Suivi des bons de commande: 3 façons de suivre les Bons de commande

Suivi des bons de commande: 3 façons de suivre les Bons de commande

Votre entreprise met-elle en œuvre le suivi des bons de commande? Sinon, il est temps de commencer, même si votre entreprise est toujours en croissance.

En fait, surtout s’il est en croissance.

Le suivi des bons de commande est essentiel à la réussite des achats. De plus, des recherches ont montré qu’un suivi efficace des bons de commande augmente la performance globale de l’organisation.

Cependant, le suivi des bons de commande, s’il n’est pas effectué correctement, peut devenir compliqué. Cela est particulièrement vrai si vous le faites à l’ancienne. C’est pourquoi nous voulons partager avec vous quelques façons de commencer à mettre en œuvre le suivi des bons de commande en 2020.

Si votre entreprise n’a pas encore mis en place le suivi des bons de commande, ou est noyée dans un désordre administratif autour de ses bons de commande, lisez la suite. Nous allons vous renseigner sur les avantages du suivi des bons de commande ainsi que sur la façon de le mettre en œuvre.

Pourquoi les bons de commande sont importants

Avant d’entrer dans la façon de suivre les bons de commande, examinons pourquoi les bons de commande sont importants.

De nombreuses petites entreprises n’ont pas besoin d’utiliser les bons de commande, car leurs opérations sont simples et il y a très peu d’employés. Cependant, à mesure que les entreprises commencent à prendre de l’ampleur, il est très important d’avoir un système en place pour contrôler et suivre les bons de commande.

Les bons de commande constituent des accords juridiques entre vous, en tant qu’acheteur, et votre fournisseur. Ils vous lient à la commande que vous demandez et vous protègent contre les hausses de prix soudaines et les désaccords généraux sur les achats.

En interne, les bons de commande vous protègent également contre les commandes dupliquées, les achats non autorisés et les problèmes de paiement des commandes.

Grâce à ces contrôles, les bons de commande peuvent faire gagner du temps et de l’argent à votre entreprise et simplifier le processus de tenue de dossiers.

Si vous voulez en savoir plus sur les raisons pour lesquelles les bons de commande sont importants pour les petites entreprises, lisez cet article.

Comment se faisait le suivi des bons de commande

Bien que les bons de commande puissent simplifier la tenue des registres et l’approvisionnement, ils peuvent également devenir compliqués. Traditionnellement, les bons de commande étaient tous sur papier.

Deux copies ont dû être créées. Une copie a été envoyée au fournisseur, généralement par courrier, tandis qu’une autre copie a été enregistrée en interne. Avec toutes ces copies de bons de commande qui flottaient, il était facile pour les entreprises de s’enliser dans la tenue des registres des bons de commande.

Heureusement, il existe de nouvelles façons améliorées d’effectuer le suivi des bons de commande qui impliquent beaucoup moins de travail et qui sont relativement instantanées. Jetons un coup d’oeil.

Comment implémenter électroniquement le Suivi des bons de commande

Il existe plusieurs façons de suivre les bons de commande par voie électronique. Il s’agit notamment de systèmes basés sur Microsoft Excel, ainsi que d’applications dédiées à la gestion des achats et des stocks.

Utilisation d’Excel pour le suivi des bons de commande

L’un des moyens les plus élémentaires de configurer un système de suivi des bons de commande consiste à utiliser Excel. Vous pouvez acheter ou télécharger des modèles Excel de suivi des achats pour le suivi des bons de commande.

Les avantages de l’utilisation d’Excel pour le suivi des bons de commande sont que vous pouvez être relativement sûr qu’il y a peu ou pas d’erreurs de calcul dans vos bons de commande et que les documents ne seront pas perdus. Les PDV générés par Excel sont envoyés par e-mail, qui peuvent être suivis et récupérés. Les pos générés par Excel sont également stockés numériquement, ce qui est plus pratique que de les loger dans des classeurs, comme c’était le cas avec les POs sur papier.

Simultanément, il existe également un certain nombre d’inconvénients à l’utilisation d’Excel pour les bons de commande.

Tout d’abord, Excel POs peut être facilement envoyé par e-mail à la mauvaise personne. Ils pourraient même être envoyés accidentellement à quelqu’un en dehors de l’entreprise. Ils sont également relativement faciles à falsifier, et il n’y a aucun moyen de vérifier si une falsification s’est produite. Les points de vente sous forme Excel doivent également être imprimés pour les signatures d’approbation.

Les systèmes Excel PO manquent également de l’automatisation et de l’organisation des applications dédiées.

Malgré ces problèmes, de nombreuses entreprises utilisent toujours Excel. Cependant, des études montrent que son utilisation diminue.

Grâce aux inconvénients d’Excel pour les bons de commande et à son lent déclin de l’utilisation commerciale, vous pouvez opter pour l’un des deux systèmes de bons de commande électroniques suivants.

Systèmes d’approvisionnement

Les systèmes d’approvisionnement sont des applications riches en capacités qui non seulement génèrent des commandes d’achat et les suivent, mais s’intègrent également à d’autres systèmes (tels que les systèmes de fournisseurs) et gèrent l’ensemble des tâches d’administration des achats.

Pour la plupart des entreprises, c’est le meilleur moyen de suivre les bons de commande.

L’avantage primordial des systèmes d’approvisionnement est qu’ils automatisent une grande partie du processus de suivi des points de vente et rationalisent les flux de travail autour des points de vente.

Les systèmes basés sur le cloud permettent également un suivi des commandes en temps réel, depuis n’importe quel emplacement et n’importe quel appareil. Les employés peuvent consulter les bons de commande et voir instantanément à quel stade ils en sont.

Comme les bons de commande sont automatiquement liés aux factures correspondantes, cela élimine également le risque de mélanger les paiements à effectuer sur quels bons de commande.

Systèmes de gestion des stocks

Les systèmes de gestion des stocks sont très similaires aux systèmes d’approvisionnement. Il s’agit essentiellement de versions jumelées de systèmes d’approvisionnement. Les systèmes d’approvisionnement comprendront généralement la gestion des stocks, mais pas l’inverse.

Si vous n’avez pas besoin d’un système d’approvisionnement à grande échelle, vous pouvez utiliser un système d’inventaire pour suivre à la fois votre inventaire et vos bons de commande.

Les applications de gestion des stocks basées sur le Cloud offrent les mêmes avantages d’automatisation, de sécurité et de suivi en temps réel que les systèmes d’approvisionnement.

Quelle est la Meilleure Solution pour Vous ?

De nombreuses solutions d’approvisionnement et d’inventaire sont disponibles. Pour choisir le bon pour votre entreprise, vous devrez faire correspondre vos besoins aux capacités des solutions potentielles.

Si votre entreprise n’a que récemment atteint le stade où elle a besoin d’un suivi des bons de commande, l’un des meilleurs paris est d’opter pour une solution intuitive à utiliser et prenant en charge de nombreuses intégrations.

Êtes-Vous Prêt à Commencer à Mettre en œuvre le Suivi des Bons de commande?

Le suivi des bons de commande est essentiel à mettre en œuvre si votre entreprise se développe et atteint le stade où les bons de commande commencent à se compliquer.

Si votre entreprise a atteint ce stade, nous vous encourageons à consulter notre solution logicielle d’achat configurable. À seulement 10 $ par mois, votre entreprise peut avoir accès à une multitude d’outils et de systèmes qui non seulement suivront vos bons de commande, mais vous permettront également de mener à bien tous les processus d’approvisionnement de votre entreprise à partir d’une seule plateforme.

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