10 consejos útiles para mejorar las reuniones de negocios
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¿cuántas horas a la semana dedica a las reuniones? Probablemente mucho. De hecho, tanto los trabajadores como los gerentes se quejan constantemente de cómo las reuniones les han quitado su valioso tiempo de tareas importantes.
Sin embargo, cuando se realizan correctamente, las reuniones regulares pueden aumentar la productividad del equipo, crear una cultura de retroalimentación y reducir el estrés en el lugar de trabajo.
Aquí hay consejos de Robert Half para que los asistentes y organizadores de reuniones se preparen mejor antes de las reuniones y maximicen el esfuerzo de todos durante ellas. Si no quieres que tu próxima reunión sea otra pérdida de tiempo, toma notas.
Cuando presida una reunión:
1. Mantenga la discusión breve y precisa Conozca el propósito de la reunión y asegúrese de que la discusión se adhiera a la agenda. Nada pierde más tiempo que tener una reunión sin dirección. Además, el escritor sugiere reducir las reuniones permanentes si es posible y solo incluir a personas relevantes para el tema de discusión.
2. Pruebe los formatos de reunión no tradicionales, no solo usted, los asistentes también pueden aburrirse de tener reuniones alrededor de la mesa. El escritor propone cambiar las cosas celebrando reuniones de pie o caminando. Esto no solo mantendrá a los asistentes comprometidos, sino que también fomentará la brevedad.
3. Asegúrese de que se escuche la voz de todos No se salte el envío de una agenda a cada participante con anticipación. Una agenda les permite prepararse antes de la reunión y tener tiempo para idear ideas para compartir. Además, debe asegurarse de que todos tengan la oportunidad de contribuir sobre el tema durante la discusión.
4. Ser un buen líder Presidiendo una reunión no significa que tenga derecho a hablar todo el tiempo. De hecho, eso frustra el propósito de una reunión. En lugar de divagar acerca de sus propios pensamientos, los buenos líderes obtienen comentarios de los demás, inspiran al equipo a idear ideas y los motivan a lograr mejores resultados. Además, asegúrese de comunicar sus decisiones de manera efectiva y clara.
5. Seguimiento después de la reunión Envíe un correo electrónico de seguimiento para recapitular o aclarar detalles importantes, elementos de acción, planes o incluso inspiraciones que se encontraron durante la discusión.
Para asistir a una reunión:
1. Responder a la invitación con prontitud y presentarse a tiempo Responder a la invitación a la reunión para que el organizador sepa que la recibió y que está disponible. Además, estar ocupado no es excusa para llegar tarde a una reunión, ya que todos los demás probablemente estén igual de ocupados, y es posible que también se pierda información importante.
2. Lea la agenda de antemano Debe revisar lo que se tratará en la reunión y hacer su tarea con anticipación, lo que incluye hacer investigaciones sobre el tema. Si es posible, trate de pensar en diferentes soluciones o alternativas al tema en lugar de simplemente hacer preguntas. No tengas miedo de preguntar sobre los temas de discusión si no recibes una agenda.
3. Hable en el momento adecuado Cuando esté en una reunión en la que el asunto en cuestión no es su experiencia, puede sentirse tentado a hacer muchas preguntas, pero debe aguantar. A menudo, es más apropiado dejar que otros hagan preguntas primero, ya que las respuestas pueden aclararte las cosas. Si es nuevo en ciertas reuniones, estudie el protocolo en reuniones anteriores. Arrojará algo de luz sobre cuál debe ser su papel en la discusión.
4. Sea breve con su mensaje Como regla general, cuanto más largo sea su mensaje, menos probabilidades habrá de que sus colegas lo escuchen. Dedique algún tiempo a practicar cómo puede transmitir sus puntos de forma concisa. Si va a dar una presentación, mantenga el número de diapositivas al mínimo y asegúrese de que la palabra que elija sea fácil de entender para todos en la sala, incluidos los profanos.
5. Preste atención Los sonidos de timbre y las alarmas distraen, así que asegúrese de que su teléfono esté encendido en vibración antes de la reunión. Toma notas sobre detalles importantes y elementos de acción, pero asegúrate de mirar hacia arriba de vez en cuando para que no parezcas desconectado.
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