Bonnes pratiques de conformité : Présenter à un Conseil d’administration
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Certains dirigeants à qui nous parlons trouvent que donner une présentation de conformité au conseil d’administration est une expérience éprouvante, tandis que d’autres semblent la prendre dans la foulée. Que vous aimiez passer du temps sur la scène centrale ou que vous préfériez que ce soit terminé le plus rapidement possible, ces 10 lignes directrices vous aideront à présenter les données d’une manière qui ne se limite pas à satisfaire la responsabilité fiduciaire des membres du conseil d’administration en matière d’atténuation des risques. Ils vous permettront d’illustrer comment la conformité peut être un élément essentiel d’une stratégie de croissance dynamique et tournée vers l’avenir.
Bonnes pratiques Lors d’une présentation de conformité au Conseil d’administration
Organisez vos données et mettez-les en contexte
Lors de votre présentation au Conseil d’administration, faites-leur savoir que vous êtes au top des données et utilisez-les pour élaborer des politiques prospectives qui aident l’entreprise à devenir meilleure dans ce qu’elle fait. Votre objectif principal devrait être de raconter une histoire convaincante renforcée par des données, et non de présenter toutes les mesures que vous avez mesurées au cours du dernier trimestre. Réduisez les informations en résumés clairs et concis, tels que le nombre d’appels de hotline que vous avez eus, le nombre d’appels résolus, ou où et pourquoi vous avez lancé de nouvelles stratégies. Assurez—vous de mettre en évidence les tendances, les points chauds ou les zones de changement important – et d’inclure le contexte qui peut aider à démontrer le « pourquoi » derrière les chiffres.
AVOIR un message
Bien qu’il soit important de fournir un ensemble de mesures clés dans chaque rapport, il est également important de brosser un tableau pour le tableau avec vos données. Cela montre que vous comprenez comment piloter la conformité, pas seulement la gérer.
Questions à vous poser : Qu’est-ce que vous essayez de dire? Avez-vous besoin de signaler les mauvaises nouvelles et que fait-on à ce sujet? Faites-vous des reportages sur de petites nouvelles, ce qui devrait être une cause de démonstration de votre efficacité?
Peu importe ce que vous rapportez, trouvez l’histoire qui se trouve dans les données. Peut–être faites-vous un point pour un investissement plus conforme – où les données confirment-elles que l’investissement aurait un fort rendement?
UTILISEZ des visuels clairs et simples
Vous adorerez peut-être les feuilles de calcul et les PowerPoints, mais ils peuvent être des moyens ennuyeux de présenter des informations s’ils ne sont pas soigneusement considérés. Si vous présentez des diapositives avec trop de texte et trop de chiffres, de graphiques et de tableaux, le tableau se déconnectera et recevra simplement passivement vos informations. Vous voulez qu’ils le consomment activement, afin qu’ils soient inspirés par ce que vous dites.
Si vous avez un assistant administratif pour préparer vos documents, assurez–vous de donner à la présentation une touche exécutive – rationalisez et coupez tout ce qui n’est pas nécessaire pour le conseil. Vous pouvez expliquer ce qu’ils voient, afin de ne pas avoir à tout mettre dans vos visuels.
SOYEZ bref
La conformité est votre domaine, pas le leur. Bien que vous puissiez préparer une conversation plus longue, enregistrez quelques détails pour la Q & A, lorsque vous pourrez approfondir les sujets qui intéressent votre forum pour démontrer votre profondeur de connaissances. (Vous voulez anticiper certaines des questions qu’ils peuvent avoir? Téléchargez notre guide des questions les plus fréquemment posées lors des présentations de conformité au conseil d’administration).
SIGNALEZ les verrues
N’omettez pas ou ne minimisez pas les zones à problèmes. Pour exercer une surveillance efficace, le conseil doit être conscient de tous les risques, incidents et faux pas importants. Cela se produit dans toutes les entreprises, quelle que soit l’efficacité de la conformité — et votre conseil d’administration le sait. Ils se méfieront si leur responsable du risque leur dit qu’il n’y a pas de risque.
Après avoir partagé la mauvaise nouvelle, fournissez une solution dotée d’un plan de mesures correctives et engagez le conseil dans un dialogue sur ses pensées. Étant donné que certains membres du conseil d’administration siègent à plusieurs conseils d’administration, ils ont peut-être déjà vu quelque chose de similaire et ont de bonnes suggestions ou commentaires pour votre initiative corrective.
5 À ne pas faire Lors d’une présentation de conformité au Conseil d’administration
NE VIVEZ PAS dans le vide
Fournissez un cadre de référence au conseil d’administration en tirant parti des données d’analyse comparative, y compris les moyennes du secteur, les meilleures pratiques actuelles et les succès passés de votre propre entreprise. L’analyse comparative est l’un des moyens les plus simples et les plus clairs de montrer que vous êtes au top de votre travail et de mettre vos résultats en contexte.
Si vous ne faites pas de référence actuellement, c’est le bon moment pour expliquer pourquoi vous devriez: Indiquez clairement que les organismes de réglementation et les organismes d’application de la loi compareront votre entreprise à d’autres du secteur si vous faites l’objet d’une enquête. Faites savoir que l’analyse comparative devrait être une pratique courante et qu’elle fournira un aliment précieux pour les discussions futures sur les résultats du programme, les progrès et le renouvellement des ressources.
NE prétends PAS tout savoir
C’est normal de dire: « Je ne sais pas. »
Admettre que vous n’êtes pas sûr d’une réponse à une question — même pendant un moment aussi important que votre présentation trimestrielle de conformité au conseil d’administration — est préférable à une supposition sauvage ou à des méandres dans votre esprit pour obtenir une réponse vague. Si quelqu’un vous pose une bonne question à laquelle vous ne connaissez pas la réponse, faites-lui savoir que c’est une excellente question, que vous y trouverez la réponse et que vous lui en ferez rapport. Alors faites exactement cela.
Vous ne pouvez pas et ne devriez pas connaître les réponses à toutes les questions qui pourraient vous être posées. Être prêt pour ce que vous ne savez pas fait partie d’être bien préparé.
NE LE VOILEZ PAS
Les formateurs d’élocution font toujours en sorte que leurs clients s’entraînent à parler. Si vous vous préparez mentalement, mais que vous n’avez pas vraiment parlé de votre présentation, vous pourriez vous préparer au désastre.
Planifiez votre conférence, puis donnez-la à votre bureau vide. Ou votre conjoint. Ou un chien. Chronométrez-le. Vous pouvez même l’enregistrer si vous le souhaitez, pour voir comment vous sonnez et apparaissez. Cela peut être presque aussi éprouvant pour les nerfs qu’une présentation réelle, mais la préparation et la connaissance de soi contribueront grandement à vous aider à paraître capable et confiant.
NE confondez PAS professionnel avec ennuyeux
Il va sans dire qu’une présentation de conformité au conseil – même celle que vous connaissez bien – doit être faite de manière professionnelle. Une tenue vestimentaire appropriée, un langage soigné et des conversations engageantes qui évitent de devenir trop personnelles sont tous attendus.
Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas apporter un sens de l’humour ou un peu de flair personnel dans votre présentation du conseil d’administration. Le conseil ne veut pas d’un rapport rigide et trop poli. Soyez suffisamment préparé pour présenter vos données et vos conclusions de manière conversationnelle, conviviale et accessible, et non rigide et professionnelle.
Vous ne présentez pas à un juge, mais à des collègues — ainsi, trouver ce juste milieu entre professionnel et conversationnel peut rendre les données que vous présentez plus mémorables et donner vie à votre présentation.
NE réduisez PAS le temps de Q & A
Votre tableau aura — et devrait – avoir des questions, alors laissez-lui le temps de les poser. C’est l’occasion de démontrer votre perspicacité et votre efficacité tout en vous engageant dans un forum plus interactif.
Consultez notre liste de 45 questions fréquemment posées lors des présentations de conformité au conseil. Préparez les réponses à ces questions et soyez en mesure d’analyser les irrégularités, les tendances ou les incidents clés pour communiquer ce qui se passe.
Assurez–vous d’être au courant de l’actualité jusqu’au jour de votre présentation. Déterminez si l’un d’entre eux pourrait avoir un impact sur votre entreprise et, dans l’affirmative, ce que vous envisagez de faire pour rester à l’avant-garde du problème et en dehors des gros titres.
45 FAQ lors des présentations de conformité au Conseil d’administration
Soyez aussi préparé que possible et anticipez les questions que vous êtes susceptible de recevoir en utilisant notre eBook gratuit, 45 Questions que Votre Conseil Posera sur Votre Programme de conformité.