O cumprimento das Melhores Práticas, a fim de Apresentar a um Conselho de Administração
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Alguns executivos de falar para encontrar dando uma de conformidade de apresentação ao conselho de administração uma experiência estressante, enquanto outros parecem levá-lo no tranco. Quer você goste do seu tempo no centro do palco ou prefira que ele seja o mais rápido possível, essas 10 diretrizes ajudarão você a apresentar dados de uma maneira que faz mais do que apenas satisfazer a responsabilidade fiduciária dos membros do conselho sobre mitigação de riscos. Eles permitirão que você ilustre como a conformidade pode ser uma parte vital de uma estratégia de crescimento vibrante e voltada para o futuro.
as Melhores Práticas Ao Dar um Cumprimento de Apresentação para o Conselho de Administração
FAZER organizar os dados e colocá-lo no contexto
Durante o seu conselho de administração a apresentação, deixá-los saber que você está na parte superior dos dados, e usando-a para impulsionar políticas que ajudam a empresa a se tornar melhor no que faz. Seu objetivo principal deve ser contar uma história convincente que seja reforçada com dados—não apresentar todas as métricas que você mediu no último trimestre. Divida as informações em resumos claros e concisos, como quantas chamadas de linha direta você teve, quantas foram resolvidas ou onde e por que você lançou novas políticas. Certifique—se de destacar tendências, pontos quentes ou áreas de mudança significativa-e inclua um contexto que possa ajudar a demonstrar o “porquê” por trás dos números.
tem uma mensagem
embora seja importante entregar um conjunto chave de métricas em cada relatório, também é importante pintar uma imagem para o quadro com seus dados. Isso demonstra que você entende como orientar a conformidade, não apenas gerenciá-la.
perguntas para se perguntar: o que você está tentando dizer? Você precisa relatar más notícias e o que está sendo feito sobre isso? Você está relatando pequenas notícias, o que deve ser motivo para demonstrar sua eficácia?Não importa o que você está relatando, encontre a história que está nos dados. Talvez você esteja fazendo questão de mais investimento em conformidade – onde os dados suportam que o investimento teria um forte retorno?
use visuais claros e simples
você pode adorar planilhas e PowerPoints, mas eles podem ser maneiras chatas de apresentar informações se não forem cuidadosamente considerados. Se você apresentar slides com muito texto e muitos números, gráficos e tabelas, o quadro será desligado e apenas receberá passivamente suas informações. Você quer que eles o consumam ativamente, para que sejam inspirados pelo que você está dizendo.
se você tiver um assistente administrativo, prepare seus materiais, certifique – se de dar à apresentação um toque executivo-agilize e corte qualquer coisa que não seja necessária para o conselho. Você pode explicar o que eles estão vendo, para que você não tenha que colocar tudo em seus visuais.
seja breve
a conformidade é o seu campo, não o deles. Enquanto você pode preparar uma palestra mais longa, salve alguns detalhes para o Q & A, quando você pode mergulhar mais fundo nos tópicos que interessam ao seu conselho para demonstrar sua profundidade de conhecimento. (Quer antecipar algumas das perguntas que eles podem ter? Faça o Download do nosso guia para as perguntas mais frequentes durante as apresentações de conformidade para o conselho de administração).
não relatar as verrugas
não omitir ou minimizar áreas problemáticas. Para exercer uma supervisão eficaz, o conselho deve estar ciente de todos os riscos significativos, incidentes e erros. Isso acontece em todas as empresas, não importa o quão eficaz seja a conformidade—e seu conselho sabe disso. Eles suspeitarão se seu executivo responsável pelo risco disser que não há risco.
depois de compartilhar as más notícias, forneça uma solução que tenha um plano de ação corretiva e envolva o conselho no diálogo sobre seus pensamentos. Como alguns membros do Conselho residem em vários conselhos, eles podem já ter visto algo semelhante e ter boas sugestões ou comentários para sua iniciativa corretiva.
5 não fazer ao fazer uma apresentação de Conformidade ao Conselho de Administração
não viva no vácuo
forneça um quadro de referência para o conselho, aproveitando os dados de benchmarking, incluindo médias do setor, melhores práticas atuais e os sucessos anteriores de sua própria empresa. O Benchmarking é uma das maneiras mais fáceis e claras de mostrar que você está no topo do seu trabalho e colocar seus resultados em contexto.
se você não faz benchmark atualmente, é um bom momento para defender por que você deveria: Deixe claro que os reguladores e as agências de fiscalização compararão sua empresa a outras pessoas do setor se você for investigado. Comunique que o benchmarking deve ser uma prática padrão e fornecerá forragem valiosa para discussão futura sobre resultados, progresso e recursos do programa.
não finja saber tudo
não há problema em dizer: “não sei.”
admitir que você não tem certeza de uma resposta a uma pergunta—mesmo durante um momento tão importante quanto sua apresentação de Conformidade trimestral para o conselho—é preferível a dar um palpite ou sinuoso em torno de sua mente para uma resposta vaga. Se alguém lhe fizer uma boa pergunta para a qual você não sabe a resposta, informe-a de que é uma excelente pergunta, que você encontrará a resposta e que responderá a ela. Então faça exatamente isso.
você não pode e não deve saber as respostas para todas as perguntas que podem ser feitas. Estar preparado para o que você não sabe faz parte de estar bem preparado.
não use
os treinadores de fala sempre fazem com que seus clientes pratiquem a fala. Se você se preparar mentalmente, mas na verdade não falou sobre sua apresentação, você pode estar se preparando para o desastre.
Planeje sua palestra e, em seguida, dê a palestra ao seu escritório vazio. Ou seu cônjuge. Ou cão. Está na hora. Você pode até gravá-lo se quiser, para ver como você soa e aparece. Isso pode ser quase tão estressante quanto uma apresentação real, mas a preparação e o autoconhecimento ajudarão você a parecer capaz e confiante.
não confunda profissional com chato
deve ir sem dizer que uma apresentação de conformidade para o conselho–mesmo um que você sabe bem–deve ser feito profissionalmente. Vestido apropriado, linguagem cuidadosa, e conversas envolventes que evitam ficar muito pessoais são todos esperados.
mas isso não significa que você não pode trazer um senso de humor ou um pouco de talento pessoal para a apresentação do seu conselho de administração. O conselho não quer um relatório rígido e muito polido. Esteja preparado o suficiente para apresentar seus dados e conclusões de forma conversacional, amigável e acessível, não rígida e corporativa.
você não está apresentando a um juiz, mas a colegas—então, encontrar esse ponto ideal entre profissional e conversação pode tornar os dados que você está apresentando mais memoráveis e dar vida à sua apresentação.
não corte o tempo de Q&A
seu conselho terá—e deve-ter perguntas, então deixe-os tempo para perguntar a eles. É uma oportunidade para demonstrar sua perspicácia e eficácia enquanto se envolve em um fórum mais interativo.
confira nossa lista de 45 perguntas frequentes durante apresentações de conformidade para o conselho. Prepare respostas a essas perguntas e seja capaz de detalhar quaisquer irregularidades, tendências ou incidentes importantes para comunicar o que está acontecendo.
certifique–se de que você está atualizado sobre os eventos atuais-até o dia da sua apresentação. Considere se algum deles pode afetar sua empresa e, em caso afirmativo, o que você está pensando em ficar de fora antes do problema e fora das manchetes.
45 Perguntas frequentes durante as apresentações de conformidade ao Conselho de Administração
esteja o mais preparado possível e antecipe as perguntas que você provavelmente receberá usando nosso eBook gratuito, 45 perguntas que seu conselho fará sobre seu programa de Conformidade.