Best Practices für Compliance: Präsentation vor einem Verwaltungsrat
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Einige Führungskräfte, mit denen wir sprechen, empfinden es als nervenaufreibend, dem Verwaltungsrat eine Compliance-Präsentation zu präsentieren, während andere dies anscheinend ernst nehmen. Egal, ob Sie Ihre Zeit im Mittelpunkt haben oder es vorziehen, so schnell wie möglich vorbei zu sein, Diese 10 Richtlinien helfen Ihnen dabei, Daten so zu präsentieren, dass Sie nicht nur der treuhänderischen Verantwortung der Vorstandsmitglieder für die Risikominderung gerecht werden. Sie veranschaulichen, wie Compliance ein wichtiger Bestandteil einer dynamischen, zukunftsorientierten Wachstumsstrategie sein kann.
Best Practices Bei einer Compliance-Präsentation vor dem Verwaltungsrat
Organisieren Sie Ihre Daten und setzen Sie sie in einen Kontext
Lassen Sie sie während Ihrer Präsentation im Verwaltungsrat wissen, dass Sie die Daten im Griff haben, und nutzen Sie sie, um zukunftsgerichtete Richtlinien voranzutreiben, die dem Unternehmen helfen, besser zu werden. Ihr primäres Ziel sollte es sein, eine überzeugende Geschichte zu erzählen, die mit Daten untermauert wird — nicht jede Metrik zu präsentieren, die Sie im letzten Quartal gemessen haben. Teilen Sie die Informationen in klare und prägnante Zusammenfassungen auf, z. B. wie viele Hotline-Anrufe Sie hatten, wie viele gelöst wurden oder wo und warum Sie neue Richtlinien eingeführt haben. Stellen Sie sicher, dass Sie Trends, Hotspots oder Bereiche mit erheblichen Veränderungen hervorheben — und fügen Sie einen Kontext hinzu, der das „Warum“ hinter den Zahlen veranschaulichen kann.
Haben Sie eine Nachricht
Es ist zwar wichtig, in jedem Bericht einen Schlüsselsatz von Metriken bereitzustellen, es ist jedoch auch wichtig, mit Ihren Daten ein Bild für das Board zu zeichnen. Dies zeigt, dass Sie verstehen, wie Sie Compliance steuern und nicht nur verwalten können.
Fragen, die du dir stellen solltest: Was versuchst du zu sagen? Müssen Sie über schlechte Nachrichten berichten und was wird dagegen unternommen? Berichten Sie über kleine Neuigkeiten, die Anlass sein sollten, Ihre Effektivität zu demonstrieren?
Egal, was Sie berichten, finden Sie die Geschichte, die in den Daten enthalten ist. Vielleicht machen Sie einen Punkt für mehr Compliance-Investitionen – wo unterstützen die Daten, dass die Investition eine starke Rendite hätte?
Verwenden Sie klare und einfache Grafiken
Sie mögen Tabellenkalkulationen und PowerPoints lieben, aber sie können langweilige Möglichkeiten sein, Informationen zu präsentieren, wenn sie nicht sorgfältig abgewogen werden. Wenn Sie Folien mit zu viel zu viel Text und zu vielen Zahlen präsentieren, Diagramme, und Tabellen, Das Board schaltet sich ab und empfängt Ihre Informationen lediglich passiv. Sie möchten, dass sie es aktiv konsumieren, damit sie von dem inspiriert werden, was Sie sagen.
Wenn Sie einen Verwaltungsassistenten haben, der Ihre Materialien vorbereitet, achten Sie darauf, der Präsentation eine exekutive Note zu geben – rationalisieren und schneiden Sie alles, was für den Vorstand nicht notwendig ist. Sie können erklären, was sie sehen, damit Sie nicht alles in Ihre Bilder einfügen müssen.
Fassen Sie sich kurz
Compliance ist Ihr Feld, nicht ihres. Während Sie einen längeren Vortrag vorbereiten können, speichern Sie einige Details für das Q& A, wenn Sie tiefer in die Themen eintauchen können, die Ihr Board interessieren, um Ihre Tiefe des Wissens zu demonstrieren. (Möchten Sie einige der Fragen vorwegnehmen, die sie möglicherweise haben? Laden Sie unseren Leitfaden zu den am häufigsten gestellten Fragen (Compliance-Präsentationen vor dem Verwaltungsrat) herunter.
Melden Sie die Warzen
Problembereiche nicht weglassen oder herunterspielen. Um eine wirksame Aufsicht auszuüben, sollte sich der Verwaltungsrat aller wesentlichen Risiken, Vorfälle und Fehltritte bewusst sein. Das passiert in jedem Unternehmen, egal wie effektiv Compliance ist – und Ihr Vorstand weiß das. Sie werden misstrauisch, wenn ihre für das Risiko zuständige Führungskraft ihnen sagt, dass kein Risiko besteht.
Nachdem Sie die schlechten Nachrichten geteilt haben, stellen Sie eine Lösung bereit, die einen Korrekturaktionsplan enthält, und führen Sie den Vorstand in einen Dialog über ihre Gedanken. Da einige Vorstandsmitglieder in mehreren Gremien tätig sind, haben sie möglicherweise bereits etwas Ähnliches gesehen und haben gute Vorschläge oder Feedback für Ihre Korrekturinitiative.
5 Don’ts Bei einer Compliance-Präsentation vor dem Verwaltungsrat
Leben SIE NICHT im luftleeren Raum
Geben Sie dem Verwaltungsrat einen Bezugsrahmen, indem Sie Benchmarking-Daten wie Branchendurchschnitte, aktuelle Best Practices und die bisherigen Erfolge Ihres eigenen Unternehmens nutzen. Benchmarking ist eine der einfachsten und klarsten Möglichkeiten, um zu zeigen, dass Sie Ihre Arbeit im Griff haben, und Ihre Ergebnisse in einen Kontext zu stellen.
Wenn Sie derzeit kein Benchmark durchführen, ist es ein guter Zeitpunkt, um zu begründen, warum Sie dies tun sollten: Stellen Sie klar, dass Aufsichtsbehörden und Strafverfolgungsbehörden Ihr Unternehmen mit anderen in der Branche vergleichen werden, wenn Sie untersucht werden. Kommunizieren Sie, dass Benchmarking eine Standardpraxis sein sollte und wertvolles Futter für zukünftige Diskussionen über Programmergebnisse, Fortschritte und Ressourcen liefern wird.
GIB NICHT vor, alles zu wissen
Es ist in Ordnung zu sagen: „Ich weiß es nicht.“
Zuzugeben, dass Sie sich einer Antwort auf eine Frage nicht sicher sind — selbst in einem so wichtigen Moment wie Ihrer vierteljährlichen Compliance—Präsentation vor dem Board – ist vorzuziehen, als eine wilde Vermutung anzustellen oder sich um eine vage Antwort zu schlängeln. Wenn Ihnen jemand eine gute Frage stellt, auf die Sie die Antwort nicht kennen, lassen Sie ihn wissen, dass es sich um eine hervorragende Frage handelt, dass Sie die Antwort darauf finden und dass Sie ihm darüber Bericht erstatten. Dann mach genau das.
Sie können und sollten die Antworten auf alle Fragen, die Ihnen gestellt werden, nicht kennen. Auf das vorbereitet zu sein, was man nicht weiß, gehört dazu, gut vorbereitet zu sein.
DON’T wing it
Sprachtrainer lassen ihre Kunden immer das Sprechen üben. Wenn Sie sich mental vorbereiten, aber Ihre Präsentation noch nicht durchgesprochen haben, könnten Sie sich auf eine Katastrophe einstellen.
Planen Sie Ihren Vortrag und halten Sie den Vortrag dann in Ihrem leeren Büro. Oder Ihr Ehepartner. Oder Hund. Zeit es. Sie können es sogar aufnehmen, wenn Sie möchten, um zu sehen, wie Sie klingen und erscheinen. Dies kann fast so nervenaufreibend sein wie eine tatsächliche Präsentation, Aber die Vorbereitung und die Selbsterkenntnis tragen wesentlich dazu bei, dass Sie fähig und selbstbewusst erscheinen.
Professionell NICHT mit langweilig verwechseln
Es sollte selbstverständlich sein, dass eine Compliance–Präsentation vor dem Vorstand – auch wenn Sie sie gut kennen – professionell durchgeführt wird. Angemessene Kleidung, sorgfältige Sprache und anregende Gespräche, die nicht zu persönlich werden, werden erwartet.
Aber das bedeutet nicht, dass Sie keinen Sinn für Humor oder ein wenig persönliches Flair in Ihre Board of Directors-Präsentation einbringen können. Der Vorstand will keinen steifen, zu polierten Bericht. Seien Sie bereit genug, um Ihre Daten und Schlussfolgerungen in einer Konversationsweise zu präsentieren, die freundlich und zugänglich ist, nicht steif und korporativ.
Sie präsentieren nicht vor einem Richter, sondern vor Kollegen — wenn Sie also den optimalen Punkt zwischen professionell und Konversation finden, können die Daten, die Sie präsentieren, unvergesslicher werden und Ihre Präsentation zum Leben erwecken.
NIMM DIR KEINE Zeit von Q&A
Dein Board wird — und sollte – Fragen haben, also lass ihm Zeit, sie zu stellen. Es ist eine Gelegenheit, Ihren Scharfsinn und Ihre Effektivität zu demonstrieren, während Sie an einem interaktiveren Forum teilnehmen.
Lesen Sie unsere Liste mit 45 häufig gestellten Fragen während der Compliance-Präsentationen vor dem Board. Bereiten Sie Antworten auf diese Fragen vor und können Sie Unregelmäßigkeiten, Trends oder wichtige Vorfälle aufschlüsseln, um zu kommunizieren, was passiert.
Informieren Sie sich über aktuelle Ereignisse – bis zum Tag Ihrer Präsentation. Überlegen Sie, ob sich einer von ihnen auf Ihr Unternehmen auswirken könnte, und wenn ja, was Sie in Betracht ziehen, um dem Thema einen Schritt voraus zu sein und sich aus den Schlagzeilen herauszuhalten.
45 FAQs während der Compliance-Präsentationen vor dem Verwaltungsrat
Seien Sie so vorbereitet wie möglich und antizipieren Sie die Fragen, die Sie wahrscheinlich mit unserem kostenlosen eBook erhalten werden, 45 Fragen, die Ihr Board zu Ihrem Compliance-Programm stellen wird.