10 handige tips om zakelijke bijeenkomsten te verbeteren
中中中
hoeveel uur per week besteed u aan vergaderingen? Waarschijnlijk veel. In feite klagen zowel werknemers als managers voortdurend over hoe vergaderingen hun kostbare tijd hebben weggenomen van belangrijke taken.
echter, als het goed wordt gedaan, kunnen regelmatige bijeenkomsten de productiviteit van het team verhogen, een cultuur van feedback creëren en stress op de werkplek verminderen.
hier zijn tips van Robert Half voor deelnemers aan vergaderingen en organisatoren om zich beter voor te bereiden op vergaderingen en de inspanningen van iedereen tijdens vergaderingen te maximaliseren. Als je niet wilt dat je volgende vergadering een andere tijd verkwist, maak aantekeningen.
bij het voorzitten van een vergadering:
1. Houd de discussie kort en nauwkeurig ken het doel van de vergadering en zorg ervoor dat de discussie zich aan de agenda houdt. Niets verspilt meer tijd dan een directieloze vergadering. Ook stelt de schrijver voor om, indien mogelijk, minder staande vergaderingen te houden en alleen personen op te nemen die relevant zijn voor het onderwerp van discussie.
2. Probeer niet-traditionele vergaderformaten niet alleen u, deelnemers kunnen zich ook vervelen met vergaderingen rond de tafel. De schrijver stelt voor om dingen te veranderen door het houden van standup vergaderingen of wandelen vergaderingen. Deze houden niet alleen de deelnemers betrokken, maar moedigen ook beknoptheid aan.
3. Zorg ervoor dat ieders stem wordt gehoord niet overslaan op het verzenden van een agenda aan elke deelnemer van tevoren. Een agenda stelt hen in staat om voor te bereiden voor de vergadering en hebben tijd om te komen met ideeën om te delen. Ook, je moet ervoor zorgen dat iedereen heeft een kans om bij te dragen aan het onderwerp tijdens de discussie.
4. Wees een goede leider het voorzitten van een vergadering betekent niet dat je het recht hebt om de hele tijd te spreken. In feite, dat verslaat het doel van een ontmoeting. In plaats van over je eigen gedachten te kletsen, krijgen goede leiders feedback van anderen, inspireren ze het team om met ideeën te komen en motiveren ze om betere resultaten te bereiken. Ook, zorg ervoor dat u uw beslissingen effectief en duidelijk te communiceren.
5. Follow-up na de vergadering stuur een follow-up e-mail om belangrijke details, actiepunten, plannen of zelfs inspiraties die overkwamen tijdens de discussie te herhalen of te verduidelijken.
bij het bijwonen van een vergadering:
1. Reageer snel op de uitnodiging en kom op tijd opdagen reageer op de uitnodiging voor de vergadering, zodat de organisator weet dat je het hebt en beschikbaar bent. Ook, druk zijn is geen excuus voor laat aankomen op een vergadering, als iedereen is waarschijnlijk zo druk, en je kan missen belangrijke informatie ook.
2. Lees de agenda van tevoren je moet bekijken wat er zal worden behandeld in de vergadering en doe je huiswerk van tevoren, waaronder het doen van onderzoek over het onderwerp. Probeer, indien mogelijk, te denken aan verschillende oplossingen of alternatieven voor de kwestie van het onderwerp in plaats van gewoon vragen te stellen. Wees niet bang om naar de discussieonderwerpen te vragen als je geen agenda ontvangt.
3. Spreek op het juiste moment als je op een vergadering waar de zaak bij de hand is niet uw expertise, kunt u in de verleiding komen om veel vragen te stellen, maar je moet volhouden. Het is vaak passender om anderen eerst vragen te laten stellen, omdat de antwoorden zaken voor je kunnen ophelderen. Als u nieuw bent bij bepaalde vergaderingen, bestudeer het protocol op eerdere vergaderingen. Het zal enig licht werpen op wat uw rol in de discussie zou moeten zijn.
4. Wees kort met uw bericht als algemene regel, hoe langer uw bericht is, hoe minder kans uw collega ‘ s zullen luisteren. Breng wat tijd door met oefenen hoe je je punten beknopt kunt overbrengen. Als u een presentatie geeft, houdt u het aantal dia ‘ s tot een minimum en zorgt u ervoor dat uw woordkeuze gemakkelijk te begrijpen is voor iedereen in de kamer, inclusief de leken.
5. Let op beltoon geluiden en alarmen zijn storend, dus zorg ervoor dat uw telefoon is op trillen voor de vergadering. Maak notities over belangrijke details en actie-items, maar zorg ervoor om omhoog te kijken van tijd tot tijd, zodat u niet ontkoppeld verschijnen.
lees ook: het beste land ter wereld voor vergaderingen is…
Photo / 123RF