Bästa praxis för efterlevnad: presentera för en styrelse
dela via LinkedIn, Twitter, Facebook, e-post
vissa chefer vi pratar om att ge en överensstämmelsepresentation till styrelsen en nervös upplevelse, medan andra verkar ta det i steg. Oavsett om du gillar din tid i centrum eller föredrar att det är över så snabbt som möjligt, kommer dessa 10 riktlinjer att hjälpa dig att presentera data på ett sätt som gör mer än att bara tillfredsställa styrelseledamöternas förtroendeansvar om riskreducering. De gör att du kan illustrera hur efterlevnad kan vara en viktig del av en livlig, framåtblickande tillväxtstrategi.
bästa praxis när du ger en Efterlevnadspresentation till styrelsen
organisera dina data och sätt dem i sammanhang
under din styrelsepresentation, låt dem veta att du är på toppen av data och använd den för att driva framåtblickande policyer som hjälper företaget att bli bättre på vad det gör. Ditt främsta mål bör vara att berätta en övertygande historia som är förstärkt med data—inte att presentera varje mått som du har mätt under det senaste kvartalet. Pare ner informationen i tydliga och koncisa sammanfattningar, till exempel hur många hotline samtal du har haft, hur många har lösts, eller var och varför du har lanserat nya riktlinjer. Var noga med att markera trender, hotspots eller områden med betydande förändringar—och inkludera sammanhang som kan hjälpa till att visa ”varför” bakom siffrorna.
har ett meddelande
även om det är viktigt att leverera en viktig uppsättning mätvärden i varje rapport, är det också viktigt att måla en bild för styrelsen med dina data. Detta visar att du förstår hur man styr efterlevnad, inte bara hantera det.
frågor att ställa dig själv: Vad är det du försöker säga? Behöver du rapportera om dåliga nyheter, och vad görs åt det? Rapporterar du om små nyheter, vilket borde vara en orsak till att visa din effektivitet?
oavsett vad du rapporterar, hitta historien som finns i data. Kanske gör du en punkt för mer compliance-investeringar-var stöder data att investeringen skulle ha en stark avkastning?
använd tydliga och enkla bilder
du kanske älskar kalkylblad och PowerPoints, men de kan vara tråkiga sätt att presentera information om de inte övervägs noggrant. Om du presenterar bilder med för mycket för mycket text och för många siffror, diagram och tabeller, kommer styrelsen att ställa ut och bara passivt ta emot din information. Du vill att de ska konsumera det aktivt, så att de inspireras av vad du säger.
om du har en administrativ assistent förbereda ditt material, se till att ge presentationen en verkställande touch – effektivisera och skära allt som inte är nödvändigt för styrelsen. Du kan förklara vad de ser, så att du inte behöver lägga allt i dina bilder.
var kort
överensstämmelse är ditt fält, inte deras. Medan du kan förbereda ett längre samtal, spara några detaljer för Q&A, när du kan dyka djupare in i de ämnen som intresserar din styrelse för att visa ditt kunskapsdjup. (Vill du förutse några av de frågor de kan ha? Ladda ner vår guide till de vanligaste frågorna under compliance presentationer till styrelsen).
rapportera vårtor
utelämna inte eller bagatellisera problemområden. För att utöva effektiv tillsyn bör styrelsen vara medveten om alla betydande risker, incidenter och felsteg. Dessa händer i alla företag, oavsett hur effektiv efterlevnad är-och din styrelse vet det. De kommer att bli misstänksamma om deras verkställande ansvarig för risk säger till dem att det inte finns någon risk.
efter att ha delat de dåliga nyheterna, ge en lösning som har en korrigerande handlingsplan och engagera styrelsen i dialog om sina tankar. Eftersom vissa styrelseledamöter bor på flera styrelser kan de redan ha sett något liknande och har bra förslag eller feedback för ditt korrigerande initiativ.
5 Don ’ ts när du ger en Compliance Presentation till styrelsen
bor inte i ett vakuum
ge en referensram för styrelsen genom att utnyttja benchmarking data, inklusive branschgenomsnitt, nuvarande bästa praxis och ditt eget företags tidigare framgångar. Benchmarking är ett av de enklaste och tydligaste sätten att visa att du är på toppen av ditt jobb och sätta dina resultat i sammanhang.
om du för närvarande inte benchmark, är det en bra tid att göra fallet för varför du borde: Gör det klart att tillsynsmyndigheter och tillsynsorgan kommer att jämföra ditt företag med andra i branschen om du kommer under utredning. Kommunicera att benchmarking bör vara en vanlig praxis och kommer att ge värdefullt foder för framtida diskussioner om programresultat, framsteg och resurser.
låtsas inte veta allt
det är okej att säga, ”Jag vet inte.”
att erkänna att du inte är säker på ett svar på en fråga—även under ett ögonblick som är lika viktigt som din kvartalsvisa överensstämmelsepresentation till styrelsen—är att föredra att ta en vild gissning eller slingrande runt ditt sinne för ett vagt svar. Om någon frågar dig en bra fråga som du inte vet svaret på, låt dem veta att det är en utmärkt fråga, att du hittar svaret på det och att du rapporterar tillbaka till dem om det. Gör då exakt det.
du kan inte och borde inte veta svaren på alla frågor du kan bli ombedd. Att vara beredd på vad du inte vet är en del av att vara väl förberedd.
inte vinge det
tal utbildare har alltid sina kunder öva tala. Om du förbereder dig mentalt, men faktiskt inte har pratat genom din presentation, kan du ställa in dig själv för katastrof.
planera ditt samtal och ge sedan samtalet till ditt tomma kontor. Eller din make. Eller hund. Tid det. Du kan även spela in det om du vill, för att se hur du låter och visas. Detta kan vara nästan lika nervpåfrestande som en verklig presentation, men förberedelserna och självkännedom kommer att gå en lång väg att hjälpa dig verkar kapabel och säker.
förväxla inte professionell med tråkig
det borde vara självklart att en compliance presentation till styrelsen–även en du känner väl–bör göras professionellt. Lämplig klänning, noggrant språk, och engagerande samtal som undviker att bli för personliga förväntas alla.
men det betyder inte att du inte kan ta med humor eller lite personlig känsla i din styrelsepresentation. Styrelsen vill inte ha en stel, alltför polerad rapport. Var beredd nog att presentera dina data och slutsatser på ett konversationellt sätt som är vänligt och tillgängligt, inte styvt och företag.
du presenterar inte för en domare, utan för kollegor—så att hitta den söta platsen mellan professionell och konversation kan göra de data du presenterar mer minnesvärda och få din presentation till liv.
skär inte tid från Q& a
din styrelse kommer—och borde—ha frågor, så lämna dem tid att fråga dem. Det är en möjlighet att visa din skicklighet och effektivitet samtidigt som du deltar i ett mer interaktivt forum.
kolla in vår lista med 45 vanliga frågor under compliance presentationer till styrelsen. Förbered svar på dessa frågor och kunna borra ner i eventuella oegentligheter, trender eller viktiga incidenter för att kommunicera vad som händer.
se till att du är uppdaterad om aktuella händelser–fram till dagen för din presentation. Tänk på om någon av dem kan påverka ditt företag och i så fall vad du funderar på att hålla dig före problemet och ut ur rubrikerna.
45 Vanliga frågor under efterlevnadspresentationer till styrelsen
var så förberedd som möjligt och förutse de frågor du sannolikt kommer att få med hjälp av vår gratis e-bok, 45 frågor som din styrelse kommer att ställa om ditt efterlevnadsprogram.