Bestilling Sporing: 3 Måter Å Spore Bestillinger

Bestilling Sporing: 3 Måter Å Spore Bestillinger

er bedriften implementere bestilling sporing? Hvis ikke, er det på tide å starte, selv om bedriften din fortsatt vokser.

faktisk-spesielt hvis den vokser.

Sporing Av Innkjøpsordrer er avgjørende for vellykket innkjøp. Hva mer, forskning har vist at effektiv bestilling sporing øker generelle organisatoriske ytelsen.

kjøpsordresporing kan imidlertid bli rotete hvis det ikke gjøres riktig. Dette gjelder spesielt hvis du gjør det på gammeldags måte. Det er derfor vi ønsker å dele med deg et par måter du kan begynne å implementere innkjøpsordresporing i 2020.

hvis firmaet ditt ennå ikke har satt opp sporing av innkjøpsordrer, eller drukner i et administrativt rot rundt innkjøpsordrene, les videre. Vi skal fylle deg inn på fordelene med innkjøpsordresporing, samt hvordan du implementerer den.

Hvorfor Innkjøpsordrer Er Viktige

Før vi kommer inn på hvordan du sporer innkjøpsordrer, la oss ta en titt på hvorfor innkjøpsordrer er viktige.

Mange små bedrifter trenger ikke å bruke bestillingsskjemaer, da driften er enkel og det er svært få ansatte. Men når bedrifter begynner å skalere, er det svært viktig å ha et system på plass for å kontrollere og holde oversikt over innkjøpsordrer.

Innkjøpsordrer fungerer som juridiske avtaler mellom deg som kjøper og din leverandør. De binder deg til bestillingen du ber om, og beskytter deg mot plutselige prisøkninger og generelle innkjøpsforskjeller.

internt beskytter innkjøpsordrer Deg Også Mot dupliserte ordrer, uautoriserte kjøp og problemer med ordrebetaling.

takket være disse kontrollene kan innkjøpsordrer spare bedriften både penger og tid og forenkle journalføringsprosessen.

hvis du vil vite mer om hvorfor innkjøpsordrer er viktige for små bedrifter, les dette innlegget.

Hvordan Innkjøpsordresporing Pleide Å Bli Gjort

selv om innkjøpsordrer kan forenkle journalføring og innkjøp, kan de også bli kompliserte. Tradisjonelt var innkjøpsordrer alle papirbaserte.

To kopier måtte opprettes. En ble sendt til leverandøren, vanligvis via post, mens en annen kopi ble holdt på posten internt. Med alle disse innkjøpsordre kopier flyter rundt, det var lett for bedrifter å overbelastes ned I PO journalføring.

Heldigvis er det nye og forbedrede måter å utføre innkjøpsordresporing som involverer mye mindre arbeid og som er relativt øyeblikkelige. La oss ta en titt.

Hvordan Elektronisk Implementere Innkjøpsordresporing

Det er noen måter du kan spore innkjøpsordrer elektronisk. Disse inkluderer Microsoft Excel-baserte systemer, samt dedikerte applikasjoner for innkjøp og lagerstyring.

Bruke Excel For Sporing Av Innkjøpsordrer

En av de mest grunnleggende måtene å sette opp et system for sporing av innkjøpsordrer er Ved Hjelp Av Excel. Du kan kjøpe Eller laste ned kjøp innkjøp sporing Excel maler for bestilling sporing.

fordelene ved Å bruke Excel for sporing av innkjøpsordrer er at du kan være relativt sikker på at det er få til ingen beregningsfeil i innkjøpsordrene dine, og at dokumentene ikke vil gå seg vill. Excel generert POs sendes via e-post, som kan spores og hentes. Excel generert POs lagres også digitalt, noe som er mer praktisk enn å bo dem i arkivskap, som det var tilfelle med papirbasert POs.

Samtidig er Det også en rekke ulemper ved Å bruke Excel for innkjøpsordrer.

For Det Første Kan Excel POs enkelt sendes til feil person. De kan til og med ved et uhell sendes til noen utenfor selskapet. De er også relativt enkle å tukle med, og det er ingen måte å verifisere om manipulering skjedde. POs I Excel-skjemaet må også skrives ut for godkjenning signaturer.

Excel PO-systemer mangler også automatisering og organisering som dedikerte applikasjoner har.

til tross for disse problemene bruker Mange bedrifter Fortsatt Excel. Studier viser imidlertid at bruken er avtagende.

takket være ulempene Med Excel for innkjøpsordrer, og den langsomme nedgangen i forretningsbruk, vil du kanskje velge ett av følgende to elektroniske innkjøpsordresystemer.

Innkjøpssystemer

Innkjøpssystemer er kapasitetsrike applikasjoner som ikke bare genererer innkjøpsordrer og sporer dem, men også integreres med andre systemer (for eksempel leverandørsystemer) og håndterer hele spekteret av innkjøpsadministrasjonsoppgaver.

for de fleste bedrifter er dette den beste måten å spore bestillinger på.

den overordnede fordelen med innkjøpssystemer er at de automatiserer en stor del AV PO-sporingsprosessen og effektiviserer arbeidsflyten rundt POs.

Skybaserte systemer tillater også sporing av kjøpsordrer i sanntid, fra hvor som helst og hvilken som helst enhet. Ansatte kan slå opp innkjøpsordrer og umiddelbart se på hvilket stadium de er.

da innkjøpsordrer automatisk kobles til tilsvarende fakturaer, eliminerer dette også faren for å blande opp hvilke betalinger som skal gjøres på hvilke innkjøpsordrer.

Lagerstyringssystemer

Lagerstyringssystemer ligner veldig på innkjøpssystemer. De er i hovedsak sammenkoblede versjoner av innkjøpssystemer. Anskaffelsessystemer vil generelt omfatte lagerstyring, men ikke omvendt.

hvis du ikke trenger et fullskala innkjøpssystem, kan du bruke et lagersystem til å spore både lageret og innkjøpsordrene.

Skybaserte lagerstyringsprogrammer har de samme fordelene med automatisering, sikkerhet og sporing i sanntid som innkjøpssystemer gjør.

Hvilken Er Den Beste Løsningen for Deg?

det finnes mange innkjøps-og lagerløsninger tilgjengelig. For å velge den rette for din bedrift, må du matche dine behov mot mulighetene til potensielle løsninger.

hvis bedriften din nylig har nådd det stadiet at den trenger sporing av innkjøpsordrer, er en av de beste spillene å gå med en løsning som er intuitiv å bruke og som støtter mange integrasjoner.

Er Du Klar Til Å Begynne Å Implementere Kjøpsordre Sporing?

Innkjøpsordresporing er viktig å implementere hvis bedriften din vokser og når scenen der innkjøpsordrer begynner å bli komplisert.

hvis bedriften din har nådd dette punktet, oppfordrer vi deg til å ta en titt på vår konfigurerbare innkjøpsprogramvareløsning. På bare $10 i måneden kan bedriften din få tilgang til en rekke verktøy og systemer som ikke bare sporer innkjøpsordrene dine—men lar deg utføre alle bedriftens innkjøpsprosesser fra en plattform.

hvis du er nølende med å betale for en tjeneste som du ikke har prøvd (eller dine behov er minimal) , kan du også dra nytte av vårt gratis grunnleggende tilbud.