10 przydatnych wskazówek, jak usprawnić spotkania biznesowe
ile godzin w tygodniu spędzasz na spotkaniach? Pewnie dużo. W rzeczywistości zarówno pracownicy, jak i menedżerowie nieustannie narzekają na to, jak spotkania zabierały im cenny czas z ważnych zadań.
jednak regularne spotkania mogą zwiększyć produktywność zespołu, stworzyć kulturę informacji zwrotnej i zmniejszyć stres w miejscu pracy.
oto wskazówki Roberta Halfa dla uczestników spotkań i organizatorów, aby lepiej przygotować się przed spotkaniami i zmaksymalizować wysiłek wszystkich podczas. Jeśli nie chcesz, aby Twoje następne spotkanie było kolejnym marnowaniem czasu, rób notatki.
podczas przewodniczenia spotkaniu:
1. Aby dyskusja była krótka i precyzyjna, poznaj cel spotkania i upewnij się, że dyskusja trzyma się porządku obrad. Nic nie marnuje więcej czasu niż spotkanie bez kierunkowe. Ponadto pisarz sugeruje, aby ograniczyć spotkania stojące, jeśli to możliwe, i włączać tylko osoby istotne dla tematu dyskusji.
2. Wypróbuj nietradycyjne formaty spotkań nie tylko Ty, uczestnicy mogą również znudzić się spotkaniem przy stole. Pisarz proponuje zmienić rzeczy poprzez organizowanie spotkań standupowych lub chodzących spotkań. Będą one nie tylko utrzymywać zaangażowanie uczestników, ale także zachęcać do zwięzłości.
3. Upewnij się, że każdy głos jest słyszalny, nie pomijaj wysyłania agendy do każdego uczestnika z wyprzedzeniem. Agenda pozwala im przygotować się przed spotkaniem i mieć czas na wymyślenie pomysłów do podzielenia się. Należy również upewnić się, że każdy ma szansę wnieść swój wkład w ten temat podczas dyskusji.
4. Być dobrym liderem prowadzenie spotkania nie oznacza, że masz prawo mówić przez cały czas. W rzeczywistości, to niszczy cel spotkania. Zamiast bełkotać o własnych przemyśleniach, dobrzy liderzy otrzymują opinie od innych, inspirują zespół do wymyślania pomysłów i motywują ich do osiągania lepszych wyników. Ponadto, upewnij się, że komunikować swoje decyzje skutecznie i wyraźnie.
5. Kontynuacja po spotkaniu wyślij e-mail z podsumowaniem lub wyjaśnieniem ważnych szczegółów, elementów akcji, planów, a nawet inspiracji, które natknęły się podczas dyskusji.
kiedy uczestniczysz w spotkaniu:
1. Odpowiadaj na zaproszenie szybko i pojawiaj się na czas odpowiadaj na zaproszenie na spotkanie, aby organizator wiedział, że je otrzymałeś i był dostępny. Ponadto, bycie zajętym nie jest usprawiedliwieniem dla spóźnienia się na spotkanie, ponieważ wszyscy inni są prawdopodobnie tak zajęci, a także możesz przegapić ważne informacje.
2. Przeczytaj wcześniej porządek obrad powinieneś sprawdzić, co zostanie omówione w spotkaniu i odrobić pracę domową z wyprzedzeniem, co obejmuje prowadzenie badań na ten temat. Jeśli to możliwe, spróbuj wymyślić różne rozwiązania lub alternatywy dla tematu, zamiast po prostu zadawać pytania. Nie bój się pytać o tematy dyskusji, jeśli nie otrzymasz agendy.
3. Mów w odpowiednim czasie, gdy jesteś na spotkaniu, gdzie sprawa pod ręką nie jest twoją ekspertyzą, możesz ulec pokusie, aby zadać wiele pytań, ale powinieneś się wstrzymać. Często lepiej jest pozwolić innym najpierw zadawać pytania, ponieważ odpowiedzi mogą wyjaśnić sprawy. Jeśli jesteś nowy na niektórych spotkaniach, zapoznaj się z protokołem na wcześniejszych spotkaniach. Rzuci trochę światła na to, jaka powinna być twoja rola w dyskusji.
4. Bądź zwięzły ze swoją wiadomością ogólnie rzecz biorąc, im dłuższa jest twoja wiadomość, tym mniej prawdopodobne jest, że twoi koledzy ją wysłuchają. Poświęć trochę czasu na ćwiczenie, jak można uzyskać punkty w sposób zwięzły. Jeśli prowadzisz prezentację, ogranicz liczbę slajdów do minimum, upewniając się, że wybór słowa Jest łatwy do zrozumienia dla wszystkich w pokoju, w tym laików.
5. Zwróć uwagę, że Dzwonki i alarmy rozpraszają uwagę, więc upewnij się, że telefon jest włączony przed spotkaniem. Rób notatki na temat ważnych szczegółów i elementów akcji, ale pamiętaj, aby od czasu do czasu sprawdzać, aby nie pojawiać się wyłączony.
czytaj także: najlepszym krajem na świecie na spotkania jest …
Foto / 123RF