Mejores prácticas de cumplimiento: Presentar a una Junta Directiva
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Algunos ejecutivos con los que hablamos encuentran que dar una presentación de cumplimiento a la junta directiva es una experiencia estresante, mientras que otros parecen tomárselo con calma. Ya sea que le guste su tiempo en el centro del escenario o prefiera que termine lo más rápido posible, estas 10 pautas lo ayudarán a presentar los datos de una manera que haga más que satisfacer la responsabilidad fiduciaria de los miembros de la junta directiva sobre la mitigación de riesgos. Le permitirán ilustrar cómo el cumplimiento puede ser una parte vital de una estrategia de crecimiento vibrante y con visión de futuro.
Mejores prácticas Al presentar una Presentación de cumplimiento al Consejo de Administración
Organice sus datos y póngalos en contexto
Durante su presentación al consejo de administración, hágales saber que está al tanto de los datos y úselos para impulsar políticas con visión de futuro que ayuden a la empresa a mejorar en lo que hace. Tu objetivo principal debe ser contar una historia convincente que se refuerce con datos, no presentar todas las métricas que has medido en el último trimestre. Reduzca la información en resúmenes claros y concisos, como cuántas llamadas de línea directa ha recibido, cuántas se han resuelto o dónde y por qué ha lanzado nuevas políticas. Asegúrese de resaltar las tendencias, los puntos calientes o las áreas de cambio significativo, e incluya el contexto que pueda ayudar a demostrar el «por qué» detrás de los números.
TIENE un mensaje
Si bien es importante entregar un conjunto clave de métricas en cada informe, también es importante pintar un cuadro para el tablero con sus datos. Esto demuestra que entiende cómo dirigir el cumplimiento, no solo cómo administrarlo.
Preguntas que debe hacerse: ¿Qué está tratando de decir? ¿Necesitas informar sobre malas noticias y qué se está haciendo al respecto? ¿Está informando sobre pequeñas noticias, que deberían ser una causa para demostrar su efectividad?
No importa lo que estés reportando, busca la historia que está en los datos. Tal vez esté haciendo hincapié en una mayor inversión en cumplimiento: ¿dónde respaldan los datos que la inversión tendría un fuerte retorno?
Utilice imágenes claras y simples
Puede que le gusten las hojas de cálculo y los PowerPoints, pero pueden ser formas aburridas de presentar información si no se consideran cuidadosamente. Si presenta diapositivas con demasiado texto y demasiados números, gráficos y tablas, el tablero se desconectará y simplemente recibirá pasivamente su información. Quieres que lo consuman activamente, para que se inspiren en lo que estás diciendo.
Si tiene un asistente administrativo que prepare sus materiales, asegúrese de darle a la presentación un toque ejecutivo: agilice y corte todo lo que no sea necesario para la pizarra. Puedes explicar lo que están viendo, para que no tengas que poner todo en tus imágenes.
SEA breve
El cumplimiento es su campo, no el de ellos. Si bien puedes preparar una charla más larga, guarda algunos detalles para la Q&A, cuando puedas profundizar en los temas que interesan a tu tablero para demostrar tu profundidad de conocimiento. (¿Desea anticipar algunas de las preguntas que puedan tener? Descargue nuestra guía de las preguntas más frecuentes durante las presentaciones de cumplimiento a la junta directiva).
Reporte las verrugas
No omita ni minimice las áreas problemáticas. Para ejercer una supervisión eficaz, la junta debe estar al tanto de todos los riesgos, incidentes y pasos en falso significativos. Esto sucede en todas las empresas, sin importar cuán efectivo sea el cumplimiento, y su junta directiva lo sabe. Sospecharán si su ejecutivo a cargo del riesgo les dice que no hay riesgo.
Después de compartir las malas noticias, proporcione una solución que tenga un plan de acción correctiva e involucre a la junta directiva en un diálogo sobre sus pensamientos. Dado que algunos miembros de la junta residen en varias juntas, es posible que ya hayan visto algo similar y tengan buenas sugerencias o comentarios para su iniciativa correctiva.
5 No debe hacer Al presentar una Presentación de Cumplimiento a la Junta Directiva
NO viva en el vacío
Proporcione un marco de referencia para la junta aprovechando los datos de referencia, incluidos los promedios de la industria, las mejores prácticas actuales y los éxitos pasados de su propia empresa. La evaluación comparativa es una de las formas más fáciles y claras de demostrar que estás en la cima de tu trabajo y poner tus resultados en contexto.
Si actualmente no comparas, es un buen momento para argumentar por qué deberías hacerlo: Deje en claro que los reguladores y las agencias de aplicación de la ley compararán su empresa con otras en la industria si usted es investigado. Comunicar que la evaluación comparativa debe ser una práctica estándar, y proporcionará un valioso material para la discusión futura sobre los resultados del programa, el progreso y la asignación de recursos.
NO pretendas saberlo todo
Está bien decir, » No lo sé.»
Admitir que no está seguro de una respuesta a una pregunta, incluso durante un momento tan importante como su presentación trimestral de cumplimiento al consejo, es preferible a adivinar o serpentear por su mente para obtener una respuesta vaga. Si alguien te hace una buena pregunta para la que no sabes la respuesta, hazle saber que es una pregunta excelente, que encontrarás la respuesta y que le informarás al respecto. Entonces haz exactamente eso.
No puedes ni debes saber las respuestas a todas las preguntas que te puedan hacer. Estar preparado para lo que no sabes es parte de estar bien preparado.
NO improvisar
Los entrenadores de habla siempre tienen a sus clientes practicando el habla. Si se prepara mentalmente, pero en realidad no ha hablado de su presentación, podría estar preparándose para el desastre.
Planifique su charla y, a continuación, dé la charla a su oficina vacía. O su cónyuge. O perro. Tiempo. Incluso puedes grabarlo si quieres, para ver cómo suenas y apareces. Esto puede ser casi tan estresante como una presentación real, pero la preparación y el autoconocimiento ayudarán en gran medida a que parezca capaz y confiado.
NO confunda profesional con aburrido
No hace falta decir que una presentación de cumplimiento al consejo, incluso una que usted conozca bien, debe hacerse profesionalmente. Vestimenta adecuada, lenguaje cuidadoso y conversaciones atractivas que eviten volverse demasiado personales son de esperar.
Pero eso no significa que no pueda aportar sentido del humor o un poco de estilo personal a la presentación de su junta directiva. La junta no quiere un informe rígido y demasiado pulido. Esté lo suficientemente preparado para presentar sus datos y conclusiones de una manera conversacional que sea amigable y accesible, no rígida y corporativa.
No está presentando a un juez, sino a colegas, por lo que encontrar ese punto óptimo entre lo profesional y lo conversacional puede hacer que los datos que está presentando sean más memorables y que su presentación cobre vida.
NO reduzca el tiempo de Q& A
Su tablero tendrá, y debería, preguntas, así que déjeles tiempo para que las hagan. Es una oportunidad para demostrar tu perspicacia y efectividad mientras participas en un foro más interactivo.
Consulte nuestra lista de 45 preguntas frecuentes durante las presentaciones de cumplimiento ante la junta. Prepare respuestas a esas preguntas y sea capaz de profundizar en cualquier irregularidad, tendencia o incidente clave para comunicar lo que está sucediendo.
Asegúrate de estar al día de los eventos actuales, hasta el día de tu presentación. Considere si alguno de ellos podría afectar a su empresa y, de ser así, lo que está considerando para mantenerse al margen del problema y fuera de los titulares.
45 Preguntas frecuentes durante las presentaciones de cumplimiento a la Junta Directiva
Esté lo más preparado posible y anticipe las preguntas que probablemente reciba utilizando nuestro Libro electrónico gratuito, 45 Preguntas Que Su Junta Directiva Le Hará Sobre Su Programa de Cumplimiento.