Impuestos y nómina para niñeras: Instrucciones paso a paso para configurarlo
¡Felicidades! Has encontrado una niñera que te gustaría contratar. ¿Y ahora qué? Sepa que tan pronto como su niñera acepte su oferta de trabajo, comenzarán sus responsabilidades como empleador. Eso significa incluir los términos de su relación laboral en un contrato, decidir sobre los beneficios y establecer la nómina. También significa cumplir con las regulaciones estatales y federales, incluyendo lo que muchas personas llaman «impuestos de niñera».»
Los impuestos para niñeras se refieren a las responsabilidades fiscales y de nómina federales y estatales que las familias tienen que administrar cuando contratan a una niñera para trabajar en su hogar.
» En realidad tenemos niñeras que se acercan a nosotros para trabajar para nosotros porque pagamos legalmente», dice Paul Cuthbert, de Newport, Michigan, que ha contratado a varias niñeras. «Cuesta un poco más que no pagar legalmente, pero vale la pena.»
Si bien cumplir con estas leyes estatales y federales significa que no correrá el riesgo de ser multado por evasión de impuestos, también hay beneficios para los cuidadores. Las niñeras son elegibles para los beneficios de desempleo estatales, y un historial de pagos rastreable les permite hacer cosas como solicitar tarjetas de crédito, alquilar un apartamento o alquilar un automóvil.
Siga esta sencilla lista de verificación de cumplimiento y podrá cumplir con los requisitos establecidos por el IRS y su estado.
Sepa que su niñera debe ser clasificada como empleada doméstica.
El IRS ha dictaminado que, con muy pocas excepciones, las niñeras son empleadas de las familias para las que trabajan, no contratistas independientes. Esto es independientemente de la cantidad de horas trabajadas, los salarios pagados o lo que esté escrito en un contrato de trabajo. Esto significa que su niñera debe recibir un formulario W-2, en lugar de un formulario 1099, para presentar sus impuestos. La clasificación errónea de los trabajadores se considera una forma de evasión de impuestos y es un riesgo que no debe estar dispuesto a asumir.
Obtenga identificaciones fiscales para empleadores federales y estatales.
Para presentar declaraciones ante el IRS y el estado, deberá obtener un Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN), así como una identificación fiscal estatal para el seguro de desempleo y, si corresponde, los impuestos estatales sobre la renta. Estas identificaciones de impuestos lo identifican como un empleador doméstico y debe solicitarlas tan pronto como su niñera acepte su oferta de trabajo.
Presente un Informe de Nueva contratación con el estado.
Todos los empleadores deben presentar un Informe de Nueva Contratación en su estado inmediatamente después de cada nueva contratación. Haga clic aquí para encontrar la agencia que supervisa este proceso en su estado.
Retenga los impuestos federales y posiblemente estatales del pago de su niñera en cada período de pago.
«Técnicamente, no es necesario retener los impuestos sobre la renta de un empleado doméstico, pero las familias deben hacerlo de todos modos para que su cuidador no tenga que presupuestar los impuestos por su cuenta», dice Tom Breedlove, director sénior de Care.com HomePay. «Si la familia no retiene y el cuidador espera hasta la temporada de impuestos para abordar esto, puede estar sujeto a multas por pago insuficiente.»
Sabrá cuánto en impuestos sobre la renta debe retener de su niñera según cómo llene su formulario W-4 y retención estatal (suponiendo que viva en un estado que tiene impuestos sobre la renta).
Retenga los impuestos del Seguro Social y Medicare del pago de su niñera en cada período de pago.
Estos impuestos se conocen colectivamente como FICA y deben retenerse del pago de su niñera. Los impuestos del Seguro Social serán el 6.2 por ciento de los salarios brutos (antes de impuestos) de su niñera y los impuestos de Medicare serán el 1.45 por ciento de sus salarios brutos. Use esta calculadora de sueldo de niñera para ver cuánto debe retener.
Pague impuestos estatales y presente declaraciones de impuestos estatales sobre el empleo en el hogar de forma regular.
Como empleador doméstico, debe presentar declaraciones de impuestos de desempleo estatales, por lo general trimestralmente, y remitir (pagar) los impuestos del seguro de desempleo. Si vives en un estado con impuestos sobre la renta, también tendrás que presentar declaraciones de impuestos estatales y enviar los impuestos que le has retenido a tu niñera.
Nota: Algunos estados tienen frecuencias de presentación diferentes y podrían requerir depósitos mensuales o anuales. Verifique los requisitos en su estado.
Haga pagos estimados de impuestos al IRS cuatro veces al año.
Para administrar sus impuestos federales sobre el empleo en el hogar, el IRS recomienda que realice pagos estimados de impuestos durante todo el año para evitar multas por pagos insuficientes. Enviará los impuestos FICA y los impuestos federales sobre la renta retenidos a su niñera junto con los impuestos FICA y los impuestos federales sobre el seguro de desempleo que adeuda como empleador doméstico durante los siguientes períodos de tiempo:
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Enero-marzo (pagado en abril)
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Abril y mayo (pagados en junio)
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Junio-Agosto (pagado en septiembre)
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Septiembre-diciembre (pagado en enero del año siguiente)
Prepare formularios de impuestos de fin de año.
Una vez que termine el año calendario, deberá proporcionarle a su niñera su W-2 y presentar el Formulario W-2 Copia A & del Formulario W-3 a la Administración del Seguro Social a fines de enero. Estos formularios resumen los salarios que pagó a su niñera, así como los impuestos que se les retuvieron durante todo el año. Dado que ha estado haciendo un seguimiento de la paga de su niñera durante todo el año, estos formularios deben ser relativamente fáciles de completar. Además, presentará un Anexo H con su declaración de impuestos sobre la renta personal antes de la fecha límite del 15 de abril.
Utilice esta lista de verificación durante el año para evitar errores costosos y que consumen mucho tiempo. Si no desea administrar este papeleo usted mismo, puede contratar a un contador o usar un servicio de nómina de niñeras. Si bien puede parecer mucho trabajo, cuando maneja correctamente todas sus responsabilidades de empleo en el hogar, hay beneficios: se convierte en elegible para exenciones fiscales que pueden ayudar a compensar algunos de los pagos de impuestos que ha realizado durante el año. Además, su niñera tendrá derecho a los beneficios que vienen con el pago en los libros, como el Seguro Social, Medicare y seguro de desempleo, beneficios que todos los trabajadores necesitan y merecen.