Urmărirea comenzilor de achiziție: 3 moduri de a urmări comenzile de achiziție

Urmărirea comenzilor de achiziție: 3 moduri de a urmări comenzile de achiziție

afacerea dvs. implementează urmărirea comenzilor de achiziție? Dacă nu, este timpul să începeți, chiar dacă compania dvs. este în continuă creștere.

de fapt—mai ales dacă crește.

urmărirea comenzilor de achiziție este esențială pentru achiziționarea cu succes. Mai mult, cercetările au arătat că urmărirea eficientă a comenzilor de achiziție crește performanța organizațională generală.

cu toate acestea, urmărirea comenzilor de cumpărare, dacă nu este făcută corect, poate deveni dezordonată. Acest lucru este valabil mai ales dacă o faci în mod vechi. Acesta este motivul pentru care dorim să vă împărtășim câteva modalități prin care puteți începe să implementați urmărirea comenzilor de achiziție în 2020.

dacă compania dvs. nu a stabilit încă urmărirea comenzilor de achiziție sau se îneacă într-o mizerie administrativă în jurul comenzilor sale de achiziție, citiți mai departe. Vă vom completa beneficiile urmăririi comenzilor de cumpărare, precum și modul de implementare a acesteia.

de ce comenzile de achiziție sunt importante

înainte de a intra în modul de urmărire a comenzilor de achiziție, să aruncăm o privire la motivul pentru care comenzile de achiziție sunt importante.

multe întreprinderi mici nu trebuie să utilizeze formulare de comandă de cumpărare, deoarece operațiunile lor sunt simple și există foarte puțini angajați. Cu toate acestea, ca întreprinderile încep să scară, având un sistem în loc de a controla și de a urmări ordinele de cumpărare este foarte important.

comenzile de cumpărare acționează ca acorduri legale între dvs. în calitate de cumpărător și furnizorul dvs. Acestea vă obligă la comanda pe care o solicitați și vă protejează împotriva creșterii bruște a prețurilor și a dezacordurilor generale privind achizițiile.

pe plan intern, comenzile de cumpărare vă protejează, de asemenea, de comenzile duplicate, achizițiile neautorizate și problemele de plată a comenzilor.

datorită acestor controale, comenzile de achiziție pot economisi compania Dvs. atât bani, cât și timp și pot simplifica procesul de evidență.

dacă doriți să aflați mai multe despre motivul pentru care comenzile de cumpărare sunt importante pentru întreprinderile mici, citiți această postare.

cum se făcea Urmărirea comenzilor de achiziție

deși comenzile de achiziție pot simplifica păstrarea evidenței și achizițiile, ele pot deveni, de asemenea, complicate. În mod tradițional, comenzile de cumpărare erau toate pe suport de hârtie.

trebuiau create două exemplare. Unul a fost trimis furnizorului, de obicei prin poștă, în timp ce o altă copie a fost ținută în evidență intern. Cu toate aceste exemplare de comandă de cumpărare plutind în jur, a fost ușor pentru întreprinderi să se împotmolească în păstrarea evidenței PO.

din fericire, există modalități noi și îmbunătățite de a efectua urmărirea comenzilor de achiziție, care implică mult mai puțină muncă și care sunt relativ instantanee. Să aruncăm o privire.

cum să implementați electronic Urmărirea comenzilor de achiziție

există câteva modalități prin care puteți urmări comenzile de achiziție electronic. Acestea includ sisteme bazate pe Microsoft Excel, precum și aplicații dedicate pentru achiziții și gestionarea inventarului.

Utilizarea Excel pentru urmărirea comenzilor de achiziție

una dintre cele mai de bază modalități de a configura un sistem de urmărire a comenzilor de achiziție este prin utilizarea Excel. Puteți cumpăra sau descărca șabloane Excel de urmărire a achizițiilor de achiziții pentru urmărirea comenzilor de cumpărare.

avantajele utilizării Excel pentru urmărirea comenzilor de achiziție sunt că puteți fi relativ sigur că există puține erori de calcul în comenzile dvs. de achiziție și că documentele nu se vor pierde. Excel POS generate sunt trimise prin e-mail, care pot fi urmărite și preluate. POs-urile generate de Excel sunt, de asemenea, stocate digital, ceea ce este mai practic decât adăpostirea lor în dulapuri, așa cum a fost cazul POs-urilor pe suport de hârtie.

simultan, există, de asemenea, o serie de dezavantaje la utilizarea Excel pentru comenzile de cumpărare.

în primul rând, Excel POs poate fi ușor trimis prin e-mail persoanei greșite. Ar putea fi chiar trimise accidental cuiva din afara companiei. De asemenea, sunt relativ ușor de manipulat și nu există nicio modalitate de a verifica dacă a avut loc o manipulare. POs în formă Excel, de asemenea, trebuie să fie tipărite pentru semnăturile de aprobare.

sistemele Excel PO nu au, de asemenea, automatizarea și organizarea pe care le au aplicațiile dedicate.

în ciuda acestor probleme, multe companii încă folosesc Excel. Cu toate acestea, studiile arată că utilizarea sa este în scădere.

datorită dezavantajelor Excel pentru comenzile de cumpărare și scăderii lente a utilizării în afaceri, este posibil să doriți să optați pentru unul dintre următoarele două sisteme electronice de comandă de achiziție.

sisteme de achiziții

sistemele de achiziții sunt aplicații bogate în capacități care nu numai că generează comenzi de achiziție și le urmăresc, ci și se integrează cu alte sisteme (cum ar fi sistemele furnizorilor) și gestionează întregul mănuș al sarcinilor de administrare a achizițiilor.

pentru majoritatea companiilor, acesta este cel mai bun mod de a urmări comenzile de cumpărare.

beneficiul general al sistemelor de achiziții publice este că acestea automatizează o mare parte a procesului de urmărire a PO și eficientizează fluxurile de lucru din jurul POs.

sistemele bazate pe Cloud permit, de asemenea, urmărirea comenzilor de achiziție în timp real, din orice locație și orice dispozitiv. Angajații pot căuta comenzi de cumpărare și pot vedea instantaneu în ce etapă se află.

deoarece comenzile de achiziție sunt legate automat de facturile corespunzătoare, Acest lucru elimină, de asemenea, pericolul de a amesteca ce plăți să facă pe ce comenzi de achiziție.

sisteme de gestionare a inventarului

sistemele de gestionare a inventarului sunt foarte asemănătoare cu sistemele de achiziții. Acestea sunt, în esență, versiuni asociate ale sistemelor de achiziții. Sistemele de achiziții vor include, în general, gestionarea inventarului, dar nu invers.

dacă nu aveți nevoie de un sistem de achiziții la scară largă, puteți utiliza un sistem de inventar pentru a urmări atât inventarul, cât și comenzile de achiziție.

aplicațiile de gestionare a inventarului bazate pe Cloud se bucură de aceleași avantaje ale automatizării, securității și urmăririi în timp real pe care le fac sistemele de achiziții.

care este cea mai bună soluție pentru tine?

există numeroase soluții de achiziții și inventar disponibile. Pentru a alege cea potrivită pentru afacerea dvs., va trebui să vă potriviți nevoile cu capacitățile soluțiilor potențiale.

dacă afacerea dvs. a ajuns recent în stadiul în care are nevoie de urmărirea comenzilor de cumpărare, unul dintre cele mai bune pariuri este să mergeți cu o soluție intuitivă de utilizat și care acceptă numeroase integrări.

sunteți gata să începeți implementarea urmăririi comenzilor de achiziție?

Urmărirea comenzilor de cumpărare este esențială pentru a fi implementată dacă afacerea dvs. crește și ajunge la stadiul în care comenzile de cumpărare încep să se complice.

dacă afacerea dvs. a ajuns la acest punct, vă încurajăm să aruncați o privire la soluția noastră software de cumpărare configurabilă. La doar 10 USD pe lună, afacerea dvs. poate avea acces la o mulțime de instrumente și sisteme care nu numai că vă vor urmări comenzile de achiziție—dar vă vor permite să efectuați toate procesele de achiziție ale afacerii dvs. de pe o singură platformă.

dacă ezitați să plătiți pentru un serviciu pe care nu l-ați încercat (sau nevoile dvs. sunt minime), puteți profita și de oferta noastră de bază gratuită.