Compliance Best Practices: præsentere for en bestyrelse
Del via LinkedIn, kvidre, Facebook, Email
nogle ledere vi taler for at finde en compliance præsentation til bestyrelsen en nervepirrende oplevelse, mens andre synes at tage det i skridt. Uanset om du kan lide din tid på center stage eller foretrækker, at det er overstået så hurtigt som muligt, vil disse 10 retningslinjer hjælpe dig med at præsentere data på en måde, der gør mere end bare at tilfredsstille bestyrelsesmedlemmernes tillidsmæssige ansvar for risikoreduktion. De giver dig mulighed for at illustrere, hvordan overholdelse kan være en vigtig del af en levende, fremadrettet vækststrategi.
bedste praksis når du giver en Compliance-præsentation til bestyrelsen
Organiser dine data og sæt dem i kontekst
under din bestyrelsespræsentation, lad dem vide, at du er på toppen af dataene, og brug dem til at drive fremadrettede politikker, der hjælper virksomheden med at blive bedre til, hvad den gør. Dit primære mål bør være at fortælle en overbevisende historie, der er forstærket med data—ikke at præsentere hver måling, du har målt i løbet af det sidste kvartal. Pare ned oplysningerne i klare og koncise oversigter, såsom hvor mange hotline opkald, du har haft, hvor mange er blevet løst, eller hvor og hvorfor du har lanceret nye politikker. Sørg for at fremhæve tendenser, hot spots eller områder med betydelig ændring—og inkluder kontekst, der kan hjælpe med at demonstrere “hvorfor” bag tallene.
har du en besked
selvom det er vigtigt at levere et nøglesæt af målinger i hver rapport, er det også vigtigt at male et billede til tavlen med dine data. Dette viser, at du forstår, hvordan du styrer overholdelse, ikke kun styrer det.
spørgsmål at stille dig selv: Hvad er det du prøver at sige? Har du brug for at rapportere om dårlige nyheder, og hvad der gøres ved det? Rapporterer du om små nyheder, hvilket burde være en grund til at demonstrere din effektivitet?
uanset hvad du rapporterer, find den historie, der er i dataene. Måske gør du et punkt for mere compliance – investering-hvor understøtter dataene, at investeringen ville have et stærkt afkast?
brug klare og enkle billeder
du kan elske regneark og Magtpunkter, men de kan være kedelige måder at præsentere information på, hvis de ikke overvejes nøje. Hvis du præsenterer dias med for meget for meget tekst og for mange tal, diagrammer og tabeller, vil bestyrelsen tune ud og blot passivt modtage dine oplysninger. Du vil have dem til aktivt at forbruge det, så de er inspireret af det, du siger.
hvis du har en administrativ assistent forberede dine materialer, skal du sørge for at give præsentationen en udøvende touch – strømline og skære noget, der ikke er nødvendigt for bestyrelsen. Du kan forklare, hvad de ser, så du ikke behøver at lægge alt i dine billeder.
vær kort
overholdelse er dit felt, ikke deres. Mens du kan forberede en længere tale, skal du gemme nogle detaljer til spørgsmål&A, når du kan dykke dybere ned i de emner, der interesserer dit bord for at demonstrere din dybde af viden. (Vil du forudse nogle af de spørgsmål, de måtte have? Hent vores guide til de oftest stillede spørgsmål under compliance præsentationer til bestyrelsen).
rapporter vorterne
udelad eller bagatelliser ikke problemområder. At udøve effektivt tilsyn, bestyrelsen skal være opmærksom på alle væsentlige risici, hændelser, og fejltrin. Disse sker i enhver virksomhed, uanset hvor effektiv overholdelse er-og dit bestyrelse ved det. De bliver mistænkelige, hvis deres direktør med ansvar for risiko fortæller dem, at der ikke er nogen risiko.
efter at have delt de dårlige nyheder, skal du give en løsning, der har en korrigerende handlingsplan, og engagere bestyrelsen i dialog om deres tanker. Da nogle bestyrelsesmedlemmer bor på flere bestyrelser, har de måske allerede set noget lignende og har gode forslag eller feedback til dit korrigerende initiativ.
5 Don ‘ ts når du giver en Compliance præsentation til bestyrelsen
lever ikke i et vakuum
Giv en referenceramme for bestyrelsen ved at udnytte benchmarking data, herunder branchens gennemsnit, nuværende bedste praksis og din egen virksomheds tidligere succeser. Benchmarking er en af de nemmeste og klareste måder at vise, at du er på toppen af dit job, og sætte dine resultater i sammenhæng.
hvis du ikke i øjeblikket benchmark, er det et godt tidspunkt at gøre sagen for, hvorfor du skal: Gør det klart, at tilsynsmyndigheder og håndhævelsesorganer vil sammenligne din virksomhed med andre i branchen, hvis du bliver undersøgt. Kommuniker, at benchmarking skal være en standardpraksis, og vil give værdifuldt foder til fremtidig diskussion om programresultater, fremskridt, og ressourcer.
lad ikke som om du ved det hele
det er okay at sige, “Jeg ved det ikke.”
at indrømme, at du ikke er sikker på et svar på et spørgsmål—selv i et øjeblik, der er så vigtigt som din kvartalsvise overholdelsespræsentation for bestyrelsen—foretrækkes frem for at tage et vildt gæt eller bugtende rundt om dit sind for et vagt svar. Hvis nogen stiller dig et godt spørgsmål, du ikke kender svaret på, så lad dem vide, at det er et fremragende spørgsmål, at du finder svaret på det, og at du rapporterer tilbage til dem om det. Så gør præcis det.
du kan ikke og bør ikke kende svarene på alle de spørgsmål, du måtte blive stillet. At være forberedt på det, du ikke ved, er en del af at være godt forberedt.
ikke fløj det
Taletræner har altid deres klienter praksis med at tale. Hvis du forbereder dig mentalt, men faktisk ikke har talt gennem din præsentation, kan du sætte dig op for katastrofe.
Planlæg din tale, og giv derefter foredraget til dit tomme Kontor. Eller din ægtefælle. Eller hund. Tid til det. Du kan endda optage det, hvis du vil, for at se, hvordan du lyder og vises. Dette kan være næsten lige så nervepirrende som en faktisk præsentation, men forberedelsen og selvkendskabet vil gå langt for at hjælpe dig med at virke dygtig og selvsikker.
forveksl ikke professionel med kedelig
det skal være en selvfølge, at en compliance–præsentation til bestyrelsen–selv en, du kender godt-skal udføres professionelt. Passende kjole, omhyggeligt sprog og engagerende samtaler, der undgår at blive for personlige, forventes alle.
men det betyder ikke, at du ikke kan bringe en sans for humor eller lidt personlig flair ind i din bestyrelsespræsentation. Bestyrelsen ønsker ikke en stiv, for poleret rapport. Vær forberedt nok til at præsentere dine data og konklusioner på en samtale måde, der er venlig og tilgængelig, ikke stiv og corporate.
du præsenterer ikke for en dommer, men for kolleger—så at finde det søde sted mellem professionel og samtale kan gøre de data, du præsenterer, mere mindeværdige og bringe din præsentation til liv.
skær ikke tiden fra spørgsmål&A
dit bord vil—og bør—have spørgsmål, så lad dem tid til at stille dem. Det er en mulighed for at demonstrere din skarphed og effektivitet, mens du deltager i et mere interaktivt forum.
tjek vores liste over 45 ofte stillede spørgsmål under compliance præsentationer til bestyrelsen. Forbered svar på disse spørgsmål, og være i stand til at bore ned i eventuelle uregelmæssigheder, tendenser eller nøglehændelser for at kommunikere, hvad der sker.
sørg for, at du er opdateret med aktuelle begivenheder–op til dagen for din præsentation. Overvej, om nogen af dem kan påvirke din virksomhed, og i så fald hvad du overvejer at holde dig ude foran problemet og ude af overskrifterne.
45 Ofte stillede spørgsmål under compliance-præsentationer til bestyrelsen
vær så forberedt som muligt og forvent de spørgsmål, du sandsynligvis vil modtage ved hjælp af vores gratis e-bog, 45 spørgsmål Dit bestyrelse vil stille om dit Compliance-Program.