Spårning av inköpsorder: 3 sätt att spåra inköpsorder

Spårning av inköpsorder: 3 sätt att spåra inköpsorder

implementerar ditt företag spårning av inköpsorder? Om inte, är det dags att börja, även om ditt företag fortfarande växer.

faktiskt-särskilt om det växer.

spårning av inköpsorder är avgörande för framgångsrik upphandling. Dessutom har forskning visat att effektiv spårning av inköpsorder ökar övergripande organisatoriska prestanda.

inköpsorderspårning, om det inte görs korrekt, kan dock bli rörigt. Detta gäller särskilt om du gör det på gammaldags sätt. Det är därför vi vill dela med dig ett par sätt du kan börja implementera spårning av inköpsorder 2020.

om ditt företag ännu inte har ställt in inköpsorderspårning eller drunknar i en administrativ röra kring sina inköpsorder, läs vidare. Vi kommer att fylla dig på fördelarna med inköpsorderspårning samt hur du implementerar den.

varför inköpsorder är viktiga

innan vi går in på hur man spårar inköpsorder, låt oss ta en titt på varför inköpsorder är viktiga.

många småföretag behöver inte använda inköpsorderformulär, eftersom deras verksamhet är enkel och det finns väldigt få anställda. Men när företag börjar skala är det mycket viktigt att ha ett system för att kontrollera och hålla reda på inköpsorder.

inköpsorder fungerar som juridiska avtal mellan dig som köpare och din leverantör. De binder dig till den BESTÄLLNING Du begär och skyddar dig mot plötsliga prishöjningar och allmänna upphandlingsskillnader.

internt skyddar inköpsorder dig också från duplicerade beställningar, obehöriga inköp och orderbetalningsproblem.

tack vare dessa kontroller kan inköpsorder spara ditt företag både pengar och tid och kan förenkla registreringsprocessen.

om du vill veta mer om varför inköpsorder är viktiga för småföretag, läs det här inlägget.

hur Inköpsorderspårning brukade göras

även om inköpsorder kan förenkla registrering och upphandling kan de också bli komplicerade. Traditionellt var inköpsorder alla pappersbaserade.

två kopior måste skapas. En skickades till leverantören, vanligtvis via post medan en annan kopia förvarades internt. Med alla dessa inköpsorder kopior flyter runt, det var lätt för företag att fastna i PO journalföring.

lyckligtvis finns det nya och förbättrade sätt att utföra inköpsorderspårning som innebär mycket mindre arbete och som är relativt omedelbara. Låt oss ta en titt.

hur man elektroniskt implementerar Inköpsorderspårning

det finns några sätt att spåra inköpsorder elektroniskt. Dessa inkluderar Microsoft Excel – baserade system, samt dedikerade applikationer för upphandling och lagerhantering.

använda Excel för Inköpsorderspårning

ett av de mest grundläggande sätten att ställa in ett inköpsorderspårningssystem är genom att använda Excel. Du kan köpa eller ladda ner inköp upphandling spårning Excel-mallar för inköpsorder spårning.

fördelarna med att använda Excel för spårning av inköpsorder är att du kan vara relativt säker på att det finns få till inga beräkningsfel i dina inköpsorder och att dokumenten inte kommer att gå vilse. Excel genererade POs skickas via e-post, som kan spåras och hämtas. Excel-genererade POs lagras också digitalt, vilket är mer praktiskt än att hysa dem i arkivskåp, vilket var fallet med pappersbaserade POs.

samtidigt finns det också ett antal nackdelar med att använda Excel för inköpsorder.

för det första kan Excel POs enkelt skickas till fel person. De kan till och med av misstag skickas till någon utanför företaget. De är också relativt lätta att manipulera med, och det finns inget sätt att verifiera om manipulering inträffade. POs i Excel-form måste också skrivas ut för godkännande signaturer.

Excel PO-system saknar också den automatisering och organisation som dedikerade applikationer har.

trots dessa problem använder många företag fortfarande Excel. Studier visar dock att användningen minskar.

tack vare nackdelarna med Excel för inköpsorder och den långsamma nedgången i affärsbruk kanske du vill välja ett av följande två elektroniska inköpsordersystem.

upphandlingssystem

upphandlingssystem är kapacitetsrika applikationer som inte bara genererar inköpsorder och spårar dem utan också integreras med andra system (t.ex. leverantörssystem) och hanterar hela handsken för upphandlingsadministrationsuppgifter.

för de flesta företag är detta det bästa sättet att spåra inköpsorder.

den övergripande fördelen med upphandlingssystem är att de automatiserar en stor del av PO-spårningsprocessen och effektiviserar arbetsflödena runt POs.

molnbaserade system möjliggör också spårning av inköpsorder i realtid, från vilken plats som helst och vilken enhet som helst. Anställda kan leta upp inköpsorder och omedelbart se i vilket skede de är.

eftersom inköpsorder automatiskt kopplas till motsvarande fakturor eliminerar detta också risken för att blanda upp vilka betalningar som ska göras på vilka inköpsorder.

lagerhanteringssystem

lagerhanteringssystem liknar mycket upphandlingssystem. De är i huvudsak Parade ner versioner av upphandlingssystem. Upphandlingssystem kommer i allmänhet att omfatta lagerhantering, men inte tvärtom.

om du inte behöver ett fullskaligt upphandlingssystem kan du använda ett lagersystem för att spåra både ditt lager och dina inköpsorder.

molnbaserade lagerhanteringsapplikationer har samma fördelar med automatisering, säkerhet och spårning i realtid som upphandlingssystem gör.

vilken är den bästa lösningen för dig?

det finns många upphandlings-och lagerlösningar tillgängliga. För att välja rätt för ditt företag måste du matcha dina behov mot möjligheterna till potentiella lösningar.

om ditt företag nyligen har nått det stadium som det behöver spårning av inköpsorder, är en av de bästa satsningarna att gå med en lösning som är intuitiv att använda och som stöder många integrationer.

är du redo att börja implementera spårning av inköpsorder?

spårning av inköpsorder är viktigt att genomföra om ditt företag växer och når det stadium där inköpsorder börjar bli komplicerade.

om ditt företag har nått denna punkt uppmuntrar vi dig att ta en titt på vår konfigurerbara inköpsprogramvarulösning. På bara $10 per månad kan ditt företag få tillgång till en mängd verktyg och system som inte bara spårar dina inköpsorder—men låter dig utföra alla dina företags upphandlingsprocesser från en plattform.

om du tvekar att betala för en tjänst som du inte har provat (eller dina behov är minimala) kan du också dra nytta av vårt gratis grunderbjudande.