10 conseils utiles pour améliorer les réunions d’affaires
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Combien d’heures par semaine consacrez-vous aux réunions? Probablement beaucoup. En fait, les travailleurs et les gestionnaires se plaignent constamment de la façon dont les réunions leur ont enlevé un temps précieux pour des tâches importantes.
Cependant, lorsque cela est bien fait, des réunions régulières peuvent augmenter la productivité de l’équipe, créer une culture de rétroaction et réduire le stress au travail.
Voici des conseils de Robert Half pour les participants et les organisateurs de réunions afin de mieux se préparer avant les réunions et de maximiser les efforts de chacun pendant. Si vous ne voulez pas que votre prochaine réunion soit une autre perte de temps, prenez des notes.
Lors de la présidence d’une réunion :
1. Gardez la discussion brève et précise Connaissez le but de la réunion et assurez-vous que la discussion colle à l’ordre du jour. Rien ne perd plus de temps que d’avoir une réunion sans direction. En outre, l’auteur suggère de réduire les réunions debout si possible et d’inclure uniquement des personnes pertinentes au sujet de la discussion.
2. Essayez des formats de réunion non traditionnels Non seulement vous, mais les participants peuvent également s’ennuyer d’avoir une réunion autour de la table. L’auteur propose de changer les choses en organisant des réunions debout ou des réunions à pied. Ceux-ci garderont non seulement les participants engagés, mais encourageront également la brièveté.
3. Assurez-vous que la voix de tout le monde est entendue Ne sautez pas sur l’envoi d’un ordre du jour à chaque participant à l’avance. Un ordre du jour leur permet de se préparer avant la réunion et d’avoir le temps de trouver des idées à partager. De plus, vous devez vous assurer que tout le monde a la possibilité de contribuer sur le sujet pendant la discussion.
4. Être un bon leader Présidant une réunion ne signifie pas que vous avez le droit de parler tout le temps. En fait, cela va à l’encontre du but d’une réunion. Au lieu de divaguer sur vos propres pensées, les bons leaders reçoivent les commentaires des autres, inspirent l’équipe à proposer des idées et les motivent à obtenir de meilleurs résultats. Assurez-vous également de communiquer vos décisions de manière efficace et claire.
5. Suivi après la réunion Envoyez un e-mail de suivi pour récapituler ou clarifier les détails importants, les mesures à prendre, les plans ou même les inspirations qui sont apparus au cours de la discussion.
Lors d’une réunion :
1. Répondez rapidement à l’invitation et présentez-vous à l’heure Répondez à l’invitation à la réunion afin que l’organisateur sache que vous l’avez reçue et que vous êtes disponible. De plus, être occupé n’est pas une excuse pour arriver en retard à une réunion, car tout le monde est probablement aussi occupé, et vous risquez également de manquer des informations importantes.
2. Lisez l’ordre du jour à l’avance, vous devez examiner ce qui sera couvert lors de la réunion et faire vos devoirs à l’avance, ce qui comprend des recherches sur le sujet. Si possible, essayez de penser à différentes solutions ou alternatives à la question du sujet au lieu de simplement poser des questions. N’ayez pas peur de poser des questions sur les sujets de discussion si vous ne recevez pas d’ordre du jour.
3. Parlez au bon moment Lorsque vous êtes à une réunion où la question à portée de main n’est pas votre expertise, vous pourriez être tenté de poser beaucoup de questions, mais vous devriez tenir bon. Il est souvent plus approprié de laisser les autres poser des questions en premier, car les réponses peuvent éclaircir les choses pour vous. Si vous êtes nouveau à certaines réunions, étudiez le protocole lors de réunions antérieures. Cela éclairera un peu votre rôle dans la discussion.
4. Soyez bref avec votre message En règle générale, plus votre message est long, moins vos collègues risquent de l’écouter. Passez du temps à vous entraîner à obtenir vos points de manière concise. Si vous faites une présentation, réduisez au minimum le nombre de diapositives tout en vous assurant que votre choix de mot est facile à comprendre pour tout le monde dans la salle, y compris les profanes.
5. Faites attention Les sons de sonnerie et les alarmes sont distrayants, alors assurez-vous que votre téléphone est mis en vibration avant la réunion. Prenez des notes sur les détails importants et les mesures à prendre, mais assurez-vous de lever les yeux de temps en temps pour ne pas paraître désengagé.
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