Compliance Best Practices: Presenting to a Board of Directors
Jaa LinkedInin, Twitterin, Facebook, sähköpostin kautta
jotkut johtajat, joiden kanssa puhumme, pitävät compliance-esityksen antamista hallitukselle hermoja raastavana kokemuksena, kun taas toiset näyttävät ottavan sen rauhallisesti. Piditpä ajastasi keskeisellä näyttämöllä tai haluat sen olevan ohi mahdollisimman nopeasti, nämä 10 ohjetta auttavat sinua esittämään tietoja tavalla, joka ei vain tyydytä hallituksen jäsenten luottamusvelvollisuutta riskien lieventämisestä. Niiden avulla voit havainnollistaa, miten vaatimustenmukaisuus voi olla olennainen osa elinvoimaista, tulevaisuuteen suuntautuvaa kasvustrategiaa.
parhaat käytännöt kun annat Compliance-esityksen hallitukselle
Järjestä tietosi ja laita ne asiayhteyteen
hallitusesittelysi aikana, kerro heille, että olet datan päällä ja käytä sitä eteenpäin suuntautuvien politiikkojen ajamiseen, jotka auttavat yhtiötä tulemaan paremmaksi siinä, mitä se tekee. Päätavoitteesi pitäisi olla kertoa vakuuttava tarina, joka on vahvistettu tiedolla—ei esittää jokaista mittaustasi viimeisen neljänneksen aikana. Pare alas tiedot selkeiksi ja ytimekkäiksi yhteenvedoiksi, kuten kuinka monta puhelua olet ollut, kuinka monta on ratkaistu, tai missä ja miksi olet käynnistänyt uusia käytäntöjä. Muista korostaa trendejä, kriisipesäkkeitä tai merkittävien muutosten alueita—ja sisällyttää asiayhteyteen, joka voi auttaa osoittamaan ”miksi” numeroiden takana.
on viesti
vaikka on tärkeää antaa keskeinen mittaristo jokaiseen raporttiin, on myös tärkeää maalata taululle kuva tiedoillasi. Tämä osoittaa, että ymmärrät, miten ohjata noudattamista, ei vain hallita sitä.
kysymyksiä, jotka kannattaa kysyä itseltään: Mitä oikein yrität sanoa? Pitääkö raportoida huonoista uutisista, ja mitä asialle tehdään? Raportoitko pikkuuutisista, joiden pitäisi osoittaa tehokkuutesi?
riippumatta siitä, mitä raportoit, etsi aineistosta löytyvä tarina. Ehkä teet pisteen enemmän compliance investment – mistä data tukee, että investointi olisi vahva tuotto?
käytä selkeitä ja yksinkertaisia näkymiä
saatat pitää taulukoista ja Powerpointeista, mutta ne voivat olla tylsiä tapoja esittää tietoa, jos niitä ei harkita huolellisesti. Jos esität dioja, joissa on liikaa tekstiä ja liikaa numeroita, kaavioita ja taulukoita, taulu virittää tiedot ja vain passiivisesti vastaanottaa ne. Haluat heidän kuluttavan sitä aktiivisesti, jotta he innostuisivat sanomisistasi.
jos sinulla on hallinnollinen avustaja valmistelemassa aineistosi, muista antaa esitykselle esimieslähetys – virtaviivaistaminen ja leikata kaikki, mikä ei ole hallituksen kannalta välttämätöntä. Voit selittää, mitä he näkevät, jotta sinun ei tarvitse laittaa kaikkea visuaaliseen.
do be brief
Compliance is your field, not their. Vaikka voit valmistella pidemmän puheen, säästä joitakin yksityiskohtia Q&A: lle, jolloin voit sukeltaa syvemmälle hallitustasi kiinnostaviin aiheisiin osoittaaksesi osaamisesi syvyyttä. (Haluatko ennakoida joitakin kysymyksiä, joita heillä saattaa olla? Lataa oppaamme useimmin esitettyihin kysymyksiin compliance-esitysten aikana hallitukselle).
älä ilmoita syyliä
älä jätä tai vähättele ongelma-alueita. Tehokkaan valvonnan toteuttamiseksi johtokunnan tulee olla tietoinen kaikista merkittävistä riskeistä, vaaratilanteista ja harha-askelista. Näitä tapahtuu jokaisessa yrityksessä riippumatta siitä, kuinka tehokasta sääntöjen noudattaminen on—ja hallituksenne tietää sen. He tulevat epäluuloisiksi, jos heidän riskienhallinnasta vastaava johtajansa kertoo heille, että riskiä ei ole.
huonojen uutisten jakamisen jälkeen on tarjottava ratkaisu, jossa on korjaussuunnitelma, ja sitouduttava keskustelemaan hallituksen ajatuksista. Koska jotkut hallituksen jäsenet asuvat useissa lautakunnissa, he ovat ehkä jo nähneet jotain vastaavaa ja heillä on hyviä ehdotuksia tai palautetta korjaavaan aloitteeseesi.
5 kiellot, Kun hallitukselle annetaan Vaatimustenmukaisuusesitys
älä elä tyhjiössä
, luo viitekehys hallitukselle hyödyntämällä vertailuanalyysitietoja, mukaan lukien alan keskiarvot, nykyiset parhaat käytännöt ja oman yrityksesi aiemmat menestykset. Benchmarking on yksi helpoimmista ja selkeimmistä tavoista osoittaa, että olet työn tasalla ja asetat tuloksesi kontekstiin.
jos et tällä hetkellä vertaile, on hyvä aika selvittää, miksi sinun pitäisi: Tee selväksi, että sääntelyviranomaiset ja täytäntöönpanoviranomaiset vertaavat yritystäsi muihin alan toimijoihin, jos joudut tutkinnan kohteeksi. Viestivät, että benchmarking olisi vakiokäytäntö, ja antaa arvokasta rehua tulevaa keskustelua ohjelman tuloksista, edistymisestä, ja resursointi.
älä teeskentele tietäväsi kaikkea
on OK sanoa: ”en tiedä.”
sen myöntäminen, että et ole varma vastauksesta kysymykseen – jopa niinkin tärkeän hetken aikana kuin neljännesvuosittaisen vaatimustenmukaisuusesityksesi hallitukselle—on parempi kuin villi arvaus tai epämääräisen vastauksen pyytäminen mielessäsi. Jos joku kysyy sinulta hyvän kysymyksen, johon et tiedä vastausta, kerro hänelle, että se on erinomainen kysymys, että löydät vastauksen siihen, ja että raportoit heille siitä. Tee sitten juuri niin.
et voi eikä sinun pitäisikään tietää vastauksia kaikkiin kysymyksiin, joita sinulle saatetaan esittää. Se, että on valmistautunut siihen, mitä ei tiedä, on osa hyvää valmistautumista.
DON ’ t wing it
Puhekouluttajat laittavat aina asiakkaansa harjoittelemaan puhumista. Jos valmistaudut henkisesti, mutta et ole puhunut esitystäsi läpi, voit valmistautua katastrofiin.
Suunnittele puheesi ja pidä sitten puhe tyhjään työhuoneeseesi. Tai puolisosi. Tai koira. Ota aikaa. Voit jopa tallentaa sen, jos haluat, nähdä miltä kuulostat ja näytät. Tämä voi olla lähes yhtä hermoja raastava kuin varsinainen esitys, mutta valmistautuminen ja itsetuntemus auttavat sinua näyttämään kyvykkäältä ja itsevarmalta.
älä sekoita ammattilaista tylsään
on sanomattakin selvää, että vaatimustenmukaisuusesitys hallitukselle–jopa sellainen, jonka tunnet hyvin–pitäisi tehdä ammattimaisesti. Sopivaa pukeutumista, huolellista kielenkäyttöä ja innostavia keskusteluja, jotka välttävät menemästä liian henkilökohtaisiksi, odotetaan.
mutta se ei tarkoita, etteikö hallituksen esitykseen voisi tuoda huumoria tai vähän persoonallista hohtoa. Johtokunta ei halua tiukkaa ja liian hiottua raporttia. Ole valmis esittämään tietosi ja johtopäätöksesi keskustelevalla tavalla, joka on ystävällinen ja helposti saatavilla, ei jäykkä ja yritys.
et esitä tuomarille, vaan kollegoille—joten tuon suloisen paikan löytäminen ammattimaisen ja keskustelevan välillä voi tehdä esittämästäsi datasta ikimuistoisemman ja herättää esityksesi eloon.
älä leikkaa aikaa Q&a
hallituksellasi on—ja kuuluukin—kysymyksiä, joten jätä heille aikaa kysyä niitä. Se on tilaisuus osoittaa osaamistasi ja tehokkuuttasi osallistumalla vuorovaikutteisempaan foorumiin.
Katso 45 Usein kysyttyä kysymystä hallitukselle esitettyjen compliance-esitysten aikana. Valmistella vastauksia näihin kysymyksiin, ja pystyä porata alas väärinkäytöksiä, suuntauksia tai keskeisiä tapahtumia kommunikoida, mitä tapahtuu.
varmista, että olet ajan tasalla ajankohtaisista tapahtumista–esityspäivään asti. Mieti, jos jokin niistä saattaa vaikuttaa yrityksesi ja, jos niin, mitä olet harkitsee pysyä pois ennen asiaa, ja poissa otsikot.
45 Usein kysyttyä hallitukselle esitettyjen vaatimusten noudattamisesta
ole mahdollisimman valmistautunut ja ennakoi kysymykset, joita todennäköisesti saat ilmaisen eBook-kirjamme avulla, 45 kysymystä, joita Hallituksesi esittää Noudattamisohjelmastasi.