10 användbara tips för att förbättra affärsmöten
Brasilien
hur många timmar i veckan spenderar du på möten? Förmodligen mycket. Faktum är att både arbetare och chefer ständigt klagar över hur möten har tagit bort sin värdefulla tid från viktiga uppgifter.
men när det görs rätt kan regelbundna möten öka produktiviteten bland teamet, skapa en kultur av feedback och minska stress på arbetsplatsen.
här är tips från Robert Half för mötesdeltagare och arrangörer för att bättre förbereda sig inför möten och maximera allas ansträngning under. Om du inte vill att ditt nästa möte ska vara en annan tidsödande, ta anteckningar.
vid ordförandeskap för ett möte:
1. Håll diskussionen kort och exakt vet syftet med mötet och se till att diskussionen håller sig till dagordningen. Ingenting slösar mer tid än att ha ETT riktningslöst möte. Författaren föreslår också att man skär ner stående möten om möjligt och bara inkluderar personer som är relevanta för diskussionsämnet.
2. Prova icke-traditionella mötesformat inte bara du, deltagare kan också bli uttråkad med att träffas runt bordet. Författaren föreslår att ändra saker genom att hålla standup-möten eller gångmöten. Dessa kommer inte bara att hålla deltagarna engagerade, men också uppmuntra korthet.
3. Se till att allas röst hörs hoppa inte över att skicka en agenda till varje deltagare i förväg. En agenda gör det möjligt för dem att förbereda sig inför mötet och ha tid att komma med förslag att dela. Du bör också se till att alla har en chans att bidra med ämnet under diskussionen.
4. Var en bra ledare som leder ett möte betyder inte att du har rätt att tala hela tiden. Faktum är att det motverkar syftet med ett möte. Istället för att vandra om dina egna tankar får bra ledare feedback från andra, inspirerar teamet att komma med ideer och motivera dem att uppnå bättre resultat. Se också till att du kommunicerar dina beslut effektivt och tydligt.
5. Uppföljning efter mötet skicka ett uppföljningsmail för att sammanfatta eller förtydliga viktiga detaljer, åtgärdsposter, planer eller till och med inspirationer som kom över under diskussionen.
när du deltar i ett möte:
1. Svara på inbjudan snabbt och visa upp i tid svara på mötesinbjudan så att arrangören vet att du fick det och är tillgängliga. Också, att vara upptagen är ingen ursäkt för att komma sent på ett möte, som alla andra är förmodligen så upptagen, och du kan missa viktig information samt.
2. Läs dagordningen i förväg du bör granska vad som kommer att behandlas i mötet och göra dina läxor i förväg, vilket inkluderar att göra forskning om ämnet. Om möjligt, försök att tänka på olika lösningar eller alternativ till ämnet istället för att helt enkelt ställa frågor. Var inte rädd för att fråga om diskussionsämnena om du inte får en agenda.
3. Tala vid rätt tidpunkt när du är på ett möte där frågan inte är din expertis, Du kan bli frestad att ställa många frågor, men du borde hålla upp. Det är ofta mer lämpligt att låta andra ställa frågor först, eftersom svaren kan rensa upp saker för dig. Om du är ny på vissa möten, studera protokollet vid tidigare möten. Det kommer att belysa vad din roll ska vara i diskussionen.
4. Var kort med ditt meddelande som en allmän regel, ju längre ditt meddelande är, desto mindre sannolikt kommer dina kollegor att lyssna på det. Spendera lite tid på att öva hur du kan få dina poäng över koncist. Om du håller en presentation, håll antalet bilder till ett minimum samtidigt som du ser till att ditt ordval är lätt att förstå för alla i rummet, inklusive lekmännen.
5. Var uppmärksam ringsignaler och larm är distraherande, så se till att telefonen sätts på vibrera före mötet. Anteckna viktiga detaljer och åtgärdsposter men se till att titta upp då och då så att du inte verkar urkopplad.
Läs också: det bästa landet i världen för möten är…
foto / 123RF