Ostotilausten seuranta: 3 tapaa seurata ostotilauksia
onko yrityksesi toteuttamassa ostotilausten seurantaa? Jos ei, on aika aloittaa, vaikka yritys kasvaa edelleen.
itse asiassa-varsinkin, jos se kasvaa.
ostotilausten seuranta on olennaista hankinnan onnistumisen kannalta. Lisäksi tutkimus on osoittanut, että tehokas ostotilausten seuranta lisää yleistä organisaation suorituskykyä.
ostotilausten seuranta voi kuitenkin mennä sotkuiseksi, jos sitä ei tehdä oikein. Tämä pitää erityisesti paikkansa, jos teet sen vanhanaikaisella tavalla. Siksi haluamme kertoa teille pari tapaa, joilla voit aloittaa ostotilausten seurannan vuonna 2020.
jos yrityksesi ei ole vielä käynnistänyt ostotilausten seurantaa tai on hukkumassa ostotilausten ympärillä olevaan hallinnolliseen sotkuun, lue eteenpäin. Aiomme täyttää sinut eduista ostotilauksen seuranta sekä miten toteuttaa se.
miksi ostotilaukset ovat tärkeitä
ennen kuin ryhdymme seuraamaan ostotilauksia, katsotaan, miksi ostotilaukset ovat tärkeitä.
monien pienyritysten ei tarvitse käyttää tilauslomakkeita, koska niiden toiminta on yksinkertaista ja työntekijöitä on hyvin vähän. Kuitenkin, kun yritykset alkavat skaalata, ottaa järjestelmä käyttöön valvoa ja seurata ostotilauksia on erittäin tärkeää.
ostotilaukset toimivat laillisina sopimuksina ostajan ja toimittajan välillä. Ne sitovat sinut pyytämääsi tilaukseen ja suojaavat sinua äkillisiltä hinnankorotuksilta ja yleisiltä hankintaerimielisyyksiltä.
sisäisesti ostotilaukset suojaavat myös päällekkäisiltä tilauksilta, luvattomilta ostoksilta ja tilausmaksuongelmilta.
näiden kontrollien ansiosta ostotilaukset voivat säästää yrityksellesi sekä rahaa että aikaa ja yksinkertaistaa kirjanpitoprosessia.
jos haluat tietää enemmän siitä, miksi ostotilaukset ovat tärkeitä pienille yrityksille, lue tämä postaus.
miten ostotilausten seuranta ennen tehtiin
vaikka ostotilaukset voivat yksinkertaistaa kirjanpitoa ja hankintaa, ne voivat myös monimutkaistua. Perinteisesti ostotilaukset olivat kaikki paperipohjaisia.
jouduttiin tekemään kaksi kappaletta. Yksi niistä lähetettiin toimittajalle, yleensä postitse, kun taas toinen kopio säilytettiin rekisterissä sisäisesti. Kun kaikki nämä ostotilaus kopiot kelluu, se oli helppo yritysten saada juuttunut PO kirjanpito.
onneksi on olemassa uusia ja parempia tapoja suorittaa ostotilausten seuranta, joka vaatii paljon vähemmän työtä ja on suhteellisen välitön. Katsotaanpa.
kuinka toteuttaa ostotilausten seuranta sähköisesti
on olemassa muutamia tapoja, joilla voit seurata ostotilauksia sähköisesti. Näitä ovat esimerkiksi Microsoft Excel-pohjaiset järjestelmät sekä hankintaan ja varastonhallintaan erikoistuneet Sovellukset.
Excelin käyttäminen ostotilausten seurantaan
yksi tärkeimmistä tavoista perustaa ostotilausten seurantajärjestelmä on Excel. Voit ostaa tai ladata ostohankintojen seuranta Excel-malleja ostotilausten seurantaan.
Excelin käytön hyvät puolet ostotilausten seurannassa ovat, että voit olla suhteellisen varma siitä, että ostotilauksissasi on vähän tai ei lainkaan laskuvirheitä ja että asiakirjat eivät häviä. Excel luotu POs lähetetään sähköpostitse, joka voidaan seurata ja hakea. Excelin tuottamat Myyntipisteet tallennetaan myös digitaalisesti, mikä on käytännöllisempää kuin niiden säilyttäminen arkistokaapeissa, kuten paperipohjaisten myyntipisteiden tapauksessa.
samanaikaisesti Excelin käytössä ostotilauksissa on myös useita haittapuolia.
ensinnäkin Excel POs voi helposti lähettää sähköpostia väärälle henkilölle. Ne voivat joutua jopa vahingossa jonkun yhtiön ulkopuolisen käsiin. Niitä on myös suhteellisen helppo peukaloida, eikä ole mitään keinoa tarkistaa, onko peukalointia tapahtunut. POS Excel-muodossa on myös tulostettava hyväksymis-allekirjoituksia varten.
Excel PO-järjestelmistä puuttuu myös se automaatio ja organisaatio, joka omistautuneilla sovelluksilla on.
näistä ongelmista huolimatta monet yritykset käyttävät edelleen Exceliä. Tutkimusten mukaan sen käyttö on kuitenkin vähenemässä.
ostotilausten Excelin haittojen ja yrityskäytön hitaan vähenemisen vuoksi kannattaa valita jompikumpi seuraavista kahdesta sähköisestä ostotilausjärjestelmästä.
hankintajärjestelmät
hankintajärjestelmät ovat kyvykkäitä sovelluksia, jotka paitsi tuottavat ostotilauksia ja seuraavat niitä, myös integroivat muihin järjestelmiin (kuten toimittajajärjestelmiin) ja hoitavat hankintahallintotehtävien koko haasteen.
useimmille yrityksille tämä on paras tapa seurata ostotilauksia.
hankintajärjestelmien yleinen etu on se, että ne automatisoivat suuren osan tuottajajärjestöjen seurantaprosessista ja virtaviivaistavat tuottajajärjestöjen työnkulkuja.
pilvipohjaiset järjestelmät mahdollistavat myös reaaliaikaisen ostotilausten seurannan mistä tahansa paikasta ja miltä tahansa laitteelta. Työntekijät voivat etsiä ostotilauksia ja heti nähdä, missä vaiheessa ne ovat.
koska ostotilaukset liittyvät automaattisesti vastaaviin laskuihin, tämä poistaa myös vaaran siitä, että mitkä maksut tehdään mihinkin ostotilaukseen.
Varastonhallintajärjestelmät
Varastonhallintajärjestelmät muistuttavat hyvin paljon hankintajärjestelmiä. Ne ovat pohjimmiltaan paritettuja versioita hankintajärjestelmistä. Hankintajärjestelmiin kuuluu yleensä varastonhallinta, mutta ei toisinpäin.
jos et tarvitse täysimittaista hankintajärjestelmää, voit käyttää inventaariojärjestelmää sekä varaston että ostotilausten seuraamiseen.
pilvipohjaisilla varastonhallintasovelluksilla on samat automaation, turvallisuuden ja reaaliaikaisen seurannan edut kuin hankintajärjestelmillä.
mikä on sinulle paras ratkaisu?
on olemassa lukuisia hankinta-ja varastoratkaisuja. Valita oikea yrityksesi, sinun täytyy sovittaa tarpeitasi vastaan valmiuksia mahdollisia ratkaisuja.
jos yrityksesi on vasta äskettäin saavuttanut sen vaiheen, että se tarvitsee ostotilausten seurantaa, yksi parhaista panoksista on valita ratkaisu, joka on intuitiivinen käyttää ja joka tukee lukuisia integraatioita.
Oletko valmis aloittamaan ostotilauksen seurannan?
ostotilausten seuranta on välttämätöntä toteuttaa, jos liiketoiminta kasvaa ja saavuttaa vaiheen, jossa ostotilaukset alkavat monimutkaistua.
jos yrityksesi on saavuttanut tämän pisteen, kehotamme sinua tutustumaan konfiguroitavaan osto-ohjelmistoratkaisuumme. Vain $10 kuukaudessa, yrityksesi voi olla pääsy parvi työkaluja ja järjestelmiä, jotka eivät vain seurata ostotilaukset—mutta voit suorittaa kaikki yrityksesi hankintaprosessit yhdeltä alustalta.
jos epäröit maksaa palvelusta, jota et ole kokeillut (tai tarpeesi ovat minimaaliset), voit myös hyödyntää maksutonta perustarjontaamme.
postituslista
Tilaa uusi sisältö suoraan sähköpostiisi.