Śledzenie zamówień zakupu: 3 sposoby śledzenia zamówień zakupu

Śledzenie zamówień zakupu: 3 sposoby śledzenia zamówień zakupu

czy Twoja firma wdraża śledzenie zamówień zakupu? Jeśli nie, czas zacząć, nawet jeśli Twoja firma wciąż się rozwija.

w zasadzie-szczególnie jeśli rośnie.

śledzenie zamówień jest niezbędne dla udanych zakupów. Co więcej, badania wykazały, że skuteczne śledzenie zamówień zakupu zwiększa ogólną wydajność organizacyjną.

jednak śledzenie zamówienia zakupu, jeśli nie zostanie wykonane poprawnie, może być niechlujne. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli robisz to w staromodny sposób. Dlatego chcemy podzielić się z Wami kilkoma sposobami wdrożenia śledzenia zamówień zakupu w 2020 roku.

jeśli Twoja firma nie skonfigurowała jeszcze śledzenia zamówień zakupu lub tonieje w bałaganie administracyjnym wokół swoich zamówień zakupu, Czytaj dalej. Zapoznamy Cię z korzyściami płynącymi ze śledzenia zamówień zakupu, a także z tym, jak je wdrożyć.

Dlaczego zamówienia zakupu są ważne

zanim przejdziemy do sposobu śledzenia zamówień zakupu, przyjrzyjmy się, dlaczego zamówienia zakupu są ważne.

wiele małych firm nie musi korzystać z formularzy zamówień zakupu, ponieważ ich działania są proste i jest bardzo niewielu pracowników. Jednak, w miarę jak firmy zaczynają się skalować, posiadanie systemu do kontroli i śledzenia zamówień zakupu jest bardzo ważne.

zamówienia zakupu działają jako umowy prawne między kupującym a dostawcą. Wiążą cię one z zamówieniem, o które prosisz, i chronią Cię przed nagłymi podwyżkami cen i ogólnymi sporami zakupowymi.

wewnętrznie zamówienia zakupu chronią również przed zduplikowanymi zamówieniami, nieautoryzowanymi zakupami i problemami z płatnością zamówień.

dzięki tym kontrolom zamówienia zakupu mogą zaoszczędzić firmie zarówno pieniądze, jak i czas oraz uprościć proces przechowywania dokumentacji.

jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, dlaczego zamówienia zakupu są ważne dla małych firm, przeczytaj ten post.

jak dawniej wykonywano śledzenie zamówień zakupu

chociaż zamówienia zakupu mogą uprościć prowadzenie dokumentacji i zakupy, mogą również stać się skomplikowane. Tradycyjnie wszystkie zamówienia były oparte na papierze.

trzeba było stworzyć dwa egzemplarze. Jedna została wysłana do dostawcy, Zwykle pocztą, podczas gdy inna kopia była przechowywana wewnętrznie. Z tymi wszystkimi kopiami zamówień zakupu unoszącymi się wokół, łatwo było firmom ugrzęźnąć w prowadzeniu rejestrów PO.

na szczęście istnieją nowe i ulepszone sposoby śledzenia zamówień zakupu, które wymagają znacznie mniej pracy i są stosunkowo natychmiastowe. Zobaczmy.

jak elektronicznie wdrożyć śledzenie zamówień zakupu

istnieje kilka sposobów śledzenia zamówień zakupu elektronicznie. Należą do nich systemy oparte na Microsoft Excel, a także dedykowane aplikacje do zarządzania zaopatrzeniem i zapasami.

Korzystanie z programu Excel do śledzenia zamówień

jednym z najbardziej podstawowych sposobów skonfigurowania systemu śledzenia zamówień jest użycie programu Excel. Możesz kupić lub pobrać szablony Excel do śledzenia zamówień zakupu.

plusem korzystania z programu Excel do śledzenia zamówień zakupu jest to, że możesz być stosunkowo pewien, że w zamówieniach zakupu jest niewiele błędów obliczeniowych, a dokumenty nie zostaną utracone. POs generowane w programie Excel są wysyłane pocztą elektroniczną, którą można śledzić i pobierać. POs generowane w programie Excel są również przechowywane cyfrowo, co jest bardziej praktyczne niż przechowywanie ich w szafach na dokumenty, jak to miało miejsce w przypadku POs papierowych.

jednocześnie istnieje wiele wad korzystania z programu Excel do zamówień zakupu.

po pierwsze, program Excel POs można łatwo wysłać e-mailem do niewłaściwej osoby. Mogą nawet zostać przypadkowo wysłane do kogoś spoza firmy. Są one również stosunkowo łatwe do manipulowania i nie ma możliwości sprawdzenia, czy doszło do manipulacji. POs w formacie Excel również muszą być wydrukowane do podpisów zatwierdzających.

systemom Excel PO brakuje również automatyzacji i organizacji, jakie mają aplikacje dedykowane.

pomimo tych problemów wiele firm nadal korzysta z programu Excel. Badania pokazują jednak, że jego stosowanie maleje.

dzięki wadom programu Excel dla zamówień zakupu i powolnemu spadkowi wykorzystania biznesowego możesz zdecydować się na jeden z następujących dwóch elektronicznych systemów zamówień zakupu.

systemy zaopatrzenia

systemy zaopatrzenia to bogate w możliwości aplikacje, które nie tylko generują zamówienia zakupu i śledzą je, ale także integrują się z innymi systemami (takimi jak systemy dostawców) i obsługują pełne zadania administracyjne związane z zamówieniami.

dla większości firm jest to najlepszy sposób śledzenia zamówień zakupu.

nadrzędną zaletą systemów zaopatrzenia jest to, że automatyzują one dużą część procesu śledzenia zamówień i usprawniają przepływy pracy wokół POs.

systemy oparte na chmurze umożliwiają również śledzenie zamówień w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca i urządzenia. Pracownicy mogą przeglądać zamówienia zakupu i natychmiast zobaczyć, na jakim etapie są.

ponieważ zamówienia zakupu są automatycznie powiązane z odpowiednimi fakturami, eliminuje to również ryzyko pomieszania płatności, które należy dokonać w odniesieniu do których zamówień zakupu.

Systemy zarządzania zapasami

Systemy zarządzania zapasami są bardzo podobne do systemów zaopatrzenia. Są to zasadniczo sparowane wersje systemów zaopatrzenia. Systemy zaopatrzenia będą zasadniczo obejmować zarządzanie zapasami, ale nie odwrotnie.

jeśli nie potrzebujesz pełnowymiarowego systemu zamówień, możesz użyć systemu zapasów do śledzenia zarówno zapasów, jak i zamówień zakupu.

oparte na chmurze aplikacje do zarządzania zapasami mają te same zalety automatyzacji, bezpieczeństwa i śledzenia w czasie rzeczywistym, CO systemy zaopatrzenia.

które rozwiązanie jest dla ciebie najlepsze?

dostępnych jest wiele rozwiązań w zakresie zamówień i zapasów. Aby wybrać odpowiedni dla Twojej firmy, będziesz musiał dopasować swoje potrzeby do możliwości potencjalnych rozwiązań.

jeśli Twoja firma dopiero niedawno osiągnęła etap, w którym potrzebuje śledzenia zamówień zakupu, jednym z najlepszych zakładów jest skorzystanie z rozwiązania, które jest intuicyjne w obsłudze i obsługuje liczne integracje.

czy jesteś gotowy, aby rozpocząć wdrażanie śledzenia zamówień zakupu?

śledzenie zamówień zakupu jest niezbędne do wdrożenia, jeśli Twoja firma rozwija się i osiąga etap, w którym zamówienia zakupu zaczynają się komplikować.

jeśli Twoja firma osiągnęła ten punkt, zachęcamy do zapoznania się z naszym konfigurowalnym oprogramowaniem zakupowym. Za jedyne $10 miesięcznie Twoja firma może mieć dostęp do mnóstwa narzędzi i systemów, które nie tylko będą śledzić Twoje zamówienia zakupu—ale pozwolą Ci przeprowadzić wszystkie procesy zakupowe Twojej firmy z jednej platformy.

jeśli wahasz się zapłacić za usługę, której nie wypróbowałeś (lub twoje potrzeby są minimalne), możesz również skorzystać z naszej bezpłatnej oferty podstawowej.