10 nützliche Tipps zur Verbesserung von Geschäftstreffen
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Wie viele Stunden pro Woche verbringen Sie mit Meetings? Wahrscheinlich viel. Tatsächlich beschweren sich sowohl Mitarbeiter als auch Manager ständig darüber, wie Meetings ihre wertvolle Zeit von wichtigen Aufgaben genommen haben.
Wenn es jedoch richtig gemacht wird, können regelmäßige Meetings die Produktivität im Team steigern, eine Feedbackkultur schaffen und Stress am Arbeitsplatz reduzieren.
Hier finden Sie Tipps von Robert Half für Meeting-Teilnehmer und -Organisatoren, um sich vor Meetings besser vorzubereiten und die Anstrengungen aller zu maximieren. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr nächstes Meeting eine weitere Zeitverschwendung ist, machen Sie sich Notizen.
Bei der Leitung einer Sitzung:
1. Halten Sie die Diskussion kurz und präzise Kennen Sie den Zweck des Meetings und stellen Sie sicher, dass die Diskussion auf der Tagesordnung bleibt. Nichts verschwendet mehr Zeit als ein richtungsloses Meeting. Ebenfalls, Der Autor schlägt vor, stehende Besprechungen nach Möglichkeit zu reduzieren und nur Personen einzubeziehen, die für das Diskussionsthema relevant sind.
2. Probieren Sie nicht-traditionelle Meeting-Formate aus Nicht nur Sie, Die Teilnehmer können sich auch langweilen, wenn Sie sich am Tisch treffen. Der Autor schlägt vor, die Dinge zu ändern, indem er Standup-Meetings oder Walking-Meetings abhält. Diese werden nicht nur die Teilnehmer beschäftigen, sondern auch die Kürze fördern.
3. Stellen Sie sicher, dass die Stimme aller gehört wird Überspringen Sie nicht das Senden einer Agenda an jeden Teilnehmer im Voraus. Eine Agenda ermöglicht es ihnen, sich vor dem Meeting vorzubereiten und Zeit zu haben, Ideen zu entwickeln, die sie teilen können. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit hat, während der Diskussion zu diesem Thema beizutragen.
4. Seien Sie ein guter Führer eine Sitzung Vorsitz bedeutet nicht, dass Sie berechtigt sind, die ganze Zeit zu sprechen. In der Tat, das vereitelt den Zweck eines Treffens. Anstatt über Ihre eigenen Gedanken nachzudenken, erhalten gute Führungskräfte Feedback von anderen, inspirieren das Team zu Ideen und motivieren sie, bessere Ergebnisse zu erzielen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihre Entscheidungen effektiv und klar kommunizieren.
5. Follow-up nach dem Meeting Senden Sie eine Follow-up-E-Mail, um wichtige Details, Aktionselemente, Pläne oder sogar Inspirationen, die während der Diskussion aufgetreten sind, zu rekapitulieren oder zu klären.
Bei Teilnahme an einer Besprechung:
1. Reagieren Sie umgehend auf die Einladung und erscheinen Sie pünktlich Reagieren Sie auf die Besprechungseinladung, damit der Organisator weiß, dass Sie sie erhalten haben und verfügbar sind. Beschäftigt zu sein ist auch keine Entschuldigung dafür, zu spät zu einem Meeting zu kommen, da alle anderen wahrscheinlich genauso beschäftigt sind und Sie möglicherweise auch wichtige Informationen verpassen.
2. Lesen Sie die Tagesordnung vorher Sie sollten überprüfen, was in der Besprechung behandelt wird, und Ihre Hausaufgaben im Voraus machen, Dazu gehört auch die Recherche zu diesem Thema. Versuchen Sie, wenn möglich, über verschiedene Lösungen oder Alternativen zum Thema nachzudenken, anstatt einfach Fragen zu stellen. Haben Sie keine Angst, nach den Diskussionsthemen zu fragen, wenn Sie keine Agenda erhalten.
3. Sprechen Sie zur richtigen Zeit Wenn Sie sich in einer Besprechung befinden, in der die Angelegenheit nicht Ihr Fachwissen ist, Sie könnten versucht sein, viele Fragen zu stellen, aber du solltest durchhalten. Es ist oft angemessener, andere zuerst Fragen stellen zu lassen, da die Antworten die Dinge für Sie klären können. Wenn Sie neu in bestimmten Besprechungen sind, lesen Sie das Protokoll bei früheren Besprechungen. Es wird etwas Licht darauf werfen, welche Rolle Sie in der Diskussion spielen sollten.
4. Seien Sie kurz mit Ihrer Nachricht In der Regel, Je länger Ihre Nachricht ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Ihre Kollegen sie anhören. Verbringen Sie einige Zeit damit, zu üben, wie Sie Ihre Punkte prägnant vermitteln können. Wenn Sie eine Präsentation halten, halten Sie die Anzahl der Folien auf ein Minimum, während Sie sicherstellen, dass Ihre Wortwahl für alle im Raum, einschließlich der Laien, leicht verständlich ist.
5. Achten Sie darauf, Klingeltöne und Alarme sind ablenkend, so stellen Sie sicher, dass Ihr Telefon auf vibrieren vor dem Treffen setzen. Machen Sie sich Notizen zu wichtigen Details und Aktionselementen, aber achten Sie darauf, von Zeit zu Zeit nachzuschlagen, damit Sie nicht losgelöst erscheinen.
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Foto/ 123RF