Best Practice di conformità: Presentare a un Consiglio di amministrazione
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Alcuni dirigenti si parla di trovare dare una presentazione di conformità al consiglio di amministrazione un’esperienza snervante, mentre altri sembrano prendere in stride. Se ti piace il tuo tempo al centro della scena o preferisci che finisca il più velocemente possibile, queste 10 linee guida ti aiuteranno a presentare i dati in un modo che non si limita a soddisfare la responsabilità fiduciaria dei membri del consiglio sulla mitigazione del rischio. Ti permetteranno di illustrare come la conformità possa essere una parte vitale di una strategia di crescita vivace e lungimirante.
Best practice Quando si dà una presentazione di conformità al Consiglio di amministrazione
Organizza i tuoi dati e inseriscili nel contesto
Durante la presentazione del consiglio di amministrazione, fai sapere loro che sei in cima ai dati e usali per guidare politiche lungimiranti che aiutano l’azienda a migliorare in quello che fa. Il tuo obiettivo principale dovrebbe essere quello di raccontare una storia avvincente rinforzata con i dati, non presentare tutte le metriche che hai misurato nell’ultimo trimestre. Riduci le informazioni in riepiloghi chiari e concisi, ad esempio quante chiamate hotline hai avuto, quante sono state risolte o dove e perché hai lanciato nuove politiche. Assicurati di evidenziare tendenze, punti caldi o aree di cambiamento significativo e includi un contesto che possa aiutare a dimostrare il “perché” dietro i numeri.
HAI un messaggio
Mentre è importante fornire un set chiave di metriche in ogni rapporto, è anche importante dipingere un’immagine per la scheda con i tuoi dati. Questo dimostra di capire come guidare la conformità, non solo gestirla.
Domande da porsi: Che cosa stai cercando di dire? Hai bisogno di riferire su cattive notizie, e cosa si sta facendo al riguardo? Stai segnalando piccole notizie, che dovrebbero essere un motivo per dimostrare la tua efficacia?
Non importa quello che stai segnalando, trova la storia che è nei dati. Forse stai facendo un punto per maggiori investimenti di conformità-dove i dati supportano che l’investimento avrebbe un forte ritorno?
Usa immagini chiare e semplici
Potresti amare i fogli di calcolo e i PowerPoints, ma possono essere modi noiosi per presentare informazioni se non attentamente considerati. Se presenti diapositive con troppo troppo testo e troppi numeri, grafici e tabelle, la scheda si sintonizzerà e riceverà solo passivamente le tue informazioni. Vuoi che lo consumino attivamente, in modo che siano ispirati da ciò che stai dicendo.
Se hai un assistente amministrativo prepara i tuoi materiali, assicurati di dare alla presentazione un tocco esecutivo: semplifica e taglia tutto ciò che non è necessario per il consiglio. Puoi spiegare cosa stanno vedendo, in modo da non dover mettere tutto nelle tue immagini.
SII breve
La conformità è il tuo campo, non il loro. Mentre puoi preparare un discorso più lungo, salva alcuni dettagli per Q&A, quando puoi approfondire gli argomenti che interessano la tua tavola per dimostrare la tua profondità di conoscenza. (Vuoi anticipare alcune delle domande che possono avere? Scarica la nostra guida alle domande più frequenti durante le presentazioni di conformità al consiglio di amministrazione).
Segnala le verruche
Non omettere o minimizzare le aree problematiche. Per esercitare una supervisione efficace, il consiglio dovrebbe essere consapevole di tutti i rischi significativi, incidenti e passi falsi. Questi accadono in ogni azienda, non importa quanto sia efficace la conformità-e il tuo consiglio lo sa. Avranno sospetti se il loro dirigente responsabile del rischio dice loro che non c’è alcun rischio.
Dopo aver condiviso la cattiva notizia, fornire una soluzione che ha un piano di azione correttiva, e coinvolgere il consiglio in un dialogo sui loro pensieri. Poiché alcuni membri del consiglio risiedono su più schede, potrebbero aver già visto qualcosa di simile e avere buoni suggerimenti o feedback per la tua iniziativa correttiva.
5 Cosa non fare quando si dà una presentazione di conformità al Consiglio di amministrazione
NON vivere nel vuoto
Fornire un quadro di riferimento per il consiglio sfruttando i dati di benchmarking, comprese le medie del settore, le migliori pratiche attuali e i successi passati della propria azienda. Il benchmarking è uno dei modi più semplici e chiari per dimostrare che sei in cima al tuo lavoro e mettere i risultati nel contesto.
Se attualmente non si esegue il benchmark, è un buon momento per spiegare perché dovresti: Metti in chiaro che le autorità di regolamentazione e le forze dell’ordine confronteranno la tua azienda con altre nel settore se vieni sotto inchiesta. Comunicare che il benchmarking dovrebbe essere una pratica standard e fornirà un foraggio prezioso per future discussioni sui risultati del programma, sui progressi e sulle risorse.
NON fingere di sapere tutto
Va bene dire: “Non lo so.”
Ammettere che non sei sicuro di una risposta a una domanda—anche durante un momento importante come la tua presentazione trimestrale di conformità al consiglio—è preferibile fare un’ipotesi selvaggia o serpeggiare intorno alla tua mente per una risposta vaga. Se qualcuno ti fa una buona domanda a cui non conosci la risposta, fagli sapere che è una domanda eccellente, che troverai la risposta e che riferirai loro a riguardo. Allora fai esattamente questo.
Non puoi e non dovresti conoscere le risposte a tutte le domande che ti potrebbero essere poste. Essere preparati per ciò che non sai fa parte dell’essere ben preparati.
NON aliarlo
I formatori vocali hanno sempre i loro clienti che si esercitano a parlare. Se ti prepari mentalmente, ma in realtà non hai parlato attraverso la tua presentazione, potresti essere pronto per il disastro.
Pianifica il tuo discorso e poi dai il discorso al tuo ufficio vuoto. O il tuo coniuge. O cane. Tempo. Puoi anche registrarlo se vuoi, per vedere come suoni e appari. Questo può essere quasi snervante come una presentazione reale, ma la preparazione e la conoscenza di sé andrà un lungo cammino per aiutare a apparire capace e fiducioso.
NON confondere professionale con noioso
Dovrebbe andare da sé che una presentazione di conformità al consiglio–anche uno che conosci bene–dovrebbe essere fatto professionalmente. Abito appropriato, linguaggio attento e conversazioni coinvolgenti che evitano di diventare troppo personali sono tutti attesi.
Ma ciò non significa che non puoi portare un senso dell’umorismo o un po ‘ di talento personale nella tua presentazione del consiglio di amministrazione. Il consiglio non vuole un rapporto rigido e troppo lucido. Essere preparati abbastanza per presentare i dati e le conclusioni in un modo di conversazione che è amichevole e accessibile, non rigida e aziendale.
Non stai presentando a un giudice, ma ai colleghi—in modo da trovare quel punto debole tra professionale e conversazionale può rendere i dati che stai presentando più memorabile e portare la presentazione alla vita.
NON tagliare il tempo da Q& A
La tua tavola avrà—e dovrebbe—avere domande, quindi lascia loro il tempo di chiederle. È un’opportunità per dimostrare il tuo acume ed efficacia mentre ti impegni in un forum più interattivo.
Consulta la nostra lista di 45 domande frequenti durante le presentazioni di conformità al consiglio. Preparare le risposte a queste domande, ed essere in grado di drill-down in eventuali irregolarità, tendenze, o incidenti chiave per comunicare ciò che sta accadendo.
Assicurati di essere aggiornato sugli eventi in corso, fino al giorno della presentazione. Considera se qualcuno di loro potrebbe avere un impatto sulla tua azienda e, in tal caso, su ciò che stai considerando per rimanere fuori dal problema e fuori dai titoli.
45 Domande frequenti durante le presentazioni di conformità al Consiglio di amministrazione
Preparati il più possibile e anticipa le domande che probabilmente riceverai utilizzando il nostro eBook gratuito, 45 Domande che il tuo consiglio chiederà sul tuo programma di conformità.