Sledování objednávek: 3 způsoby sledování objednávek

Sledování objednávek: 3 způsoby sledování objednávek

provádí vaše firma sledování objednávek? Pokud ne, je čas začít, i když vaše společnost stále roste.

ve skutečnosti-zejména pokud roste.

sledování objednávek je nezbytné pro úspěšné zadávání zakázek. A co víc, výzkum ukázal, že efektivní sledování objednávek zvyšuje celkový organizační výkon.

sledování objednávek, Pokud není provedeno správně, však může být chaotické. To platí zejména, pokud to děláte staromódním způsobem. Proto se s vámi chceme podělit o několik způsobů, jak začít implementovat sledování objednávek v roce 2020.

pokud vaše společnost ještě nenastavila sledování objednávek nebo se topí v administrativním nepořádku kolem svých objednávek, přečtěte si dále. Budeme vás informovat o výhodách sledování objednávek a o tom, jak je implementovat.

proč jsou objednávky důležité

než se dostaneme do toho, jak sledovat objednávky, pojďme se podívat na to, proč jsou objednávky důležité.

mnoho malých podniků nemusí používat Formuláře objednávek, protože jejich operace jsou jednoduché a existuje jen velmi málo zaměstnanců. Jak se však podniky začínají měnit, je velmi důležité mít zavedený systém pro kontrolu a sledování objednávek.

objednávky fungují jako právní dohody mezi vámi jako kupujícím a vaším dodavatelem. Zavazují vás k objednávce, kterou požadujete, a chrání vás před náhlým zvýšením cen a obecnými neshodami při zadávání veřejných zakázek.

interně vás nákupní objednávky také chrání před duplicitními objednávkami, neoprávněnými nákupy a problémy s platbou objednávek.

díky těmto kontrolám mohou objednávky vaší společnosti ušetřit peníze i čas a mohou zjednodušit proces vedení záznamů.

pokud se chcete dozvědět více o tom, proč jsou objednávky důležité pro malé podniky, přečtěte si tento příspěvek.

jak se dříve provádělo sledování objednávek

přestože nákupní objednávky mohou zjednodušit vedení záznamů a zadávání zakázek, mohou se také komplikovat. Nákupní objednávky byly tradičně založeny na papíře.

musely být vytvořeny dvě kopie. Jeden byl zaslán dodavateli, obvykle poštou, zatímco další kopie byla interně zaznamenána. Se všemi těmito kopiemi objednávek se vznášely, pro podniky bylo snadné zapadnout do vedení záznamů PO.

naštěstí existují nové a vylepšené způsoby, jak provádět sledování objednávek, které vyžadují mnohem méně práce a které jsou relativně okamžité. Pojďme se podívat.

jak elektronicky implementovat sledování objednávek

existuje několik způsobů, jak můžete sledovat objednávky elektronicky. Patří sem systémy založené na aplikaci Microsoft Excel a specializované aplikace pro správu zakázek a zásob.

použití aplikace Excel pro sledování objednávek

jedním z nejzákladnějších způsobů nastavení systému sledování objednávek je použití aplikace Excel. Můžete si koupit nebo stáhnout nákup procurement tracking Excel šablony pro sledování objednávek.

výhody použití aplikace Excel pro sledování objednávek spočívají v tom, že si můžete být relativně jisti, že ve vašich objednávkách je několik chyb při výpočtu a že se dokumenty neztratí. Excel generované POs jsou zasílány e-mailem, které lze sledovat a načíst. Excel generované POs jsou také uloženy digitálně, což je praktičtější než jejich umístění v kartotékách, jako tomu bylo u papírových POs.

současně existuje také řada nevýhod používání aplikace Excel pro nákupní objednávky.

Za prvé, Excel POs lze snadno e-mailem na nesprávnou osobu. Mohli by být dokonce náhodně posláni někomu mimo společnost. Jsou také relativně snadno manipulovat, a neexistuje žádný způsob, jak ověřit, zda došlo k manipulaci. POs ve formě aplikace Excel musí být také vytištěn pro podpisy schválení.

systémy Excel PO také postrádají automatizaci a organizaci, kterou mají vyhrazené aplikace.

navzdory těmto problémům mnoho podniků stále používá Excel. Studie však ukazují, že jeho použití klesá.

díky nevýhodám aplikace Excel pro nákupní objednávky a pomalému poklesu obchodního využití byste se mohli rozhodnout pro jeden z následujících dvou systémů elektronických objednávek.

Procurement Systems

Procurement systems jsou aplikace bohaté na schopnosti, které nejen generují objednávky a sledují je, ale také se integrují s jinými systémy(jako jsou dodavatelské systémy) a zvládají plnou rukavici úkolů správy zakázek.

pro většinu podniků je to nejlepší způsob, jak sledovat nákupní objednávky.

zastřešující výhodou systémů zadávání zakázek je, že automatizují velkou část procesu sledování PO a zefektivňují pracovní postupy kolem POs.

cloudové systémy také umožňují sledování objednávek v reálném čase z libovolného místa a jakéhokoli zařízení. Zaměstnanci mohou vyhledat objednávky a okamžitě zjistit, v jaké fázi jsou.

vzhledem k tomu, že objednávky jsou automaticky propojeny s odpovídajícími fakturami, eliminuje to také nebezpečí smíchání plateb, které mají být provedeny na kterých objednávkách.

systémy řízení zásob

systémy řízení zásob jsou velmi podobné systémům zadávání veřejných zakázek. Jsou v podstatě spárovány s verzemi systémů zadávání veřejných zakázek. Systémy zadávání zakázek budou obecně zahrnovat správu zásob, ale ne naopak.

pokud nepotřebujete systém nákupu v plném rozsahu, můžete použít systém zásob ke sledování inventáře i objednávek.

cloudové aplikace pro správu zásob se mohou pochlubit stejnými výhodami automatizace,zabezpečení a sledování v reálném čase jako systémy zadávání zakázek.

které je pro vás nejlepší řešení?

k dispozici je řada řešení nákupu a inventáře. Chcete-li vybrat ten správný pro vaše podnikání, budete muset odpovídat vašim potřebám s možnostmi potenciálních řešení.

pokud vaše firma teprve nedávno dosáhla fáze, že potřebuje sledování objednávek, jednou z nejlepších sázek je jít s řešením, které je intuitivní a které podporuje četné integrace.

jste připraveni začít implementovat sledování objednávek?

sledování objednávek je nezbytné pro implementaci, pokud vaše firma roste a dosahuje fáze, kdy se objednávky začínají komplikovat.

pokud vaše firma dosáhla tohoto bodu, doporučujeme vám podívat se na naše konfigurovatelné nákupní softwarové řešení. Na pouhých 10 dolarů za měsíc, vaše firma může mít přístup k houf nástrojů a systémů, které budou nejen sledovat vaše objednávky—ale umožní vám provádět všechny procesy nákupu vaší firmy z jedné platformy.

pokud váháte s platbou za službu, kterou jste nevyzkoušeli (nebo vaše potřeby jsou minimální), můžete také využít naší bezplatné základní nabídky.