10 dicas úteis para melhorar as reuniões de negócios
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quantas horas em uma semana você gasta em reuniões? Provavelmente muito. Na verdade, tanto os trabalhadores quanto os gerentes reclamam constantemente de como as reuniões tiraram seu valioso tempo de tarefas importantes.No entanto, quando bem feito, reuniões regulares podem aumentar a produtividade entre a equipe, criar uma cultura de feedback e reduzir o estresse no local de trabalho.
Aqui estão dicas de Robert Half para os participantes da reunião e organizadores para se preparar melhor antes das reuniões e maximizar o esforço de todos durante. Se você não quiser que sua próxima reunião seja outra perda de tempo, faça anotações.
ao presidir uma reunião:
1. Mantenha a discussão breve e precisa conhecer o propósito da reunião e certifique-se de que a discussão adere à agenda. Nada perde mais tempo do que ter uma reunião sem direção. Além disso, o escritor sugere cortar reuniões permanentes, se possível, e incluir apenas pessoas relevantes para o assunto da discussão.
2. Experimente formatos de reunião não tradicionais não só você, os participantes também podem ficar entediados tendo reunião em torno da mesa. O escritor propõe mudar as coisas realizando reuniões de stand-up ou reuniões de caminhada. Isso não apenas manterá os participantes engajados, mas também incentivará a brevidade.
3. Certifique-se de que a voz de todos seja ouvida, não pule o envio de uma agenda para todos os participantes com antecedência. Uma agenda permite que eles se preparem antes da reunião e tenham tempo para criar ideias para compartilhar. Além disso, você deve garantir que todos tenham a chance de contribuir com o assunto durante a discussão.
4. Seja um bom líder presidindo uma reunião não significa que você tem o direito de falar o tempo todo. Na verdade, isso derrota o propósito de uma reunião. Em vez de divagar sobre seus próprios pensamentos, bons líderes recebem feedback de outras pessoas, inspiram a equipe a criar ideias e motivá-las a alcançar melhores resultados. Além disso, certifique-se de comunicar suas decisões de forma eficaz e clara.
5. Acompanhamento após a reunião envie um e-mail de acompanhamento para recapitular ou esclarecer detalhes importantes, itens de ação, planos ou mesmo inspirações que surgiram durante a discussão.
ao participar de uma reunião:
1. Responda ao convite prontamente e apareça a tempo Responda ao convite da reunião para que o organizador saiba que você o recebeu e esteja disponível. Além disso, estar ocupado não é desculpa para chegar tarde em uma reunião, como todo mundo é provavelmente tão ocupado, e você pode perder informações importantes também.
2. Leia a agenda com antecedência, você deve revisar o que será abordado na reunião e fazer sua lição de casa com antecedência, o que inclui fazer pesquisas sobre o assunto. Se possível, tente pensar em diferentes soluções ou alternativas ao assunto em vez de simplesmente fazer perguntas. Não tenha medo de perguntar sobre os tópicos de discussão se você não receber uma agenda.
3. Fale no momento certo quando estiver em uma reunião em que o assunto em questão não seja sua experiência, você pode ficar tentado a fazer muitas perguntas, mas deve aguentar. Muitas vezes é mais apropriado deixar que os outros façam perguntas primeiro, pois as respostas podem esclarecer as coisas para você. Se você é novo em certas reuniões, estude o protocolo em reuniões anteriores. Ele vai lançar alguma luz sobre o que seu papel deve ser na discussão.
4. Seja breve com sua mensagem como regra geral, quanto mais longa for sua mensagem, menos provável será que seus colegas a ouçam. Passe algum tempo praticando como você pode obter seus pontos de forma concisa. Se você estiver fazendo uma apresentação, mantenha o número de slides no mínimo, certificando-se de que sua escolha de palavra seja fácil de entender para todos na sala, incluindo os leigos.
5. Preste atenção sons de toque e alarmes estão distraindo, então certifique-se de que seu telefone é colocado em Vibrar antes da reunião. Tome notas sobre detalhes importantes e itens de ação, mas não se esqueça de procurar de vez em quando para que você não apareça desengatado.
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