Taxes et paie de nounou: Instructions étape par étape pour la configuration
Félicitations! Vous avez trouvé une nounou que vous aimeriez embaucher. Et maintenant ? Sachez que dès que votre nounou accepte votre offre d’emploi, vos responsabilités en tant qu’employeur commencent. Cela signifie mettre les termes de votre relation de travail dans un contrat, décider des avantages et mettre en place la paie. Cela signifie également se conformer aux réglementations étatiques et fédérales, y compris ce que beaucoup de gens appellent des « taxes de nounou ». »
Les taxes sur les nounous désignent les responsabilités fiscales et salariales fédérales et étatiques que les familles doivent gérer lorsqu’elles embauchent une nounou pour travailler chez elles.
« Nous avons en fait des nounous qui nous approchent pour travailler pour nous parce que nous payons légalement », explique Paul Cuthbert, de Newport, Michigan, qui a embauché plusieurs nounous. « Cela coûte un peu plus cher que de ne pas payer légalement, mais cela en vaut vraiment la peine. »
Bien que le respect de ces lois d’État et fédérales signifie que vous ne risquez pas d’être condamné à des amendes d’évasion fiscale, il y a également des avantages pour les aidants naturels. Les nounous deviennent éligibles aux allocations de chômage de l’État, et un historique de paiement traçable leur permet de faire des choses comme demander des cartes de crédit, louer un appartement ou louer une voiture.
Suivez cette simple liste de contrôle de conformité et vous pouvez répondre aux exigences définies par l’IRS et votre État.
Sachez que votre nounou doit être classée comme employée de maison.
L’IRS a statué que, à de très rares exceptions près, les nounous sont des employés des familles pour lesquelles elles travaillent — et non des entrepreneurs indépendants. Cela indépendamment du nombre d’heures travaillées, des salaires versés ou de ce qui est écrit dans un contrat de travail. Cela signifie que votre nounou devrait recevoir un formulaire W-2, plutôt qu’un formulaire 1099, pour déposer ses impôts. La classification erronée des travailleurs est considérée comme une forme d’évasion fiscale et constitue un risque que vous ne devriez pas être prêt à prendre.
Obtenir des identifiants fiscaux d’employeur fédéral et d’État.
Afin de produire des déclarations auprès de l’IRS et de l’État, vous devrez obtenir un numéro d’identification d’employeur fédéral (FEIN) ainsi que des identifiants fiscaux d’État pour l’assurance-chômage et, le cas échéant, les impôts sur le revenu de l’État. Ces identifiants fiscaux vous identifient en tant qu’employeur domestique et vous devez en faire la demande dès que votre nounou accepte votre offre d’emploi.
Déposer un rapport de nouvelle embauche auprès de l’État.
Tous les employeurs sont tenus de déposer un rapport de nouvelle embauche auprès de leur État immédiatement après chaque nouvelle embauche. Cliquez ici pour trouver l’agence qui supervise ce processus dans votre État.
Retenez l’impôt fédéral et éventuellement l’impôt sur le revenu de l’État sur la paie de votre nounou à chaque période de paie.
« Techniquement, les impôts sur le revenu ne doivent pas être retenus à un employé de maison, mais les familles devraient le faire de toute façon afin que leur fournisseur de soins n’ait pas à budgétiser les impôts par lui-même », explique Tom Breedlove, directeur principal de la Banque mondiale. Care.com HomePay. « Si la famille ne retient pas et que le fournisseur de soins attend la saison des impôts pour régler ce problème, il peut être passible de pénalités de sous-paiement. »
Vous saurez combien d’impôts sur le revenu retenir de votre nounou en fonction de la façon dont elle remplit son formulaire W-4 et de retenue d’état (en supposant que vous viviez dans un État qui a des impôts sur le revenu).
Retenez les taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie sur la rémunération de votre nounou chaque période de paie.
Ces taxes sont collectivement appelées FICA et doivent être retenues sur le salaire de votre nounou. Les taxes de sécurité sociale représenteront 6,2% du salaire brut (avant impôts) de votre nounou et les taxes sur l’assurance-maladie représenteront 1,45% de leur salaire brut. Utilisez ce calculateur de salaire de nounou pour voir combien vous devriez retenir.
Payez les impôts de l’État et produisez régulièrement des déclarations d’impôt sur l’emploi des ménages de l’État.
En tant qu’employeur domestique, vous devez produire des déclarations d’impôt sur le chômage de l’État, généralement sur une base trimestrielle, et verser (payer) les taxes d’assurance-chômage. Si vous vivez dans un état avec des impôts sur le revenu, vous devrez également produire des déclarations d’impôt sur le revenu de l’État et envoyer les impôts sur le revenu que vous avez retenus de votre nounou.
Remarque: Certains États ont des fréquences de dépôt différentes et pourraient exiger des dépôts mensuels ou annuels. Vérifiez les exigences dans votre état.
Effectuer des paiements d’impôts estimés à l’IRS quatre fois par an.
Pour gérer vos impôts fédéraux sur l’emploi des ménages, l’IRS vous recommande d’effectuer des paiements d’impôts estimés tout au long de l’année pour éviter les pénalités de sous-paiement. Vous recevrez les impôts FICA et les impôts fédéraux sur le revenu retenus par votre nounou ainsi que les impôts FICA et les impôts fédéraux sur l’assurance-chômage que vous devez en tant qu’employeur domestique pendant les périodes suivantes:
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Janvier – Mars (payé en avril)
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Avril et Mai (payés en juin)
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Juin-Août (payé en septembre)
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Septembre-décembre (payé en janvier de l’année suivante)
Préparer les formulaires fiscaux de fin d’année.
Une fois l’année civile terminée, vous devrez fournir à votre nounou son Formulaire W-2 et déposer le Formulaire W-2 Copie du Formulaire W-3 & auprès de l’Administration de la Sécurité sociale d’ici la fin janvier. Ces formulaires résument les salaires que vous avez payés à votre nounou, ainsi que les impôts qui leur ont été retenus tout au long de l’année. Puisque vous avez suivi la rémunération de votre nounou toute l’année, ces formulaires devraient être relativement simples à remplir. De plus, vous devrez joindre l’annexe H à votre déclaration de revenus des particuliers avant la date limite du 15 avril.
Utilisez cette liste de contrôle au cours de l’année afin d’éviter les erreurs coûteuses et chronophages. Si vous ne souhaitez pas gérer vous-même ces documents, vous pouvez embaucher un comptable ou utiliser un service de paie de nounou. Bien que cela puisse sembler beaucoup de travail, lorsque vous gérez correctement toutes les responsabilités professionnelles de votre ménage, vous avez des avantages: vous devenez admissible à des allégements fiscaux qui peuvent aider à compenser certains paiements d’impôt que vous avez effectués au cours de l’année. De plus, votre nounou aura droit aux avantages qui accompagnent le paiement des livres, tels que la sécurité sociale, l’assurance—maladie et l’assurance-chômage – des prestations dont tous les travailleurs ont besoin et méritent.