10 Tips för att hantera svåra frågor under din Presentation
arbeta med VD och andra ledare som förbereder sig för sina presentationer, jag tycker att en av deras största bekymmer är hur man hanterar frågor som kan uppstå under eller i slutet av deras presentationer.
detta bekräftades för mig när jag intervjuades nyligen av Inc. Tidskrift för en artikel om hur man effektivt svarar på frågor.
du kan läsa artikeln här: 7 Surefire Tips till Ace dig nästa Q & A.
för att komplettera detta ville jag ge dig ett djupare perspektiv inklusive 10 snabba tips om att svara på svåra frågor.
Varför tror du att vi alla är så nervösa av utsikterna att svara på frågor?
jag tror att det finns många orsaker till denna rädsla, inklusive:
rädsla för det okända: praktiskt taget alla frågor kan ställas och vi kommer att vara på plats i en högtryckssituation.
brist på förberedelse: de flesta människor förbereder sig inte, eller vet hur man förbereder sig effektivt för frågor.
inget verkligt förtroende för våra positioner, våra svar eller vår förmåga att svara.
Överföreställa svårigheten med frågor och antar att våra frågeställare kommer att vara antagonistiska.
rädsla för misslyckande: vad händer om jag inte kan svara på frågan? Kommer jag att bli generad, förlöjligad, avvisad? Sparken?
det kan verka som om jag är extrem av dessa skäl, men tro mig, det är jag inte. Från mitt intima arbete med ledare kan alla dessa ligga till grund för våra känslor av exponering. Du kanske har känt lite själv; Jag vet att jag har.
tidigt i min karriär blev jag en media-talesman och fann mig själv göra liveintervjuer på lokal och nationell tv eller prata med massor av reportrar om kontroversiella ämnen. Jag skulle också tala vid offentliga möten med ibland fientliga folkmassor.
dessa erfarenheter lärde mig vad jag lär andra idag i mediaträning och talcoaching: för att hantera frågor effektivt måste du vara beredd, lyssna noga, vara närvarande i ögonblicket och svara med självförtroende.
här är några tips som hjälper dig när frågor sätter dig på plats:
1) attackera inte frågeställaren
Under ett vinstsamtal den 3 maj ställdes Tesla VD Elon Musk en fråga om investeringar från en finansanalytiker. Det är ett relevant ämne för ett företag som ännu inte har gjort vinst. Ändå svarade Musk: ”Ursäkta mig. Nästa. Boring, bonehead frågor är inte coola. Nästa?”
även om han bad om ursäkt i ett senare samtal visade Musk den skada som kan göras när vi attackerar frågeställaren för att undvika att svara på legitima frågor. Gör ditt bästa för att undvika att plocka på dina frågeställare.
2) Förbered och repetera
som jag har skrivit tidigare är det bästa sättet att hantera alla kommunikationssituationer att förbereda så mycket som möjligt i förväg. Du kan inte förutse alla frågor som kommer till dig, men du kan förbereda dig för de flesta av dem. Du kan också vara redo på ett generiskt sätt för nästan alla typer av frågor som kommer din väg.
3) utveckla go-to-meddelanden
du bör ha ett övergripande tema – det enda du vill att folk ska komma ihåg om din presentation. Jag rekommenderar också att du har tre viktiga punkter som kommer att fungera som dina go-to-meddelanden.
om du till exempel gör en statusuppdatering på ett projekt kan ditt tema vara ”vår produktintroduktion är på mål.”Du stöder det temat med tre huvudbudskap, till exempel” Vi är på budget, på schema och initial försäljning är på plan.”
4) Pivot till dina meddelanden
när du får en fråga bör du pivot tillbaka till dina nyckelmeddelanden som stöder ditt tema. Det kan kännas konstigt att upprepa dessa meddelanden, men det är nödvändigt, med tanke på människors begränsade uppmärksamhet spänner idag. Det kommer att kännas som upprepning för dig, men du förstärker verkligen ditt huvudtema.
använd bara inte exakt samma ord som du säger dessa meddelanden: ändra det genom att säga saker på ett annat sätt. Använd olika data, exempel eller berättelser för att göra dina poäng. Människor kommer inte att tänka på dig som att upprepa dig själv, de kommer att tänka på dig som någon som är tydlig på vad du försöker kommunicera.
5) Gör en skriftlig lista
jag var utbildad i journalistik på college och kommer att dela denna formel reportrar använder för att skriva nyheter: I första stycket ska journalister inkludera vem, vad, var, när, varför och hur, så att människor får all information de behöver på framsidan. Du kan använda samma metod för att utveckla din lista med frågor.
ta ditt ämne och skriv alla relaterade frågor du kan tänka på som kan komma upp. Om du till exempel presenterar för ledningen om din produktintroduktion, överväga frågor som:
Vad är det viktigaste potentiella hindret för framgång?
när kommer vi att se resultat från den här nya produkten?
Vem är ansvarig för eventuella förseningar i denna produkt?
6) Lägg till den tuffaste frågan
när du är klar med att skriva din lista med frågor finns det ytterligare en du behöver lägga till. Jag ber folk att lägga till frågan som du inte vill bli ombedd.budget
vi har alla en fråga som är den absolut tuffaste i våra sinnen. Det är viktigt att skriva ner den frågan och också skriva ner ditt bästa svar för att få det ur huvudet och på papper.
om du inte skriver ner det kommer det att simma i ditt undermedvetna under din presentation. Du kanske bara tänker, ” Ställ inte den frågan, snälla Ställ inte den frågan.”När frågan ställs kan ditt sinne bli tomt.
men om du har skrivit ner ditt svar-det bästa möjliga svaret-kommer du att känna dig mer självsäker och redo att svara på den tuffaste frågan.
7) bli inte defensiv
det är viktigt att inte låta folk träffa dina känslomässiga triggers när du svarar på frågor. Om det händer under en session och du blir defensiv, förlorar du. Behåll ditt självförtroende genom att behålla din lugn.
8) inte uppehålla mig vid en negativ frågeställare
när någon i en folkmassa, såsom i ett möte, i huvudsak heckles dig genom att ställa negativa frågor, det är viktigt att inte låta dem stjäla showen. Med andra ord är det okej att svara på en fråga eller två från den personen, varje gång du går till dina nyckelmeddelanden, men fortsätt sedan. Vänd blicken och huvudet till någon annan, en annan frågeställare, så snart som möjligt.
9) Avsluta inte din presentation på en negativ fråga
var noga med att avsluta din presentation på ett positivt. Du kan ha flera negativa frågor i rad, men när du kommer till en positiv fråga och du känner att saker och ting går ihop är det dags att avsluta ditt samtal.
jag rekommenderar att du har två ”stänger” eller slutliga kommentarer för ditt föredrag. Vad jag menar är, att först du sammanfatta sedan öppna upp för frågor och svar.
när frågorna är över, förhoppningsvis slutar på en positiv fråga, sammanfatta igen med ditt tema och några av dina nyckelmeddelanden eller uppmaning (din andra ”nära”) så att människor går bort med vad du vill att de ska komma ihåg.
10) vänta inte
det värsta som människor gör är att vänta tills frågan ställs och sedan försöka tänka på svaret-under tryck-och sedan smidigt ge svaret.
det är en riktigt svår prestation att uppnå. Det är inte konstigt att vi känner ångest när vi inte är redo att svara. Frågor blir bara ”tuffa” om du inte är beredd på dem, eller om du har uppblåst dem i proportion i ditt sinne.
med andra ord kan även ”tuffa” frågor hanteras med självförtroende och nåd, om du har rätt tankesätt och är beredd att ta itu med frågorna.
det finns både en konst och vetenskap för att svara på levande frågor. Ha tålamod med dig själv. Som alla andra färdigheter tar svar på frågor fokus, avsiktlig övning och upprepning.
jag tycker verkligen om att höra dina berättelser. Om du vill dela dina tankar med mig, besök min kontaktsida för att skicka ett meddelande till mig, och glöm inte att anmäla dig till mitt veckobrev, Sunday Coffee.