Compliance Best Practices: presenteren aan een Raad van Bestuur
delen via LinkedIn, Twitter, Facebook, e-mail
sommige leidinggevenden we praten om het geven van een compliance presentatie aan de Raad van bestuur een zenuwslopende ervaring, terwijl anderen lijken te nemen in de pas. Of u nu van uw tijd op het podium houdt of liever wilt dat het zo snel mogelijk voorbij is, deze 10 richtlijnen helpen u om gegevens te presenteren op een manier die meer doet dan alleen voldoen aan de fiduciaire verantwoordelijkheid van bestuursleden over risicobeperking. Hiermee kunt u illustreren hoe compliance een essentieel onderdeel kan zijn van een levendige, toekomstgerichte groeistrategie.
Best Practices wanneer u een Compliance presentatie geeft aan de Raad van Bestuur
organiseer dan uw gegevens en plaats ze in context
tijdens uw presentatie van de Raad van bestuur, laat ze weten dat u bovenop de gegevens staat en gebruik ze om toekomstgericht beleid te voeren dat het bedrijf helpt beter te worden in wat het doet. Uw primaire doel moet zijn om een overtuigend verhaal dat is versterkt met gegevens te vertellen-niet om elke metriek die je hebt gemeten in het laatste kwartaal presenteren. Deel de informatie door in duidelijke en beknopte samenvattingen, zoals hoeveel hotline-Oproepen je hebt gehad, hoeveel er zijn opgelost, of waar en waarom je nieuw beleid hebt gelanceerd. Zorg ervoor dat u trends, hotspots of gebieden van significante verandering markeert—en voeg context toe die kan helpen om het ‘waarom’ achter de cijfers aan te tonen.
hebben een bericht
hoewel het belangrijk is om een belangrijke set metrics in elk rapport te leveren, is het ook belangrijk om een afbeelding te tekenen voor het forum met uw gegevens. Dit toont aan dat u begrijpt hoe u compliance kunt sturen, niet alleen beheren.
vragen die je jezelf moet stellen: wat probeer je te zeggen? Moet je slecht nieuws melden en wat wordt er aan gedaan? Brengt u verslag uit over weinig nieuws, wat een reden zou moeten zijn om uw effectiviteit aan te tonen?
het maakt niet uit wat je rapporteert, vind het verhaal dat in de gegevens staat. Misschien maakt u een punt voor meer compliance – investering-waar ondersteunen de gegevens dat de investering een sterk rendement zou hebben?
gebruik duidelijke en eenvoudige visuals
u houdt misschien van spreadsheets en PowerPoints, maar ze kunnen saaie manieren zijn om informatie te presenteren als ze niet zorgvuldig worden overwogen. Als je dia ‘ s presenteert met te veel te veel tekst en te veel getallen, grafieken en tabellen, dan zal het bord je informatie slechts passief ontvangen. Je wilt dat ze het actief consumeren, zodat ze geïnspireerd worden door wat je zegt.
als u een administratieve assistent hebt die uw materialen voorbereidt, zorg er dan voor dat u de presentatie een executive touch geeft – stroomlijn en knip alles wat niet nodig is voor het bord. Je kunt uitleggen wat ze zien, zodat je niet alles in je beelden hoeft te stoppen.
wees kort
Compliance is uw veld, niet het hunne. Terwijl u een langere talk kunt voorbereiden, kunt u enkele details opslaan voor de Q&A, wanneer u dieper in de onderwerpen kunt duiken die uw board interesseren om uw diepte van kennis aan te tonen. (Wil je anticiperen op een aantal van de vragen die ze kunnen hebben? Download onze handleiding voor de meest gestelde vragen tijdens presentaties van compliance aan de Raad van bestuur).
meld de wratten
laat probleemgebieden niet weg of bagatelliseren. Om effectief toezicht uit te oefenen, moet de Raad op de hoogte zijn van alle significante risico ‘ s, incidenten en misstappen. Dit gebeurt in elk bedrijf, hoe effectief compliance ook is—en uw bestuur weet dat. Ze zullen achterdochtig worden als hun leidinggevende die verantwoordelijk is voor het risico hen vertelt dat er geen risico is.
na het delen van het slechte nieuws, een oplossing bieden met een correctief actieplan, en de Raad in dialoog over hun gedachten. Omdat sommige bestuursleden op meerdere bestuursraden wonen, hebben ze misschien al iets dergelijks gezien en hebben ze goede suggesties of feedback voor jouw corrigerende initiatief.
5 don ‘ t When Giving a Compliance Presentation to the Board of Directors
leef niet in een vacuüm
Geef een referentiekader voor de Raad door gebruik te maken van benchmarkinggegevens, waaronder industriegemiddelden, huidige best practices en de successen van uw eigen bedrijf in het verleden. Benchmarking is een van de makkelijkste en duidelijkste manieren om te laten zien dat je op de top van uw werk, en zet uw resultaten in context.
als u momenteel niet benchmarkt, is het een goed moment om de reden te geven waarom u: Maak duidelijk dat toezichthouders en handhavingsinstanties uw bedrijf zullen vergelijken met anderen in de industrie als u onder onderzoek komt. Communiceren dat benchmarking een standaardpraktijk moet zijn, en waardevolle voer voor toekomstige discussie over de resultaten van het programma, vooruitgang, en resourcing zal bieden.
doe niet alsof je alles weet
het is oké om te zeggen: “Ik weet het niet.”
toegeven dat u niet zeker bent van een antwoord op een vraag—zelfs op een moment dat zo belangrijk is als uw driemaandelijkse compliance presentatie aan het bestuur—is beter dan het nemen van een wilde gok of meandering rond je geest voor een vaag antwoord. Als iemand je een goede vraag stelt waar je het antwoord niet op weet, laat ze dan weten dat het een uitstekende vraag is, dat je er het antwoord op zult vinden en dat je er verslag over zult uitbrengen. Doe dan precies dat.
u kunt en zou niet de antwoorden moeten weten op alle vragen die u zou kunnen worden gesteld. Voorbereid zijn op wat je niet weet is onderdeel van goed voorbereid zijn.
wing it
Spraaktrainers laten hun cliënten altijd oefenen met spreken. Als je je mentaal voorbereidt, maar je presentatie nog niet hebt besproken, kun je jezelf voorbereiden op een ramp.
Plan uw talk en geef de talk aan uw lege kantoor. Of je echtgenoot. Of hond. Tijd het. Je kunt het zelfs opnemen als je wilt, om te zien hoe je klinkt en verschijnt. Dit kan bijna net zo zenuwslopend zijn als een echte presentatie, maar de voorbereiding en de zelfkennis zullen een lange weg gaan om je te helpen bekwaam en zelfverzekerd te lijken.
verwar professioneel niet met saai
het zou vanzelfsprekend moeten zijn dat een presentatie van compliance aan het bestuur–zelfs een die u goed kent–professioneel moet worden gedaan. Passende kleding, zorgvuldige taal, en boeiende gesprekken die voorkomen dat het krijgen van te Persoonlijke worden allemaal verwacht.
maar dat betekent niet dat u geen gevoel voor humor of een beetje persoonlijke flair in uw presentatie van de Raad van Bestuur kunt brengen. Het bestuur wil geen stijf, te gepolijst rapport. Wees voldoende voorbereid om uw gegevens en conclusies te presenteren op een gemoedelijke en toegankelijke manier, niet stijf en zakelijk.
u presenteert niet aan een rechter, maar aan collega ‘ s-dus het vinden van die sweet spot tussen professioneel en conversationeel kan de gegevens die u presenteert meer memorabel maken en uw presentatie tot leven brengen.
verkort de tijd niet van Q&A
uw board zal—en zou-vragen moeten hebben, dus laat ze de tijd om ze te stellen. Het is een kans om uw scherpzinnigheid en effectiviteit te tonen terwijl u deelneemt aan een meer interactief forum.
Bekijk onze lijst met 45 veelgestelde vragen tijdens de compliance presentaties aan het bestuur. Bereid antwoorden op die vragen voor en wees in staat om onregelmatigheden, trends of belangrijke incidenten uit te zoeken om te communiceren wat er gebeurt.
zorg ervoor dat u op de hoogte bent van actuele gebeurtenissen–tot de dag van uw presentatie. Overweeg of een van hen van invloed kan zijn op uw bedrijf en, zo ja, wat u overweegt om het probleem voor te blijven, en uit de krantenkoppen.
45 FAQs tijdens presentaties over compliance aan de Raad van Bestuur
wees zo voorbereid mogelijk en anticipeer op de vragen die u waarschijnlijk zult ontvangen met behulp van ons gratis eBook, 45 vragen die uw Raad van Bestuur zal stellen over uw Compliance-programma.