Megrendelés nyomon követése: 3 módon nyomon megrendeléseket

Megrendelés nyomon követése: 3 módon nyomon megrendeléseket

az Ön üzleti végrehajtási megrendelés nyomon követése? Ha nem, itt az ideje elkezdeni, még akkor is, ha a vállalat még mindig növekszik.

valójában-különösen, ha növekszik.

a sikeres beszerzéshez elengedhetetlen a megrendelés nyomon követése. Sőt, kutatások kimutatták, hogy a megrendelések hatékony nyomon követése növeli az általános szervezeti teljesítményt.

a megrendelések nyomon követése azonban, ha nem megfelelően történik, rendetlenné válhat. Ez különösen igaz, ha a régimódi módon csinálod. Ezért szeretnénk megosztani veletek néhány módszert, amellyel 2020-ban megkezdheti a megrendelések nyomon követését.

ha vállalata még nem állította be a megrendelések nyomon követését, vagy adminisztratív rendetlenségbe fullad a megrendelései körül, olvassa el tovább. Mi lesz, hogy töltse ki az előnyeit megrendelés nyomon követése, valamint hogyan kell végrehajtani.

miért fontosak a beszerzési megrendelések

mielőtt belemennénk a beszerzési megrendelések nyomon követésébe, vessünk egy pillantást arra, hogy miért fontosak a beszerzési megrendelések.

sok kisvállalkozásnak nem kell megrendelőlapokat használnia, mivel működésük egyszerű és nagyon kevés alkalmazott van. Azonban, ahogy a vállalkozások elkezdenek méretezni, nagyon fontos a beszerzési megrendelések ellenőrzésére és nyomon követésére szolgáló rendszer.

a megrendelések jogi megállapodásként működnek Ön, mint vevő és az Ön szállítója között. Ezek kötik Önt a kért megrendeléshez, és megvédik Önt a hirtelen áremelkedésektől és az általános beszerzési nézeteltérésektől.

belsőleg a beszerzési megrendelések megvédik Önt a duplikált megrendelésektől, a jogosulatlan vásárlásoktól és a rendelési fizetési problémáktól.

ezeknek a vezérlőknek köszönhetően a megrendelések pénzt és időt takaríthatnak meg a vállalatnak, és egyszerűsíthetik a nyilvántartási folyamatot.

ha többet szeretne tudni arról, hogy miért fontosak a megrendelések a kisvállalkozások számára, olvassa el ezt a bejegyzést.

a megrendelések nyomon követésének módja

bár a megrendelések egyszerűsíthetik a nyilvántartást és a beszerzést, bonyolulttá is válhatnak. Hagyományosan a megrendelések mind papíralapúak voltak.

két példányt kellett létrehozni. Az egyiket elküldték a szállítónak, általában postai úton, míg egy másik példányt belső nyilvántartásban tartottak. Az összes ilyen megrendelés példányban lebeg, könnyű volt a vállalkozások számára, hogy leragadt a PO nyilvántartás.

szerencsére vannak új és továbbfejlesztett módszerek a megrendelések nyomon követésére, amelyek sokkal kevesebb munkát igényelnek, és amelyek viszonylag azonnali. Vessünk rá egy pillantást.

hogyan lehet elektronikusan végrehajtani a Megrendeléskövetést

néhány módon nyomon követheti a megrendeléseket elektronikusan. Ezek közé tartoznak a Microsoft Excel alapú rendszerek, valamint a beszerzési és készletgazdálkodási dedikált alkalmazások.

az Excel használata a Megrendeléskövetéshez

a megrendeléskövető rendszer beállításának egyik legalapvetőbb módja az Excel használata. Megvásárolhatja vagy letöltheti a beszerzési beszerzési nyomkövető Excel sablonokat a megrendelés nyomon követéséhez.

az Excel használatának előnyei a megrendelések nyomon követésében az, hogy viszonylag biztos lehet benne, hogy kevés számítási hiba van a megrendelésekben, és hogy a dokumentumok nem vesznek el. Az Excel által generált POs e-mailben kerül elküldésre, amely nyomon követhető és visszakereshető. Az Excel által generált POs-okat digitálisan is tárolják, ami praktikusabb, mint az iratszekrényekben való elhelyezés, mint a papír alapú POs esetében.

ezzel párhuzamosan számos hátránya is van az Excel vásárlási megrendelésekhez való használatának.

először is, az Excel POs könnyen elküldhető e-mailben a rossz személynek. Akár véletlenül is elküldhetik őket valakinek a társaságon kívül. Viszonylag könnyű manipulálni őket, és nincs mód annak ellenőrzésére, hogy történt-e manipuláció. Az Excel formában lévő POs-t szintén ki kell nyomtatni a jóváhagyási aláírásokhoz.

az Excel PO rendszerekből szintén hiányzik a dedikált alkalmazások automatizálása és szervezése.

e problémák ellenére sok vállalkozás még mindig használja az Excel programot. A tanulmányok azonban azt mutatják, hogy használata csökken.

az Excel beszerzési megrendelésekkel kapcsolatos hátrányainak és az üzleti felhasználás lassú csökkenésének köszönhetően érdemes az alábbi két elektronikus rendelési rendszer egyikét választani.

beszerzési rendszerek

a beszerzési rendszerek képességgazdag alkalmazások, amelyek nem csak megrendeléseket generálnak és nyomon követik őket, hanem integrálódnak más rendszerekkel (például beszállítói rendszerekkel), és kezelik a beszerzési adminisztrációs feladatok teljes kesztyűjét.

a legtöbb vállalkozás számára ez a legjobb módszer a megrendelések nyomon követésére.

a beszerzési rendszerek átfogó előnye, hogy automatizálják a PO nyomon követési folyamatának nagy részét, és egyszerűsítik a POs körüli munkafolyamatokat.

a felhőalapú rendszerek lehetővé teszik a megrendelések valós idejű nyomon követését, bárhonnan és bármilyen eszközről. Az alkalmazottak megkereshetik a megrendeléseket, és azonnal láthatják, hogy milyen szakaszban vannak.

mivel a megrendeléseket automatikusan összekapcsolják a megfelelő számlákkal, ez kiküszöböli annak a veszélyét is, hogy összekeverik, melyik megrendelés után melyik kifizetést kell teljesíteni.

készletgazdálkodási rendszerek

a készletgazdálkodási rendszerek nagyon hasonlóak a beszerzési rendszerekhez. Lényegében a beszerzési rendszerek párosított változatai. A beszerzési rendszerek általában magukban foglalják a készletgazdálkodást, de nem fordítva.

ha nincs szüksége teljes körű beszerzési rendszerre, leltárrendszer segítségével nyomon követheti mind a készletét, mind a beszerzési megrendeléseit.

a felhőalapú készletkezelő alkalmazások az automatizálás, a biztonság és a valós idejű nyomon követés ugyanolyan előnyeivel büszkélkedhetnek, mint a beszerzési rendszerek.

melyik a legjobb megoldás az Ön számára?

számos beszerzési és Készletezési megoldás áll rendelkezésre. Ahhoz, hogy kiválassza a vállalkozásának megfelelőt, meg kell egyeznie az Ön igényeivel a potenciális megoldások képességeivel.

ha vállalkozása csak nemrég jutott el arra a szintre, hogy szüksége van a megrendelések nyomon követésére, az egyik legjobb megoldás az, ha olyan megoldást választ, amely intuitív módon használható, és számos integrációt támogat.

készen áll a megrendelés nyomon követésének végrehajtására?

a megrendelések nyomon követése elengedhetetlen a megvalósításhoz, ha vállalkozása növekszik, és eléri azt a stádiumot, ahol a megrendelések bonyolulttá válnak.

ha vállalkozása elérte ezt a pontot, javasoljuk, hogy vessen egy pillantást konfigurálható beszerzési szoftver megoldásunkra. A havi 10 dollárért az Ön vállalkozása hozzáférhet olyan eszközökhöz és rendszerekhez, amelyek nem csak nyomon követik a megrendeléseket, hanem lehetővé teszik, hogy az összes üzleti beszerzési folyamatot egy platformról végezze el.

ha habozik fizetni egy olyan szolgáltatásért, amelyet még nem próbált meg (vagy az Ön igényei minimálisak), akkor kihasználhatja az ingyenes alapkínálatunkat is.