10 hyödyllistä vinkkiä liikeneuvottelujen parantamiseksi
korkeakouluopiskelijat
kuinka monta tuntia viikossa käytät kokouksiin? Luultavasti paljon. Itse asiassa sekä työntekijät että esimiehet valittavat jatkuvasti siitä, miten tapaamiset ovat vieneet heidän arvokasta aikaansa tärkeistä tehtävistä.
kuitenkin oikein tehtynä säännölliset tapaamiset voivat lisätä tiimin tuottavuutta, luoda palautekulttuuria ja vähentää työpaikan stressiä.
tässä ovat Robert Halfin vinkit kokousten osallistujille ja järjestäjille, jotta he voivat valmistautua paremmin ennen kokouksia ja maksimoida kaikkien ponnistelut niiden aikana. Jos et halua seuraavan tapaamisesi olevan taas ajan tuhlausta, Tee muistiinpanoja.
puheenjohtajaksi:
1. Pidä keskustelu lyhyenä ja täsmällisenä ja tiedä kokouksen tarkoitus ja varmista, että keskustelu pysyy esityslistalla. Mikään ei tuhlaa enemmän aikaa kuin suora kokous. Kirjoittaja ehdottaa myös seisten tapaamisten karsimista, jos mahdollista, ja mukaan otetaan vain keskustelun aiheen kannalta merkityksellisiä ihmisiä.
2. Kokeile ei-perinteisiä kokousmuotoja paitsi sinä, osallistujat voivat myös kyllästyä ottaa kokous pöydän ympärillä. Kirjoittaja ehdottaa, että asioita muutettaisiin pitämällä standup-kokouksia tai kävelytapaamisia. Nämä paitsi pitävät osallistujat sitoutuneina, myös kannustavat lyhyyteen.
3. Varmista, että kaikkien ääni kuuluu älä ohita lähettää esityslistan jokaiselle osallistujalle etukäteen. Agendan avulla he voivat valmistautua ennen kokousta ja heillä on aikaa keksiä ideoita jaettavaksi. Kannattaa myös varmistaa, että kaikilla on mahdollisuus osallistua keskusteluun aiheesta.
4. Ole hyvä johtaja puheenjohtajana kokouksessa ei tarkoita, että sinulla on oikeus puhua koko ajan. Itse asiassa se tekee tyhjäksi kokouksen tarkoituksen. Omien ajatusten jaarittelun sijaan hyvät johtajat saavat muilta palautetta, innostavat tiimiä ideoimaan ja motivoivat parempiin tuloksiin. Huolehdi myös siitä, että kerrot päätöksistäsi tehokkaasti ja selvästi.
5. Seuraa kokouksen jälkeen lähetä seurantasähköpostia kertaamaan tai selventämään tärkeitä yksityiskohtia, toimia, suunnitelmia tai jopa inspiraatioita, jotka törmäsivät keskustelun aikana.
kokoukseen osallistuessaan:
1. Vastaa kutsuun nopeasti ja ilmesty ajoissa vastaa kokouskutsuun niin, että järjestäjä tietää, että olet saanut sen ja että olet käytettävissä. Kiireisenä oleminen ei myöskään ole tekosyy myöhästyä kokouksesta, koska kaikki muut ovat luultavasti yhtä kiireisiä, ja sinäkin saatat jäädä paitsi tärkeästä tiedosta.
2. Lue esityslista etukäteen, mitä kokouksessa käsitellään ja tee kotiläksyt etukäteen, johon kuuluu asian tutkiminen. Jos mahdollista, yritä miettiä erilaisia ratkaisuja tai vaihtoehtoja aiheeseen sen sijaan, että vain kysyisit. Älä pelkää kysyä keskustelunaiheista, jos et saa agendaa.
3. Puhu oikeaan aikaan, kun olet kokouksessa, jossa käsillä oleva asia ei ole sinun asiantuntemustasi, saatat tuntea kiusausta esittää paljon kysymyksiä, mutta sinun pitäisi kestää. On usein tarkoituksenmukaisempaa antaa muiden kysyä ensin, sillä vastaukset saattavat selventää asioita sinulle. Jos olet uusi tietyissä kokouksissa, tutustu protokollaan aiemmissa kokouksissa. Se valottaa hieman sitä, mikä sinun roolisi pitäisi olla keskustelussa.
4. Esitä viestisi lyhyesti, sillä mitä pidempi viestisi on, sitä epätodennäköisemmin kollegasi kuuntelevat sitä. Vietä aikaa harjoitella, miten voit saada pisteitä poikki ytimekkäästi. Jos pidät esitelmän, pidä diojen määrä mahdollisimman pienenä ja varmista samalla, että sanavalintasi on helppo ymmärtää kaikille huoneessa olijoille, myös maallikoille.
5. Kiinnitä huomiota soivat äänet ja hälytykset häiritsevät, joten varmista, että puhelin laitetaan värinälle ennen kokousta. Tee muistiinpanoja tärkeistä yksityiskohdista ja toimintakohteista, mutta muista etsiä aika ajoin, jotta et näytä irrotetulta.
lue myös: maailman paras kokousmaa on …
Photo/ 123RF