Rastreamento de pedidos de compra: 3 maneiras de rastrear pedidos de compra
sua empresa está implementando o rastreamento de pedidos de compra? Caso contrário, é hora de começar, mesmo que sua empresa ainda esteja crescendo.
na verdade—particularmente se estiver crescendo.
o rastreamento do pedido de compra é essencial para a aquisição bem-sucedida. Além disso, a pesquisa mostrou que o rastreamento eficaz de pedidos de compra aumenta o desempenho organizacional geral.
no entanto, o rastreamento do pedido de compra, se não for feito corretamente, pode ficar confuso. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver fazendo isso à moda antiga. É por isso que queremos compartilhar com você algumas maneiras de começar a implementar o rastreamento de pedidos de compra em 2020.
se sua empresa ainda não configurou o rastreamento de pedidos de compra ou está se afogando em uma bagunça administrativa em torno de seus pedidos de compra, continue lendo. Vamos informá-lo sobre os benefícios do rastreamento de pedidos de compra, bem como sobre como implementá-lo.
por que os pedidos de compra são importantes
Antes de entrarmos em como rastrear os pedidos de compra, vamos dar uma olhada em por que os pedidos de compra são importantes.
muitas pequenas empresas não precisam usar formulários de pedidos de compra, pois suas operações são simples e há muito poucos funcionários. No entanto, à medida que as empresas começam a escalar, ter um sistema para controlar e acompanhar os pedidos de compra é muito importante.As ordens de compra atuam como acordos legais entre você como comprador e seu fornecedor. Eles o vinculam ao pedido que você está solicitando e o protegem contra aumentos repentinos de preços e divergências gerais de compras.Internamente, os pedidos de compra também protegem você de pedidos duplicados, compras não autorizadas e problemas de pagamento de Pedidos.
graças a esses controles, Os pedidos de compra podem economizar dinheiro e tempo da sua empresa e podem simplificar o processo de manutenção de registros.
se você quiser saber mais sobre por que os pedidos de compra são importantes para pequenas empresas, leia este post.
como o rastreamento de pedidos de compra costumava ser feito
embora os pedidos de compra possam simplificar a manutenção e a aquisição de registros, eles também podem se tornar complicados. Tradicionalmente, os pedidos de compra eram todos baseados em papel.
duas cópias tiveram que ser criadas. Um foi enviado ao fornecedor, geralmente via correio, enquanto outra cópia foi mantida registrada internamente. Com todas essas cópias de pedidos de compra flutuando, foi fácil para as empresas ficarem atoladas na manutenção de registros PO.
Felizmente, Existem maneiras novas e aprimoradas de realizar o rastreamento de pedidos de compra que envolvem muito menos trabalho e que são relativamente instantâneos. Vamos dar uma olhada.
como implementar eletronicamente o rastreamento de pedidos de compra
existem algumas maneiras de rastrear pedidos de compra eletronicamente. Isso inclui sistemas baseados no Microsoft Excel, bem como aplicativos dedicados para compras e gerenciamento de inventário.
usando o Excel para rastreamento de pedidos de compra
uma das maneiras mais básicas de configurar um sistema de rastreamento de pedidos de compra é através do uso do Excel. Você pode comprar ou baixar modelos de Excel de rastreamento de compras de compra para rastreamento de pedidos de compra.
os profissionais de usar o Excel para rastreamento de pedidos de compra são que você pode ter certeza de que há poucos ou nenhum erro de cálculo em seus pedidos de compra e que os documentos não serão perdidos. O POs gerado pelo Excel é enviado por e-mail, que pode ser rastreado e recuperado. O POs gerado pelo Excel também é armazenado digitalmente, o que é mais prático do que abrigá-los em armários, como foi o caso do POs baseado em papel.
simultaneamente, há também uma série de desvantagens em usar o Excel para pedidos de compra.
em primeiro lugar, o Excel POs pode ser facilmente enviado por e-mail para a pessoa errada. Eles podem até ser enviados acidentalmente para alguém de fora da empresa. Eles também são relativamente fáceis de adulterar, e não há como verificar se a adulteração ocorreu. POs no formulário Excel também precisa ser impresso para assinaturas de aprovação.
os sistemas Excel PO também não possuem a automação e a organização que os aplicativos dedicados possuem.
apesar desses problemas, muitas empresas ainda usam o Excel. No entanto, estudos estão mostrando que seu uso está diminuindo.
graças às desvantagens do Excel para pedidos de compra e ao seu lento declínio no uso comercial, você pode optar por um dos dois sistemas eletrônicos de pedidos de compra a seguir.
Sistemas de compras
os sistemas de compras são aplicativos ricos em capacidade que não apenas geram pedidos de compra e os rastreiam, mas também se integram a outros sistemas (como Sistemas de fornecedores) e lidam com a Manopla Completa das tarefas de administração de compras.
para a maioria das empresas, esta é a melhor maneira de rastrear pedidos de compra.
o benefício geral dos sistemas de aquisição é que eles automatizam uma grande parte do processo de rastreamento de PO e simplificam os fluxos de trabalho em torno do POs.
os sistemas baseados em nuvem também permitem o rastreamento de pedidos de compra em tempo real, de qualquer local e qualquer dispositivo. Os funcionários podem procurar pedidos de compra e ver instantaneamente em que estágio eles estão.
como os pedidos de compra são automaticamente vinculados às faturas correspondentes, isso também elimina o perigo de misturar Quais pagamentos fazer em quais pedidos de compra.
os sistemas de gerenciamento de Inventário
os sistemas de gerenciamento de Inventário são muito semelhantes aos sistemas de aquisição. Eles são, em essência, versões emparelhadas de sistemas de aquisição. Os sistemas de aquisição geralmente incluem gerenciamento de inventário, mas não o contrário.
se você não precisar de um sistema de compras em grande escala, poderá usar um sistema de inventário para rastrear seu inventário e seus pedidos de compra.Os aplicativos de gerenciamento de inventário baseados em nuvem possuem as mesmas vantagens de automação, segurança e rastreamento em tempo real que os sistemas de aquisição.
Qual é a melhor solução para você?
existem inúmeras soluções de compras e inventário disponíveis. Para escolher o caminho certo para o seu negócio, você terá que corresponder às suas necessidades com as capacidades de soluções potenciais.
se a sua empresa só recentemente atingiu o estágio de que precisa de rastreamento de pedidos de compra, uma das melhores apostas é ir com uma solução intuitiva de usar e que suporta inúmeras integrações.
você está pronto para começar a implementar o rastreamento de pedidos de compra?
o rastreamento de pedidos de compra é essencial para implementar se sua empresa está crescendo e atingindo o estágio em que os pedidos de compra estão começando a se complicar.
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