10 consigli utili per migliorare le riunioni di lavoro
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Quante ore in una settimana spendi per le riunioni? Probabilmente molto. Infatti, sia i lavoratori che i manager si lamentano costantemente di come le riunioni abbiano tolto il loro tempo prezioso da compiti importanti.
Tuttavia, se fatto bene, incontri regolari possono aumentare la produttività tra il team, creare una cultura del feedback e ridurre lo stress sul posto di lavoro.
Ecco i suggerimenti di Robert Half per i partecipanti alle riunioni e gli organizzatori per prepararsi meglio prima delle riunioni e massimizzare lo sforzo di tutti durante. Se non vuoi che il tuo prossimo incontro sia un’altra perdita di tempo, prendi appunti.
Quando presiede una riunione:
1. Mantenere la discussione breve e preciso Conoscere lo scopo della riunione e assicurarsi che la discussione si attacca all’ordine del giorno. Niente spreca più tempo che avere una riunione senza direzione. Inoltre, lo scrittore suggerisce di ridurre le riunioni in piedi se possibile e di includere solo persone rilevanti per l’argomento di discussione.
2. Prova formati di riunione non tradizionali Non solo voi, i partecipanti possono anche annoiarsi avendo incontro intorno al tavolo. Lo scrittore propone di cambiare le cose tenendo riunioni standup o incontri a piedi. Questi non solo mantenere i partecipanti impegnati, ma anche incoraggiare la brevità.
3. Assicurati che la voce di tutti sia ascoltata Non saltare l’invio di un ordine del giorno a ogni partecipante prima del tempo. Un ordine del giorno permette loro di preparare prima della riunione e hanno il tempo di venire con idee da condividere. Inoltre, dovresti assicurarti che tutti abbiano la possibilità di contribuire sull’argomento durante la discussione.
4. Essere un buon leader Presiedere una riunione non significa che hai il diritto di parlare tutto il tempo. In realtà, che sconfigge lo scopo di un incontro. Invece di vagare sui propri pensieri, i buoni leader ottengono feedback dagli altri, ispirano la squadra a venire con idee e motivarli a ottenere risultati migliori. Inoltre, assicurati di comunicare le tue decisioni in modo efficace e chiaro.
5. Follow-up dopo la riunione Inviare un follow-up e-mail per ricapitolare o chiarire dettagli importanti, elementi di azione, piani o anche ispirazioni che si sono imbattuti durante la discussione.
Quando si partecipa a una riunione:
1. Rispondere all’invito prontamente e presentarsi in tempo Rispondere all’invito alla riunione in modo che l’organizzatore sa che hai capito e sono disponibili. Anche, essere occupato non è una scusa per arrivare in ritardo a una riunione, come tutti gli altri è probabilmente come occupato, e si può perdere informazioni importanti pure.
2. Leggere l’ordine del giorno in anticipo Si dovrebbe rivedere ciò che sarà coperto nella riunione e fare i compiti a casa prima del tempo, che include fare ricerche sull’argomento. Se possibile, prova a pensare a diverse soluzioni o alternative alla questione del soggetto invece di fare semplicemente domande. Non abbiate paura di chiedere circa gli argomenti di discussione se non si riceve un ordine del giorno.
3. Parla al momento giusto Quando sei in una riunione in cui la questione in questione non è la tua esperienza, potresti essere tentato di fare molte domande, ma dovresti resistere. Spesso è più appropriato lasciare che gli altri facciano domande prima, poiché le risposte possono chiarire le cose per te. Se sei nuovo a determinati incontri, studia il protocollo nelle riunioni precedenti. Farà luce su quale dovrebbe essere il tuo ruolo nella discussione.
4. Sii breve con il tuo messaggio Come regola generale, più lungo è il tuo messaggio, meno è probabile che i tuoi colleghi lo ascoltino. Trascorri un po ‘ di tempo a praticare come puoi ottenere i tuoi punti in modo conciso. Se si sta dando una presentazione, mantenere il numero di diapositive al minimo, assicurandosi che la scelta della parola è facile da capire a tutti nella stanza, compresi i laici.
5. Prestare attenzione Squillo suoni e allarmi sono fonte di distrazione, in modo da assicurarsi che il telefono è messo in vibrazione prima della riunione. Prendere appunti su dettagli importanti e gli elementi di azione, ma essere sicuri di cercare di volta in volta in modo da non apparire disimpegnato.
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