10 Tips For Å Håndtere Vanskelige Spørsmål Under Presentasjonen
Arbeide Med Administrerende Direktører og andre ledere forbereder sine presentasjoner, finner jeg at en av deres største bekymringer er hvordan å håndtere spørsmål som kan oppstå under eller ved avslutningen av sine presentasjoner.
dette ble bekreftet for meg da Jeg nylig ble intervjuet Av Inc. Magazine for en artikkel om hvordan du effektivt svare på spørsmål.
du kan lese artikkelen her: 7 Surefire Tips Til Ess Du Neste Q & A.
for å supplere dette ønsket jeg å gi deg et dypere perspektiv, inkludert 10 raske tips om å svare på vanskelige spørsmål.
Hvorfor tror du vi alle er så unnerved av utsiktene til å svare på spørsmål?
jeg tror det er mange grunner til denne frykten, inkludert:
Frykt for det ukjente: Nesten alle spørsmål kan bli spurt, og vi vil være på stedet i en høytrykkssituasjon.
Mangel på forberedelse: De fleste forbereder seg ikke, eller vet hvordan de skal forberede seg effektivt på spørsmål.
ingen reell tillit til våre stillinger, våre svar eller vår evne til å svare.
over-forestille vanskeligheten av spørsmål og antar våre questioners vil være antagonistisk.
Frykt for fiasko: Hva om jeg ikke kan svare på spørsmålet? Vil jeg bli flau, latterliggjort, avvist? Sparken?
Det kan virke som om jeg er ekstrem med disse grunnene, men tro meg, det er jeg ikke. Fra mitt intime arbeid med ledere, kan alle disse ligge til grunn for våre følelser av eksponering. Du kan ha følt noen selv; jeg vet at jeg har.
Tidlig i min karriere ble jeg en medietalsperson og fant meg selv å gjøre live intervjuer på lokal og nasjonal fjernsyn eller snakke med folkemengder av journalister om kontroversielle emner. Jeg vil også snakke på offentlige møter med noen ganger fiendtlige folkemengder.
disse erfaringene lærte meg hva jeg lærer andre i dag i medietrening og talecoaching: for å håndtere spørsmål effektivt må du være forberedt, lytte nøye, være tilstede i øyeblikket og svare med tillit.
her er noen tips for å hjelpe deg når spørsmål setter deg på stedet:
1) ikke angrip spørsmålet
Under en inntjeningsanrop 3. Mai Ble Tesla CEO Elon Musk spurt et spørsmål om kapitalutgifter fra en finansanalytiker. Det er et relevant tema for et selskap som ennå ikke har tjent penger. Musk svarte: «Unnskyld meg. Neste. Kjedelig, bonehead spørsmål er ikke kult. Neste?»
Selv om Han unnskyldte seg i en senere samtale, Viste Musk skaden som kan gjøres når Vi angriper spørsmålet for å unngå å svare på legitime spørsmål. Gjør ditt beste for å unngå å plukke på dine questioners.
2) Forberede og øve
som jeg har skrevet før, den beste måten å håndtere enhver kommunikasjonssituasjon er å forberede så mye som mulig på forhånd. Du kan ikke forutse alle spørsmål som kommer til deg, men du kan forberede deg på de fleste av dem. Du kan også være klar på en generisk måte for nesten alle typer spørsmål som kommer din vei.
3) Utvikle go-to meldinger
du bør ha en overordnet tema – en ting du vil at folk skal huske om presentasjonen. Jeg anbefaler også å ha tre viktige punkter som vil fungere som din go-to meldinger.
for eksempel, hvis du gjør en statusoppdatering på et prosjekt, kan temaet være, » vår produkt introduksjon er på målet.»Du støtter det temaet med tre hovedmeldinger, for eksempel» vi er på budsjett, på plan og første salg er på plan.»
4) Pivot til meldingene dine
når du blir spurt et spørsmål, bør du svinge tilbake til nøkkelbudskapene som støtter temaet ditt. Det kan føles rart å gjenta disse meldingene, men det er nødvendig, gitt folks begrensede oppmerksomhet spenner i dag. Det vil føles som repetisjon for deg, men du forsterker virkelig hovedtemaet ditt.
bare bruk ikke nøyaktig de samme ordene som du sier disse meldingene: endre det ved å si ting på en annen måte. Bruk forskjellige data, eksempler eller historier for å gjøre poengene dine. Folk vil ikke tenke på deg som å gjenta deg selv, de vil tenke på deg som noen som er klar på hva du prøver å kommunisere.
5) Lag en skriftlig liste
jeg ble trent i journalistikk på college og vil dele denne formelen journalister bruker til å skrive nyheter: I første ledd skal journalister inkludere hvem, hva, hvor, når, hvorfor og hvordan, slik at folk får all den informasjonen de trenger foran. Du kan bruke samme tilnærming til å utvikle listen over spørsmål.
Ta emnet ditt og skriv alle relaterte spørsmål du kan tenke på som kan komme opp. For eksempel, hvis du presenterer for ledelsen om produktinnføringen din, bør du vurdere spørsmål som:
Hva er det viktigste potensielle hinderet for suksess?
Når vil vi se resultater fra dette nye produktet?
Hvem er ansvarlig for eventuelle forsinkelser i dette produktet?
6) Legg til det tøffeste spørsmålet
Når du er ferdig med å skrive listen over spørsmål, er det en du må legge til. Jeg forteller folk å legge til spørsmålet som du ikke vil bli spurt.budsjett
Alle av oss har et spørsmål som er absolutt tøffeste i våre sinn. Det er viktig å skrive det spørsmålet ned og også skrive ned ditt beste svar for å få det ut av hodet og på papir.
hvis du ikke skriver det ned, vil det svømme i underbevisstheten din under presentasjonen din. Du kan bare tenke, » ikke spør det spørsmålet, vennligst ikke spør det spørsmålet .»Når spørsmålet blir spurt, kan tankene dine bli tomme.
men hvis du har skrevet ned svaret ditt-det beste mulige svaret-vil du føle deg tryggere og klar til å svare på det tøffeste spørsmålet.
7) ikke bli defensiv
Det er viktig å ikke la folk slå dine følelsesmessige utløsere når du svarer på spørsmål. Hvis det skjer under en økt, og du får defensiv, taper du. Opprettholde din selvtillit ved å opprettholde din ro.
8) ikke dvel deg på en negativ spørsmål
Når noen i en mengde, for eksempel i et møte, i hovedsak heckles deg ved å stille negative spørsmål, er det viktig å ikke la dem stjele showet. Med andre ord, det er greit å svare på et spørsmål eller to fra den personen, hver gang du går til nøkkelbudskapene dine, men så fortsett. Vend blikket ditt og hodet til noen andre, en annen spørsmålet, så snart som mulig.
9) ikke avslutt presentasjonen på et negativt spørsmål
sørg for å avslutte presentasjonen på en positiv tone. Du kan ha flere negative spørsmål på rad, men når du kommer til et positivt spørsmål, og du føler at ting er innpakning opp, det er på tide å avslutte din snakk.
jeg anbefaler å ha to «lukker» eller siste kommentarer for din snakk. Det jeg mener er at du først oppsummerer og åpner den for spørsmål og svar.
når spørsmålene er over, forhåpentligvis slutter på et positivt spørsmål, oppsummerer du igjen med temaet ditt og noen av nøkkelbudskapene dine eller oppfordringen til handling (din andre «lukk») slik at folk går bort med det du vil at de skal huske.
10) Ikke Vent
det verste som folk gjør er å vente til spørsmålet blir spurt og deretter prøve å tenke på svaret – under press-og deretter jevnt gi svaret.
Det er en veldig vanskelig prestasjon å oppnå. Det er ikke rart at vi føler angst når vi ikke er klare til å svare. Spørsmål blir bare «tøffe» hvis du ikke er forberedt på dem, eller hvis du har oppblåst dem ut av proporsjon i tankene dine.
med andre ord, selv «tøffe» spørsmål kan håndteres med tillit og nåde, hvis du har riktig tankegang og er forberedt på å ta opp spørsmålene.
det er både en kunst og vitenskap å svare på levende spørsmål. Vær tålmodig med deg selv. Som alle andre ferdigheter, svare på spørsmål tar fokus, bevisst praksis og repetisjon.
jeg liker virkelig å høre historiene dine. Hvis du vil dele dine tanker med meg, vennligst besøk min kontaktside for å sende meg en melding, og ikke glem å registrere deg for mitt ukentlige nyhetsbrev, Sunday Coffee.