rassembler les participants et obtenir des sponsors devrait être bien conçue. Il s’agit de capturer efficacement la participation prévue pour atteindre votre objectif. Un calendrier de la durée des promotions pour insuffler un sentiment d’urgence à la promotion.
Gardez à l’esprit que la planification d’un événement de collecte de fonds nécessite un travail acharné et une piste claire pour atteindre vos objectifs. Soyez critique dans votre planification, mais ne limitez pas votre créativité. Certaines solutions prêtes à l’emploi à certaines préoccupations peuvent être ce dont vous avez besoin.
Plus important encore, amusez-vous à le faire pour une bonne cause.