impostos de babá e folha de pagamento: instruções passo a passo para configurá-lo
Parabéns! Você encontrou uma babá que gostaria de contratar. E agora? Saiba que assim que sua babá aceitar sua oferta de emprego, suas responsabilidades como empregador começam. Isso significa colocar os Termos de sua relação de trabalho em um contrato, decidir sobre benefícios e configurar a folha de pagamento. Também significa cumprir os regulamentos estaduais e federais, incluindo o que muitas pessoas chamam de “impostos de babá.”
os impostos sobre babá referem-se à folha de pagamento federal e estadual e às responsabilidades fiscais que as famílias têm que administrar quando contratam uma babá para trabalhar em sua casa.”Na verdade, temos babás se aproximando de nós para trabalhar para nós porque pagamos legalmente”, diz Paul Cuthbert, de Newport, Michigan, que contratou várias babás. “Custa um pouco mais do que não pagar legalmente, mas vale a pena.”Embora o cumprimento dessas leis estaduais e federais signifique que você não corre o risco de receber multas por evasão fiscal, também há benefícios para os cuidadores. Babás se tornam elegíveis para benefícios de desemprego do estado, e um histórico de pagamento rastreável permite que eles façam coisas como solicitar cartões de crédito, alugar um apartamento ou alugar um carro.
Siga esta lista de verificação de Conformidade simples, e você pode atender aos requisitos estabelecidos pelo IRS e seu estado.
saiba que sua babá deve ser classificada como funcionária doméstica.
o IRS decidiu que, com muito poucas exceções, as babás são funcionários das famílias para quem trabalham — não contratados independentes. Isso independentemente da quantidade de horas trabalhadas, salários pagos ou o que está escrito em um contrato de trabalho. Isso significa que sua babá deve receber um formulário W-2, em vez de um formulário 1099, para registrar seus impostos. A classificação incorreta do trabalhador é considerada uma forma de evasão fiscal e é um risco que você não deve estar disposto a assumir.
obtenha IDs fiscais do empregador federal e estadual.
para apresentar declarações com o IRS e o estado, você precisará obter um número de identificação do empregador Federal (FEIN), bem como ID(s) de imposto estadual para seguro-desemprego e, se aplicável, impostos estaduais sobre o rendimento. Esses IDs fiscais identificam você como Empregador Doméstico e você deve solicitá-los assim que sua babá aceitar sua oferta de emprego.
Arquive um novo relatório de contratação com o estado.
todos os empregadores são obrigados a apresentar um novo relatório de contratação com o seu estado imediatamente após cada nova contratação. Clique aqui para encontrar a agência que supervisiona esse processo em seu estado.
reter impostos de renda federais e possivelmente estaduais do pagamento da sua babá a cada período de pagamento.
“os impostos sobre a renda não precisam ser retidos tecnicamente de um funcionário doméstico, mas as famílias devem fazê-lo de qualquer maneira para que seu cuidador não precise fazer orçamento para os impostos por conta própria”, diz Tom Breedlove, diretor sênior de Care.com HomePay. “Se a família não reter e o cuidador esperar até a temporada fiscal para resolver isso, eles podem estar sujeitos a penalidades de pagamento insuficiente.”
você saberá quanto em impostos de renda reter de sua babá com base em como eles preenchem seu formulário de retenção W-4 e estadual (supondo que você viva em um estado que tenha impostos de renda).
reter os impostos da Previdência Social e do Medicare do pagamento da sua babá a cada período de pagamento.
esses impostos são conhecidos coletivamente como FICA e devem ser retidos do pagamento da sua babá. Os impostos da Previdência Social serão de 6,2% dos salários brutos (antes dos impostos) da sua babá e os impostos do Medicare serão de 1,45% de seus salários brutos. Use esta calculadora de salário de babá para ver quanto você deve reter.
pagar impostos estaduais e apresentar declarações fiscais estaduais de emprego doméstico em uma base regular.
como Empregador Doméstico, você é obrigado a apresentar declarações de imposto de desemprego do estado, normalmente trimestralmente, e remeter (pagar) impostos de seguro-desemprego. Se você mora em um estado com impostos de renda, também precisará registrar as declarações de imposto de renda do estado e enviar os impostos de renda retidos de sua babá.
Nota: Alguns estados têm frequências de arquivamento diferentes e podem exigir depósitos mensais ou anuais. Verifique os requisitos em seu estado.
Faça pagamentos de impostos estimados ao IRS quatro vezes por ano.
para gerenciar seus impostos federais sobre o emprego doméstico, o IRS recomenda que você faça pagamentos de impostos estimados ao longo do ano para evitar penalidades de pagamento insuficiente. Você enviará os impostos do FICA e os impostos federais de renda retidos de sua babá, juntamente com os impostos do FICA e os impostos federais de seguro-desemprego que você deve como Empregador Doméstico durante os seguintes períodos:
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janeiro – Março (pago no mês de abril)
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abril e Maio (pagos em junho)
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junho – agosto, paga em setembro)
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setembro – dezembro (pago em janeiro do próximo ano)
Preparar fim de ano de formulários de impostos.
assim que o ano civil terminar, você precisará fornecer à sua babá o Formulário W-2 e o formulário de arquivo W-2 Copie um formulário & W-3 com a administração da Previdência Social até o final de Janeiro. Esses formulários resumem os salários que você pagou à sua babá, bem como os impostos que foram retidos durante todo o ano. Como você acompanha o pagamento da sua babá durante todo o ano, esses formulários devem ser relativamente simples de concluir. Além disso, você registrará um cronograma H com sua declaração de imposto de renda pessoal até o prazo de 15 de abril.
Use esta lista de verificação durante o ano para evitar erros caros e demorados. Se você não quiser gerenciar essa papelada, pode contratar um contador ou usar um serviço de folha de pagamento de babá. Embora possa parecer muito trabalho, quando você lida com todas as suas responsabilidades de emprego doméstico corretamente, há benefícios: você se torna elegível para incentivos fiscais que podem ajudar a compensar alguns dos pagamentos de impostos que você fez durante o ano. Além disso, sua babá terá direito aos benefícios que acompanham o pagamento nos livros, como Previdência Social, Medicare e seguro — desemprego-benefícios que todos os trabalhadores precisam e merecem.