Nanny skatter och löner: steg-för-steg-instruktioner för att ställa in det
Grattis! Du har hittat en barnflicka som du vill anställa. Vad händer nu? Vet att så snart din barnflicka accepterar ditt jobbbjudande börjar ditt ansvar som arbetsgivare. Det innebär att sätta villkoren för ditt arbetsförhållande i ett kontrakt, besluta om förmåner och inrätta löner. Det innebär också att följa statliga och federala bestämmelser, inklusive vad många kallar ”barnbarnsskatter.”
Barnbarnsskatter hänvisar till federala och statliga löne-och skatteansvar som familjer måste hantera när de anställer en barnflicka för att arbeta i sitt hem.
”vi har faktiskt barnflickor som närmar oss oss för att arbeta för oss eftersom vi betalar lagligt”, säger Paul Cuthbert, Från Newport, Michigan, som har anställt flera barnflickor. ”Det kostar lite mer än att inte betala lagligt, men det är så värt det.”
samtidigt som du följer dessa statliga och federala lagar betyder att du inte riskerar att bli böter för skatteflykt, det finns också fördelar för vårdgivarna. Barnflickor blir berättigade till statliga arbetslöshetsförmåner, och en spårbar betalningshistorik gör det möjligt för dem att göra saker som att ansöka om kreditkort, hyra en lägenhet eller hyra en bil.
Följ denna enkla checklista efterlevnad, och du kan uppfylla de krav som anges av IRS och din stat.
vet att din barnflicka ska klassificeras som hushållsanställd.
IRS har beslutat att, med mycket få undantag, barnflickor är anställda i de familjer för vilka de arbetar — inte oberoende entreprenörer. Detta är oavsett hur många arbetade timmar, löner som betalas eller vad som skrivs i ett anställningsavtal. Det betyder att din barnflicka ska ges en W-2-form, snarare än en 1099-form, för att lämna in sina skatter. Felklassificering av arbetstagare anses vara en form av skatteflykt och är en risk du inte bör vara villig att ta.
skaffa federala och statliga arbetsgivarskatt ID.
för att lämna avkastning med IRS och staten måste du få ett federalt arbetsgivaridentifikationsnummer (FEIN) samt statliga skatte-ID(er) för arbetslöshetsförsäkring och, om tillämpligt, statliga inkomstskatter. Dessa skatte-ID identifierar dig som hushållsarbetsgivare och du bör ansöka om dem så snart din barnflicka accepterar ditt jobbbjudande.
fil en ny hyra rapport med staten.
alla arbetsgivare är skyldiga att lämna in en ny hyra rapport med deras tillstånd omedelbart efter varje ny hyra. Klicka här för att hitta den byrå som övervakar denna process i ditt tillstånd.
håll tillbaka federala och eventuellt statliga inkomstskatter från din barnflicka betalar varje löneperiod.
”inkomstskatter behöver inte tekniskt hållas kvar från en hushållsanställd, men familjer borde göra det ändå så att deras vårdgivare inte behöver budgetera för skatterna på egen hand”, säger Tom Breedlove, senior chef för Care.com HomePay. ”Om familjen inte håller tillbaka och vårdgivaren väntar till skattesäsongen för att ta itu med detta, kan de bli föremål för underbetalningsstraff.”
du vet hur mycket i inkomstskatter som ska hållas kvar från din barnflicka baserat på hur de fyller i deras W-4 och statliga källformulär (förutsatt att du bor i en stat som har inkomstskatt).
undanhålla Social trygghet och Medicare skatter från din nanny lön varje löneperiod.
dessa skatter är kollektivt kända som FICA och måste hållas kvar från din barnbarnslön. Socialförsäkringsskatter kommer att vara 6,2 procent av din barnbarns brutto (före skatt) löner och Medicare skatter kommer att vara 1,45 procent av deras bruttolön. Använd denna nanny paycheck calculator för att se hur mycket du ska hålla tillbaka.
betala statliga skatter och fil Statliga hushåll sysselsättning skattedeklarationer på regelbunden basis.
som hushållsarbetsgivare måste du lämna in Statliga arbetslöshetsdeklarationer, vanligtvis kvartalsvis, och betala (betala) arbetslöshetsförsäkringsskatter. Om du bor i en stat med inkomstskatt måste du också lämna in Statliga inkomstdeklarationer och skicka in de inkomstskatter du har kvarhållit från din barnflicka.
notera: vissa stater har olika arkiveringsfrekvenser och kan kräva månatliga eller årliga insättningar. Kontrollera kraven i ditt tillstånd.
gör beräknade skattebetalningar till IRS fyra gånger om året.
för att hantera dina federala hushållssysselsättningsskatter rekommenderar IRS att du gör beräknade skattebetalningar under hela året för att undvika underbetalningsstraff. Du skickar in FICA-skatter och federala inkomstskatter som hålls kvar från din barnflicka tillsammans med FICA-skatter och federala arbetslöshetsförsäkringsskatter som du är skyldig som hushållsarbetsgivare under följande tidsperioder:
-
januari-mars (betalas i April)
-
April och maj (betalas i juni)
-
juni-augusti (betalas i September)
-
September-December (betalas i januari nästa år)
Förbered årsskiftet skatteblanketter.
när kalenderåret slutar måste du förse din barnflicka med deras W-2 och filformulär W-2 Kopiera a & formulär W-3 med Socialförsäkringsverket i slutet av januari. Dessa formulär sammanfattar lönerna du betalade till din barnflicka, liksom de skatter som hölls från dem under hela året. Eftersom du har hållit reda på din barnbarns lön hela året, bör dessa formulär vara relativt enkla att fylla i. Dessutom kommer du att lämna in ett schema H med din personliga inkomstdeklaration senast den 15 april.
Använd denna checklista under året så att du kan undvika dyra, tidskrävande misstag. Om du inte vill hantera detta pappersarbete själv kan du anställa en revisor eller använda en barnbarnstjänst. Även om det kan verka som en hel del arbete, när du hanterar alla dina hushållsarbete ansvar korrekt, det finns fördelar: du blir berättigad till skattelättnader som kan bidra till att kompensera en del av skattebetalningar du har gjort under året. Dessutom har din barnflicka rätt till de förmåner som följer med att betalas på böckerna, såsom Social trygghet, Medicare och arbetslöshetsförsäkring — förmåner som alla arbetare behöver och förtjänar.