Bestellverfolgung: 3 Möglichkeiten, Bestellungen zu verfolgen
Implementiert Ihr Unternehmen die Bestellverfolgung? Wenn nicht, ist es Zeit zu beginnen, auch wenn Ihr Unternehmen noch wächst.
In der Tat – besonders wenn es wächst.
Die Verfolgung von Bestellungen ist für eine erfolgreiche Beschaffung unerlässlich. Darüber hinaus hat die Forschung gezeigt, dass eine effektive Verfolgung von Bestellungen die Gesamtleistung der Organisation erhöht.
Die Verfolgung von Bestellungen kann jedoch unordentlich werden, wenn sie nicht korrekt ausgeführt wird. Dies gilt insbesondere, wenn Sie es auf die altmodische Weise tun. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen einige Möglichkeiten vorstellen, wie Sie 2020 mit der Implementierung der Bestellverfolgung beginnen können.
Wenn Ihr Unternehmen die Verfolgung von Bestellungen noch nicht eingerichtet hat oder in einem administrativen Durcheinander bei seinen Bestellungen ertrinkt, lesen Sie weiter. Wir werden Sie über die Vorteile der Bestellverfolgung informieren und darüber, wie Sie diese implementieren können.
Warum Bestellungen wichtig sind
Bevor wir uns mit der Verfolgung von Bestellungen befassen, werfen wir einen Blick darauf, warum Bestellungen wichtig sind.
Viele kleine Unternehmen müssen keine Bestellformulare verwenden, da ihre Abläufe einfach sind und nur sehr wenige Mitarbeiter beschäftigt sind. Da Unternehmen jedoch zu skalieren beginnen, ist es sehr wichtig, ein System zur Kontrolle und Verfolgung von Bestellungen zu haben.
Bestellungen sind rechtliche Vereinbarungen zwischen Ihnen als Käufer und Ihrem Lieferanten. Sie binden Sie an den Auftrag, den Sie anfordern, und schützen Sie vor plötzlichen Preiserhöhungen und allgemeinen Beschaffungsstreitigkeiten.
Intern schützen Sie Bestellungen auch vor doppelten Bestellungen, nicht autorisierten Käufen und Problemen bei der Zahlung von Bestellungen.
Dank dieser Kontrollen können Bestellungen Ihrem Unternehmen sowohl Geld als auch Zeit sparen und den Aufzeichnungsprozess vereinfachen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, warum Bestellungen für kleine Unternehmen wichtig sind, lesen Sie diesen Beitrag.
Wie die Verfolgung von Bestellungen früher durchgeführt wurde
Obwohl Bestellungen die Aufzeichnung und Beschaffung vereinfachen können, können sie auch kompliziert werden. Traditionell waren Bestellungen alle papierbasiert.
Es mussten zwei Kopien erstellt werden. Eine wurde an den Lieferanten gesendet, normalerweise per Post, während eine andere Kopie intern gespeichert wurde. Da all diese Bestellkopien im Umlauf waren, war es für Unternehmen leicht, sich in der PO-Aufzeichnung zu verzetteln.
Glücklicherweise gibt es neue und verbesserte Möglichkeiten zur Verfolgung von Bestellungen, die viel weniger Arbeit erfordern und relativ schnell sind. Schauen wir mal.
Bestellverfolgung elektronisch implementieren
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Bestellungen elektronisch zu verfolgen. Dazu gehören Microsoft Excel-basierte Systeme sowie dedizierte Anwendungen für Beschaffung und Bestandsmanagement.
Verwenden von Excel für die Verfolgung von Bestellungen
Eine der grundlegendsten Möglichkeiten zum Einrichten eines Bestellverfolgungssystems ist die Verwendung von Excel. Sie können Excel-Vorlagen für die Verfolgung von Bestellungen kaufen oder herunterladen.
Die Vorteile der Verwendung von Excel für die Verfolgung von Bestellungen bestehen darin, dass Sie relativ sicher sein können, dass Ihre Bestellungen nur wenige bis gar keine Berechnungsfehler enthalten und dass die Dokumente nicht verloren gehen. Excel-generierte POs werden per E-Mail gesendet, die nachverfolgt und abgerufen werden können. Excel-generierte POs werden auch digital gespeichert, was praktischer ist, als sie in Aktenschränken unterzubringen, wie dies bei papierbasierten POs der Fall war.
Gleichzeitig gibt es auch eine Reihe von Nachteilen bei der Verwendung von Excel für Bestellungen.
Erstens kann Excel POs leicht per E-Mail an die falsche Person gesendet werden. Sie könnten sogar versehentlich an jemanden außerhalb des Unternehmens gesendet werden. Sie sind auch relativ leicht zu manipulieren, und es gibt keine Möglichkeit zu überprüfen, ob Manipulationen stattgefunden haben. POs in Excel-Form müssen auch für Genehmigungssignaturen ausgedruckt werden.
Excel-PO-Systemen fehlt auch die Automatisierung und Organisation, die dedizierte Anwendungen haben.
Trotz dieser Probleme verwenden viele Unternehmen immer noch Excel. Studien zeigen jedoch, dass seine Verwendung abnimmt.
Aufgrund der Nachteile von Excel für Bestellungen und des langsamen Rückgangs der geschäftlichen Nutzung sollten Sie sich für eines der beiden folgenden elektronischen Bestellsysteme entscheiden.
Beschaffungssysteme
Beschaffungssysteme sind funktionsreiche Anwendungen, die nicht nur Bestellungen generieren und nachverfolgen, sondern auch in andere Systeme (z. B. Lieferantensysteme) integriert werden und die gesamten Aufgaben der Beschaffungsverwaltung übernehmen.
Für die meisten Unternehmen ist dies der beste Weg, um Bestellungen zu verfolgen.
Der übergeordnete Vorteil von Beschaffungssystemen besteht darin, dass sie einen großen Teil des PO-Tracking-Prozesses automatisieren und die Workflows rund um den POs rationalisieren.
Cloud-basierte Systeme ermöglichen auch die Verfolgung von Bestellungen in Echtzeit von jedem Ort und Gerät aus. Mitarbeiter können Bestellungen nachschlagen und sofort sehen, in welchem Stadium sie sich befinden.
Da Bestellungen automatisch mit entsprechenden Rechnungen verknüpft werden, entfällt auch die Gefahr der Verwechslung, welche Zahlungen auf welche Bestellungen zu leisten sind.
Bestandsverwaltungssysteme
Bestandsverwaltungssysteme sind Beschaffungssystemen sehr ähnlich. Sie sind im Wesentlichen gekoppelte Versionen von Beschaffungssystemen. Beschaffungssysteme umfassen in der Regel die Bestandsverwaltung, nicht jedoch umgekehrt.
Wenn Sie kein vollständiges Beschaffungssystem benötigen, können Sie ein Inventarsystem verwenden, um sowohl Ihr Inventar als auch Ihre Bestellungen zu verfolgen.
Cloud-basierte Bestandsverwaltungsanwendungen bieten die gleichen Vorteile in Bezug auf Automatisierung, Sicherheit und Echtzeitverfolgung wie Beschaffungssysteme.
Welches ist die beste Lösung für Sie?
Es stehen zahlreiche Beschaffungs- und Inventarisierungslösungen zur Verfügung. Um die richtige für Ihr Unternehmen auszuwählen, müssen Sie Ihre Anforderungen an die Fähigkeiten potenzieller Lösungen anpassen.
Wenn Ihr Unternehmen erst vor kurzem das Stadium erreicht hat, in dem es die Verfolgung von Bestellungen benötigt, ist es am besten, eine Lösung zu wählen, die intuitiv zu bedienen ist und zahlreiche Integrationen unterstützt.
Sind Sie bereit, mit der Implementierung der Bestellverfolgung zu beginnen?
Die Verfolgung von Bestellungen ist für die Implementierung unerlässlich, wenn Ihr Unternehmen wächst und die Phase erreicht, in der Bestellungen kompliziert werden.
Wenn Ihr Unternehmen diesen Punkt erreicht hat, empfehlen wir Ihnen, einen Blick auf unsere konfigurierbare Einkaufssoftwarelösung zu werfen. Mit nur 10 US—Dollar pro Monat kann Ihr Unternehmen auf eine Vielzahl von Tools und Systemen zugreifen, mit denen Sie nicht nur Ihre Bestellungen verfolgen, sondern auch alle Beschaffungsprozesse Ihres Unternehmens von einer Plattform aus durchführen können.
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