Purchase Order Tracking: 3 modi per tenere traccia degli ordini di acquisto

Purchase Order Tracking: 3 modi per tenere traccia degli ordini di acquisto

La tua azienda implementa il monitoraggio degli ordini di acquisto? In caso contrario, è il momento di iniziare, anche se la vostra azienda è ancora in crescita.

Infatti, in particolare se sta crescendo.

Il monitoraggio degli ordini di acquisto è essenziale per il successo degli appalti. Inoltre, la ricerca ha dimostrato che il monitoraggio efficace degli ordini di acquisto aumenta le prestazioni organizzative complessive.

Tuttavia, il monitoraggio degli ordini di acquisto, se non eseguito correttamente, può diventare disordinato. Questo è particolarmente vero se lo stai facendo alla vecchia maniera. Questo è il motivo per cui vogliamo condividere con voi un paio di modi per iniziare a implementare il monitoraggio degli ordini di acquisto in 2020.

Se la tua azienda deve ancora impostare il monitoraggio degli ordini di acquisto o sta annegando in un pasticcio amministrativo attorno ai suoi ordini di acquisto, continua a leggere. Ti spiegheremo i vantaggi del tracciamento degli ordini di acquisto e come implementarlo.

Perché gli ordini di acquisto sono importanti

Prima di entrare in come tenere traccia degli ordini di acquisto, diamo un’occhiata a perché gli ordini di acquisto sono importanti.

Molte piccole imprese non hanno bisogno di utilizzare moduli di ordine di acquisto, come le loro operazioni sono semplici e ci sono pochissimi dipendenti. Tuttavia, poiché le aziende iniziano a scalare, è molto importante disporre di un sistema per controllare e tenere traccia degli ordini di acquisto.

Gli ordini di acquisto agiscono come accordi legali tra l’acquirente e il fornitore. Ti legano all’ordine che stai richiedendo e ti proteggono da improvvisi aumenti di prezzo e disaccordi generali sugli appalti.

Internamente, gli ordini di acquisto ti proteggono anche da ordini duplicati, acquisti non autorizzati e problemi di pagamento degli ordini.

Grazie a questi controlli, gli ordini di acquisto possono far risparmiare tempo e denaro alla tua azienda e semplificare il processo di registrazione.

Se vuoi saperne di più sul perché gli ordini di acquisto sono importanti per le piccole imprese, leggi questo post.

Come si faceva il tracciamento degli ordini di acquisto

Sebbene gli ordini di acquisto possano semplificare la tenuta dei registri e l’approvvigionamento, possono anche diventare complicati. Tradizionalmente, gli ordini di acquisto erano tutti basati su carta.

È stato necessario creare due copie. Uno è stato inviato al fornitore, di solito via posta, mentre un’altra copia è stata tenuta a verbale internamente. Con tutte queste copie degli ordini di acquisto che galleggiano, è stato facile per le aziende impantanarsi nella tenuta dei registri PO.

Fortunatamente, ci sono modi nuovi e migliorati per effettuare il monitoraggio degli ordini di acquisto che comportano molto meno lavoro e che sono relativamente istantanei. Diamo un’occhiata.

Come implementare elettronicamente il tracciamento degli ordini di acquisto

Ci sono alcuni modi in cui puoi tenere traccia degli ordini di acquisto elettronicamente. Questi includono sistemi basati su Microsoft Excel, nonché applicazioni dedicate per l’approvvigionamento e la gestione dell’inventario.

Utilizzo di Excel per il monitoraggio degli ordini di acquisto

Uno dei modi più semplici per impostare un sistema di tracciamento degli ordini di acquisto è attraverso l’uso di Excel. È possibile acquistare o scaricare i modelli di Excel per il monitoraggio degli ordini di acquisto.

I vantaggi dell’utilizzo di Excel per il monitoraggio degli ordini di acquisto sono che puoi essere relativamente sicuro che ci sono pochi errori di calcolo nei tuoi ordini di acquisto e che i documenti non andranno persi. I POS generati da Excel vengono inviati via e-mail, che possono essere monitorati e recuperati. Anche i POS generati da Excel vengono archiviati digitalmente, il che è più pratico che ospitarli in schedari, come nel caso dei POs cartacei.

Contemporaneamente, ci sono anche una serie di aspetti negativi dell’utilizzo di Excel per gli ordini di acquisto.

In primo luogo, Excel POs può essere facilmente inviato via email alla persona sbagliata. Potrebbero anche essere inviati accidentalmente a qualcuno al di fuori della società. Sono anche relativamente facili da manomettere e non c’è modo di verificare se si è verificata la manomissione. Anche i POs in formato Excel devono essere stampati per le firme di approvazione.

I sistemi Excel PO mancano anche dell’automazione e dell’organizzazione delle applicazioni dedicate.

Nonostante questi problemi, molte aziende utilizzano ancora Excel. Tuttavia, gli studi stanno dimostrando che il suo uso sta diminuendo.

Grazie agli aspetti negativi di Excel per gli ordini di acquisto e al suo lento declino nell’uso aziendale, potresti optare per uno dei seguenti due sistemi elettronici di ordini di acquisto.

Sistemi di approvvigionamento

I sistemi di approvvigionamento sono applicazioni ricche di capacità che non solo generano ordini di acquisto e li tracciano, ma si integrano anche con altri sistemi (come i sistemi dei fornitori) e gestiscono l’intero guanto di sfida delle attività di amministrazione degli appalti.

Per la maggior parte delle aziende, questo è il modo migliore per tenere traccia degli ordini di acquisto.

Il vantaggio principale dei sistemi di approvvigionamento è che automatizzano gran parte del processo di tracciamento degli ordini e semplificano i flussi di lavoro attorno ai POS.

I sistemi basati su cloud consentono inoltre il monitoraggio in tempo reale degli ordini di acquisto, da qualsiasi luogo e dispositivo. I dipendenti possono cercare gli ordini di acquisto e vedere immediatamente a che punto sono.

Poiché gli ordini di acquisto sono collegati automaticamente con le fatture corrispondenti, ciò elimina anche il pericolo di mescolare i pagamenti da effettuare su quali ordini di acquisto.

Sistemi di gestione delle scorte

I sistemi di gestione delle scorte sono molto simili ai sistemi di approvvigionamento. Sono essenzialmente versioni abbinate dei sistemi di approvvigionamento. I sistemi di approvvigionamento includeranno generalmente la gestione dell’inventario, ma non il contrario.

Se non è necessario un sistema di approvvigionamento completo, è possibile utilizzare un sistema di inventario per monitorare sia l’inventario che gli ordini di acquisto.

Le applicazioni di gestione dell’inventario basate su cloud vantano gli stessi vantaggi di automazione, sicurezza e monitoraggio in tempo reale dei sistemi di approvvigionamento.

Qual è la soluzione migliore per te?

Sono disponibili numerose soluzioni di approvvigionamento e inventario. Per scegliere quello giusto per il vostro business, si dovrà abbinare le vostre esigenze contro le capacità di potenziali soluzioni.

Se la tua azienda ha raggiunto solo di recente la fase in cui ha bisogno del monitoraggio degli ordini di acquisto, una delle migliori scommesse è quella di optare per una soluzione intuitiva da usare e che supporti numerose integrazioni.

Sei pronto per iniziare a implementare il monitoraggio degli ordini di acquisto?

Il monitoraggio degli ordini di acquisto è essenziale da implementare se la tua attività sta crescendo e sta raggiungendo la fase in cui gli ordini di acquisto stanno iniziando a complicarsi.

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