10 sfaturi utile pentru îmbunătățirea întâlnirilor de afaceri
câte ore într-o săptămână cheltuiți pentru întâlniri? Probabil mult. De fapt, atât lucrătorii, cât și managerii se plâng în mod constant despre modul în care întâlnirile și-au luat timpul prețios din sarcini importante.
cu toate acestea, atunci când sunt făcute corect, întâlnirile regulate pot crește productivitatea în rândul echipei, pot crea o cultură a feedback-ului și pot reduce stresul la locul de muncă.
aici sunt sfaturi de la Robert Half pentru participanții la întâlnire și organizatorii să se pregătească mai bine înainte de întâlniri și să maximizeze efortul tuturor în timpul. Dacă nu doriți ca următoarea dvs. întâlnire să fie o altă pierdere de timp, luați notițe.
când prezidează o ședință:
1. Păstrați discuția scurtă și precisă cunoaște scopul întâlnirii și asigurați-vă că discuția se lipeste de ordinea de zi. Nimic nu pierde mai mult timp decât o întâlnire fără direcție. De asemenea, scriitorul sugerează reducerea întâlnirilor permanente, dacă este posibil și include doar persoane relevante pentru subiectul discuției.
2. Încercați formate de întâlnire non-tradiționale nu numai dvs., participanții se pot plictisi să se întâlnească în jurul mesei. Scriitorul propune să schimbe lucrurile prin organizarea de întâlniri standup sau întâlniri de mers pe jos. Acestea nu numai că vor menține participanții implicați, ci vor încuraja și concizia.
3. Asigurați-vă că vocea tuturor este auzită nu săriți la trimiterea unei agende fiecărui participant din timp. O agendă le permite să se pregătească înainte de întâlnire și să aibă timp să vină cu idei de împărtășit. De asemenea, ar trebui să vă asigurați că toată lumea are șansa de a contribui la acest subiect în timpul discuției.
4. Fii un bun lider care prezidează o întâlnire nu înseamnă că ai dreptul să vorbești tot timpul. De fapt, asta învinge scopul unei întâlniri. În loc să vă certați despre propriile gânduri, liderii buni primesc feedback de la ceilalți, inspiră echipa să vină cu idei și îi motivează să obțină rezultate mai bune. De asemenea, asigurați-vă că vă comunicați deciziile în mod eficient și clar.
5. Urmăriți după întâlnire trimiteți un e-mail de urmărire pentru a recapitula sau clarifica detalii importante, elemente de acțiune, planuri sau chiar inspirații care au apărut în timpul discuției.
când participați la o întâlnire:
1. Răspundeți la invitație cu promptitudine și apar la timp răspundeți la invitația de întâlnire, astfel încât organizatorul să știe că ați primit-o și că sunteți disponibil. De asemenea, a fi ocupat nu este o scuză pentru a ajunge târziu la o întâlnire, deoarece toți ceilalți sunt probabil la fel de ocupați și este posibil să pierdeți și informații importante.
2. Citiți ordinea de zi în prealabil ar trebui să revizuiți ce va fi acoperit în cadrul întâlnirii și să vă faceți temele din timp, ceea ce include Efectuarea de cercetări pe această temă. Dacă este posibil, încercați să vă gândiți la diferite soluții sau alternative la subiectul subiectului în loc să puneți pur și simplu întrebări. Nu vă fie teamă să întrebați despre subiectele de discuție dacă nu primiți o agendă.
3. Vorbiți la momentul potrivit când vă aflați la o întâlnire în care problema la îndemână nu este expertiza dvs., este posibil să fiți tentați să puneți o mulțime de întrebări, dar ar trebui să vă țineți. Este adesea mai potrivit să-i lași pe alții să pună mai întâi întrebări, deoarece răspunsurile pot clarifica problemele pentru tine. Dacă sunteți nou la anumite întâlniri, studiați protocolul la întâlnirile anterioare. Acesta va arunca o lumină asupra rolului dvs. în discuție.
4. Fii scurt cu mesajul tău ca regulă generală, cu cât mesajul tău este mai lung, cu atât este mai puțin probabil ca colegii tăi să-l asculte. Petreceți ceva timp practicând modul în care puteți obține punctele dvs. concis. Dacă oferiți o prezentare, mențineți numărul de diapozitive la minimum, asigurându-vă că alegerea cuvântului dvs. este ușor de înțeles pentru toată lumea din cameră, inclusiv pentru laici.
5. Acordați atenție sunetele de apel și alarmele distrag atenția, deci asigurați-vă că telefonul dvs. este pus pe vibrații înainte de întâlnire. Ia notițe cu privire la detalii importante și elemente de acțiune, dar asigurați-vă că pentru a căuta din când în când, astfel încât să nu apară decuplat.
citește și: cea mai bună țară din lume pentru întâlniri este…
Photo/ 123RF