Indkøbsordresporing: 3 måder at spore indkøbsordrer

Indkøbsordresporing: 3 måder at spore indkøbsordrer

implementerer din virksomhed indkøbsordresporing? Hvis ikke, er det tid til at starte, selvom din virksomhed stadig vokser.

faktisk-især hvis det vokser.

Indkøbsordresporing er afgørende for en vellykket indkøb. Hvad mere er, forskning har vist, at effektiv indkøbsordresporing øger den samlede organisatoriske præstation.

købsordresporing, hvis det ikke gøres korrekt, kan dog blive rodet. Dette gælder især, hvis du gør det på den gammeldags måde. Derfor vil vi dele med dig et par måder, du kan begynde at implementere sporing af indkøbsordrer i 2020.

hvis din virksomhed endnu ikke har oprettet sporing af indkøbsordrer eller drukner i et administrativt rod omkring sine indkøbsordrer, skal du læse videre. Vi vil udfylde dig om fordelene ved indkøbsordresporing samt hvordan du implementerer det.

hvorfor indkøbsordrer er vigtige

før vi går ind på, hvordan man sporer indkøbsordrer, lad os se på, hvorfor indkøbsordrer er vigtige.

mange små virksomheder behøver ikke at bruge indkøbsordreformularer, da deres operationer er enkle, og der er meget få ansatte. Men når virksomheder begynder at skalere, er det meget vigtigt at have et system til at kontrollere og holde styr på indkøbsordrer.

indkøbsordrer fungerer som juridiske aftaler mellem dig som køber og din leverandør. De binder dig til den ordre, du anmoder om, og beskytter dig mod pludselige prisstigninger og generelle uenigheder om indkøb.

internt beskytter indkøbsordrer dig også mod duplikerede ordrer, uautoriserede køb og problemer med ordrebetaling.

takket være disse kontroller kan indkøbsordrer spare din virksomhed både penge og tid og kan forenkle registreringsprocessen.

hvis du vil vide mere om, hvorfor indkøbsordrer er vigtige for små virksomheder, skal du læse dette indlæg.

hvordan Indkøbsordresporing tidligere blev udført

selvom indkøbsordrer kan forenkle registrering og indkøb, kan de også blive komplicerede. Traditionelt var indkøbsordrer alle papirbaserede.

to eksemplarer skulle oprettes. Den ene blev sendt til leverandøren, normalt via mail, mens en anden kopi blev registreret internt. Med alle disse indkøbsordrekopier flydende rundt, det var let for virksomheder at blive kørt fast i PO-registrering.

heldigvis er der nye og forbedrede måder at udføre indkøbsordresporing på, som involverer meget mindre arbejde, og som er relativt øjeblikkelige. Lad os tage et kig.

Sådan implementeres elektronisk Indkøbsordresporing

der er et par måder, du kan spore indkøbsordrer elektronisk på. Disse omfatter Microsoft-baserede systemer samt dedikerede applikationer til indkøb og lagerstyring.

brug af Indkøbsordresporing

en af de mest grundlæggende måder at oprette et indkøbsordresporingssystem på er ved hjælp af Indkøbsordresporing. Du kan købe eller hente skabeloner til indkøbssporing til sporing af indkøbsordrer.

fordelene ved at bruge indkøbsordresporing er, at du kan være relativt sikker på, at der er få til ingen beregningsfejl i dine indkøbsordrer, og at dokumenterne ikke går tabt. Genereret POs sendes via e-mail, som kan spores og hentes. Også digitalt, hvilket er mere praktisk end at huse dem i arkivskabe, som det var tilfældet med papirbaseret POs.

samtidig er der også en række ulemper ved at bruge indkøbsordrer.

for det første kan POs nemt sendes til den forkerte person. De kunne endda ved et uheld sendes til nogen uden for virksomheden. De er også relativt lette at manipulere med, og der er ingen måde at kontrollere, om der er sket manipulation. POs skal også udskrives til godkendelsessignaturer.

Po-systemer mangler også den automatisering og organisation, som dedikerede applikationer har.

på trods af disse problemer bruger mange virksomheder stadig. Undersøgelser viser imidlertid, at brugen er faldende.

takket være ulemperne ved købsordrer og det langsomme fald i forretningsbrug kan du vælge et af følgende to elektroniske indkøbsordresystemer.

indkøbssystemer

indkøbssystemer er kapacitetsrige applikationer, der ikke kun genererer indkøbsordrer og sporer dem, men også integreres med andre systemer (såsom leverandørsystemer) og håndterer den fulde handske med indkøbsadministrationsopgaver.

for de fleste virksomheder er dette den bedste måde at spore indkøbsordrer på.

den overordnede fordel ved indkøbssystemer er, at de automatiserer en stor del af Po-sporingsprocessen og strømliner arbejdsgangene omkring POs.

Cloud-baserede systemer giver også mulighed for real-time indkøbsordre sporing, fra ethvert sted og enhver enhed. Medarbejdere kan slå op indkøbsordrer og straks se på hvilket stadium de er.

da indkøbsordrer automatisk forbindes med tilsvarende fakturaer, eliminerer dette også faren for at blande, hvilke betalinger der skal foretages på hvilke indkøbsordrer.

lagerstyringssystemer

lagerstyringssystemer ligner meget indkøbssystemer. De er i det væsentlige parret versioner af indkøbssystemer. Indkøbssystemer vil generelt omfatte lagerstyring, men ikke omvendt.

hvis du ikke har brug for et indkøbssystem i fuld skala, kan du bruge et lagersystem til at spore både din beholdning og dine indkøbsordrer.

Cloud-baserede lagerstyringsapplikationer kan prale af de samme fordele ved automatisering, sikkerhed og realtidssporing, som indkøbssystemer gør.

hvilken er den bedste løsning for dig?

der findes mange indkøbs-og lagerløsninger. For at vælge den rigtige til din virksomhed skal du matche dine behov mod mulighederne for potentielle løsninger.

hvis din virksomhed først for nylig har nået det stadium, at den har brug for sporing af indkøbsordrer, er et af de bedste spil at gå med en løsning, der er intuitiv at bruge, og som Understøtter adskillige integrationer.

er du klar til at begynde at implementere Indkøbsordresporing?

Indkøbsordresporing er afgørende for at implementere, hvis din virksomhed vokser og når det stadium, hvor indkøbsordrer begynder at blive komplicerede.

hvis din virksomhed har nået dette punkt, opfordrer vi dig til at se på vores konfigurerbare indkøbsprogrammeløsning. På blot $10 om måneden kan din virksomhed få adgang til et væld af værktøjer og systemer, der ikke kun sporer dine indkøbsordrer—men giver dig mulighed for at udføre alle din virksomheds indkøbsprocesser fra en platform.

hvis du tøver med at betale for en service, som du ikke har prøvet (eller dine behov er minimale), kan du også drage fordel af vores gratis grundlæggende tilbud.