発注書の追跡:発注書を追跡する3つの方法

発注書の追跡:発注書を追跡する3つの方法

あなたのビジネスは発注書の追跡を実行していますか。 そうでない場合は、あなたの会社がまだ成長している場合でも、開始する時間です。

実際には—特にそれが成長している場合。

購買発注の追跡は、調達を成功させるために不可欠です。 さらに、調査では、効果的な発注書追跡が組織全体のパフォーマンスを向上させることが示されています。

しかし、発注書の追跡は、正しく行われないと、乱雑になる可能性があります。 あなたがそれを昔ながらの方法でやっている場合、これは特に当てはまります。 このため、2020年に発注書追跡の実装を開始できるいくつかの方法をご紹介します。

あなたの会社がまだ発注書の追跡を設定していない場合、または発注書の管理上の混乱に溺れている場合は、読んでください。 私たちは、発注書の追跡の利点だけでなく、それを実装する方法についてあなたを記入するつもりです。

発注書が重要な理由

発注書の追跡方法に入る前に、発注書が重要な理由を見てみましょう。

多くの中小企業は、その操作が簡単であり、非常に少数の従業員がいるので、発注書フォームを使用する必要はありません。 しかし、企業が規模を拡大し始めると、発注書を制御して追跡するためのシステムを用意することは非常に重要です。

発注書は、購入者としてのお客様とサプライヤーとの間の法的合意として機能します。 彼らはあなたが要求している注文にあなたを拘束し、突然の価格上昇や一般的な調達の不一致からあなたを守ります。

内部的には、発注書は、重複した注文、不正な購入、および注文支払いの問題からあなたを保護します。

これらのコントロールのおかげで、発注書はあなたの会社のお金と時間の両方を節約し、記録保持プロセスを簡素化することができます。

発注書が中小企業にとって重要な理由についてもっと知りたい場合は、この記事を読んでください。

発注書の追跡方法

発注書は記録管理や調達を簡素化できますが、複雑になる可能性もあります。 伝統的に、発注書はすべて紙ベースでした。

二つのコピーを作成する必要がありました。 一つは、通常、メールを介して、別のコピーが内部的に記録に保持された間、サプライヤーに送信されました。 これらの発注書のコピーがすべて浮かんでいるので、企業がPO記録保持に行き詰まってしまうのは簡単でした。

幸いなことに、発注書の追跡を実行するための新しい改良された方法があり、作業がはるかに少なく、比較的即時です。 見てみよう

発注書追跡を電子的に実装する方法

発注書を電子的に追跡するには、いくつかの方法があります。 これらには、microsoft Excelベースのシステムだけでなく、調達と在庫管理のための専用アプリケーションが含まれます。

発注書追跡にExcelを使用する

発注書追跡システムを設定する最も基本的な方法の1つは、Excelを使用することです。 購買発注追跡用の購買調達追跡Excelテンプレートを購入またはダウンロードできます。

発注書の追跡にExcelを使用する利点は、発注書に計算エラーがほとんどないこと、および文書が失われないことを比較的確実に確認できることです。 Excelで生成されたPOsは電子メールで送信され、追跡および取得できます。 Excelで生成されたPOsもデジタルで保存されているため、紙ベースのPOsの場合と同様に、ファイリングキャビネットに収納するよりも実用的です。

同時に、発注書にExcelを使用することにはいくつかの欠点もあります。

まず、Excel POsは簡単に間違った人に電子メールで送信することができます。 彼らは誤って会社の外の誰かに送られる可能性さえあります。 また、改ざんが比較的容易であり、改ざんが発生したかどうかを確認する方法はありません。 承認署名のためには、ExcelフォームのPOsも印刷する必要があります。

Excel POシステムには、専用アプリケーションが持っている自動化と組織もありません。

これらの問題にもかかわらず、多くの企業はまだExcelを使用しています。 しかし、研究は、その使用が減少していることを示しています。

発注書のExcelの欠点と、ビジネス利用の減少が遅いため、次の2つの電子発注システムのいずれかを選択することをお勧めします。

調達システム

調達システムは、発注書を生成して追跡するだけでなく、他のシステム(サプライヤーシステムなど)と統合し、調達管理タスクの完全なガントレットを処理する機能豊富なアプリケーションです。

ほとんどの企業にとって、これが発注書を追跡する最良の方法です。

調達システムの最大の利点は、PO追跡プロセスの大部分を自動化し、POsに関するワークフローを合理化することです。

クラウドベースのシステムでは、任意の場所や任意のデバイスからのリアルタイムの発注書追跡も可能です。 従業員は、発注書を検索し、即座に彼らがどの段階であるかを確認することができます。

発注書は対応する請求書と自動的にリンクされるため、どの発注書にどの支払いを行うかが混在する危険性も排除されます。

在庫管理システム

在庫管理システムは調達システムと非常によく似ています。 彼らは本質的に調達システムのバージョンを対になっています。 調達システムには、一般的に在庫管理が含まれますが、その逆は含まれません。

本格的な調達システムが必要ない場合は、在庫システムを使用して在庫と発注書の両方を追跡することができます。

クラウドベースの在庫管理アプリケーションは、調達システムと同じ自動化、セキュリティ、リアルタイム追跡の利点を誇っています。

あなたのための最良の解決策はどれですか？

多数の調達および在庫ソリューションがあります。 あなたのビジネスのための右の1つを選ぶためには、潜在的な解決の機能に対してあなたの必要性を一致させなければならない。

あなたのビジネスが購入注文の追跡を必要とする段階に最近達したばかりの場合、最良の賭けの一つは、直感的に使用でき、多数の統合をサポートするソリ

発注書追跡の実装を開始する準備はできていますか？

あなたのビジネスが成長し、発注書が複雑になり始めている段階に達している場合、発注書の追跡は実装するために不可欠です。

あなたのビジネスがこの時点に達したら、私達は私達の構成可能な購入のソフトウェア解決を見てみることを励まします。 単に$10月で、あなたのビジネスはあなたの発注書を追跡するだけでなく、あなたのビジネスのすべての調達プロセスを一つのプラットフォームから実

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