10 Nyttige tips til at forbedre forretningsmøder
liter
hvor mange timer i en uge bruger du på møder? Sandsynligvis meget. Faktisk klager både arbejdstagere og ledere konstant over, hvordan møder har fjernet deres værdifulde tid fra vigtige opgaver.
men når det gøres rigtigt, kan regelmæssige møder øge produktiviteten blandt teamet, skabe en feedbackkultur og reducere stress på arbejdspladsen.
her er tips fra Robert Half til mødedeltagere og arrangører for bedre at forberede sig før møder og maksimere alles indsats under. Hvis du ikke ønsker, at dit næste møde skal være en anden tidsrøver, skal du tage noter.
når du leder et møde:
1. Hold diskussionen kort og præcis Kend formålet med mødet, og sørg for, at diskussionen holder sig til dagsordenen. Intet spilder mere tid end at have et retningsløst møde. Forfatteren foreslår også at skære ned stående møder, hvis det er muligt, og kun inkludere personer, der er relevante for emnet for diskussion.
2. Prøv ikke-traditionelle mødeformater ikke kun dig, deltagere kan også kede sig ved at mødes rundt om bordet. Forfatteren foreslår at ændre tingene ved at holde standupmøder eller gåmøder. Disse vil ikke kun holde deltagerne engageret, men også tilskynde kortfattethed.
3. Sørg for, at alles stemme høres spring ikke over at sende en dagsorden til hver deltager på forhånd. En dagsorden giver dem mulighed for at forberede sig inden mødet og have tid til at komme med ideer til at dele. Du skal også sørge for, at alle har en chance for at bidrage til emnet under diskussionen.
4. Vær en god leder, der leder et møde, betyder ikke, at du har ret til at tale hele tiden. Faktisk besejrer det formålet med et møde. I stedet for at vandre om dine egne tanker, får gode ledere feedback fra andre, inspirerer teamet til at komme med ideer og motivere dem til at opnå bedre resultater. Sørg også for at kommunikere dine beslutninger effektivt og tydeligt.
5. Opfølgning efter mødet Send en opfølgende e-mail for at sammenfatte eller afklare vigtige detaljer, handlingspunkter, planer eller endda inspiration, der kom på tværs under diskussionen.
når du deltager i et møde:
1. Svar straks på invitationen, og mød op til tiden svar på mødeinvitationen, så arrangøren ved, at du har den og er tilgængelig. Også, at være optaget er ingen undskyldning for at ankomme sent til et møde, da alle andre sandsynligvis er lige så travle, og du kan også gå glip af vigtige oplysninger.
2. Læs dagsordenen på forhånd Du skal gennemgå, hvad der vil blive dækket på mødet, og lav dit hjemmearbejde på forhånd, som inkluderer forskning om emnet. Hvis det er muligt, prøv at tænke på forskellige løsninger eller alternativer til emnet i stedet for blot at stille spørgsmål. Vær ikke bange for at spørge om diskussionsemnerne, hvis du ikke modtager en dagsorden.
3. Tal op på det rigtige tidspunkt når du er på et møde, hvor sagen ved hånden ikke er din ekspertise, kan du blive fristet til at stille mange spørgsmål, men du skal holde op. Det er ofte mere hensigtsmæssigt at lade andre stille spørgsmål først, da svarene kan rydde op for dig. Hvis du er ny på bestemte møder, skal du studere protokollen på tidligere møder. Det vil kaste lys over, hvad din rolle skal være i diskussionen.
4. Vær kort med din besked som hovedregel, jo længere din besked er, jo mindre sandsynligt vil dine kolleger lytte til den. Brug lidt tid på at øve dig på, hvordan du kan få dine point kortfattet. Hvis du holder en præsentation, skal du holde antallet af dias til et minimum, mens du sørger for, at dit valg af ord er let at forstå for alle i rummet, inklusive lægfolk.
5. Vær opmærksom ringelyde og alarmer er distraherende, så sørg for, at din telefon er sat på vibrere før mødet. Tag noter om vigtige detaljer og handlingselementer, men sørg for at slå op fra tid til anden, så du ikke vises frakoblet.
Læs også: det bedste land i verden til møder er…
foto/ 123RF