10 Conseils pour gérer les Questions difficiles Lors de Votre Présentation
En travaillant avec les PDG et autres dirigeants qui se préparent à leurs présentations, je trouve que l’une de leurs plus grandes préoccupations est de savoir comment gérer les questions qui pourraient survenir pendant ou à la fin de leurs présentations.
Cela m’a été confirmé lorsque j’ai été interviewé récemment par Inc. Magazine pour un article sur la façon de répondre efficacement aux questions.
Vous pouvez lire l’article ici: 7 Conseils infaillibles pour vous réussir Ensuite Q &A.
Pour compléter cela, je voulais vous donner une perspective plus profonde, y compris 10 conseils rapides pour répondre à des questions difficiles.
Pourquoi pensez-vous que nous sommes tous si énervés par la perspective de répondre à des questions?
Je crois qu’il y a plusieurs raisons à cette peur, notamment:
Peur de l’inconnu: Pratiquement n’importe quelle question pourrait être posée et nous serons sur place dans une situation de haute pression.
Manque de préparation: La plupart des gens ne se préparent pas réellement ou ne savent pas comment se préparer efficacement aux questions.
Aucune confiance réelle dans nos positions, nos réponses ou notre capacité à répondre.
Sur-imaginer la difficulté des questions et supposer que nos questionneurs seront antagonistes.
Peur de l’échec: Et si je ne peux pas répondre à la question? Serai-je gêné, ridiculisé, rejeté? Viré ?
Il peut sembler que je sois extrême avec ces raisons, mais croyez-moi, je ne le suis pas. De mon travail intime avec les dirigeants, tout cela peut sous-tendre nos sentiments d’exposition. Vous en avez peut-être ressenti vous-même; je sais que je l’ai fait.
Au début de ma carrière, je suis devenu porte-parole des médias et je me suis retrouvé à faire des interviews en direct à la télévision locale et nationale ou à parler à des foules de journalistes de sujets controversés. Je prenais également la parole lors de réunions publiques avec des foules parfois hostiles.
Ces expériences m’ont appris ce que j’enseigne aux autres aujourd’hui en formation aux médias et en coaching de la parole: Pour gérer efficacement les questions, il faut être préparé, écouter attentivement, être présent dans l’instant et y répondre avec confiance.
Voici quelques conseils pour vous aider lorsque des questions vous mettent sur place:
1) N’attaquez pas le questionneur
Lors d’un appel aux résultats le 3 mai, le PDG de Tesla, Elon Musk, s’est vu poser une question sur les dépenses en capital par un analyste financier. C’est un sujet pertinent pour une entreprise qui n’a pas encore réalisé de profit. Néanmoins, Musk a répondu: « Excusez-moi. Prochain. Les questions ennuyeuses et sans tête ne sont pas cool. Suivant ? »
Bien qu’il se soit excusé lors d’un appel ultérieur, Musk a montré les dommages qui peuvent être causés lorsque nous attaquons le questionneur pour éviter de répondre à des questions légitimes. Faites de votre mieux pour éviter de choisir vos questionneurs.
2) Préparer et répéter
Comme je l’ai déjà écrit, la meilleure façon de faire face à toute situation de communication est de se préparer autant que possible à l’avance. Vous ne pouvez pas anticiper toutes les questions qui vous seront posées, mais vous pouvez vous préparer à la plupart d’entre elles. Vous pouvez également être prêt de manière générique pour presque tous les types de questions qui vous seront posées.
3) Développer des messages de référence
Vous devriez avoir un thème primordial – la seule chose dont vous voulez que les gens se souviennent de votre présentation. Je recommande également d’avoir trois points clés qui vous serviront de messages de référence.
Par exemple, si vous faites une mise à jour de l’état d’un projet, votre thème pourrait être « Notre lancement de produit est sur la cible. »Vous soutenez ce thème avec trois messages principaux, tels que « nous respectons le budget, le calendrier et les ventes initiales sont prévues. »
4) Pivotez vers vos messages
Chaque fois qu’on vous pose une question, vous devez revenir à vos messages clés qui prennent en charge votre thème. Cela peut sembler étrange de répéter ces messages, mais c’est nécessaire, étant donné la capacité d’attention limitée des gens aujourd’hui. Cela vous semblera une répétition, mais vous renforcez vraiment votre thème principal.
N’utilisez pas exactement les mêmes mots que vous dites ces messages: changez-les en disant les choses d’une manière différente. Utilisez différentes données, exemples ou histoires pour faire valoir vos points. Les gens ne penseront pas à vous comme à vous répéter, ils penseront à vous comme quelqu’un qui est clair sur ce que vous essayez de communiquer.
5) Faites une liste écrite
J’ai été formé au journalisme à l’université et je partagerai cette formule que les journalistes utilisent pour écrire des reportages: Dans le premier paragraphe, les journalistes sont censés inclure qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment, afin que les gens obtiennent toutes les informations dont ils ont besoin à l’avance. Vous pouvez utiliser la même approche pour développer votre liste de questions.
Prenez votre sujet et écrivez toutes les questions connexes auxquelles vous pouvez penser qui pourraient surgir. Par exemple, si vous présentez à la direction votre lancement de produit, posez-vous des questions telles que:
Quel est l’obstacle potentiel le plus important au succès?
Quand verrons-nous les résultats de ce nouveau produit?
Qui est responsable de tout retard dans ce produit?
6) Ajoutez la question la plus difficile
Lorsque vous avez terminé d’écrire votre liste de questions, il y en a une de plus que vous devez ajouter. Je dis aux gens d’ajouter la question que vous ne voulez pas qu’on vous pose.budget
Nous avons tous une question qui est la plus dure à l’esprit. Il est important d’écrire cette question et d’écrire également votre meilleure réponse pour la sortir de votre tête et la mettre sur papier.
Si vous ne l’écrivez pas, il nagera dans votre subconscient lors de votre présentation. Vous pensez peut-être simplement: « ne posez pas cette question, ne posez pas cette question. »Lorsque la question est posée, votre esprit peut devenir vide.
Mais si vous avez écrit votre réponse — la meilleure réponse possible – vous vous sentirez plus confiant et prêt à répondre à la question la plus difficile.
7) Ne soyez pas sur la défensive
Il est important de ne pas laisser les gens frapper vos déclencheurs émotionnels lorsque vous répondez à des questions. Si cela se produit pendant une session et que vous êtes sur la défensive, vous perdez. Gardez votre confiance en maintenant votre sang-froid.
8) Ne vous attardez pas sur un questionneur négatif
Lorsque quelqu’un dans une foule, comme lors d’une réunion, vous chahute essentiellement en posant des questions négatives, il est important de ne pas le laisser voler la vedette. En d’autres termes, il est acceptable de répondre à une question ou deux de cette personne, en allant à chaque fois à vos messages clés, puis de passer à autre chose. Tournez votre regard et votre tête vers quelqu’un d’autre, un autre questionneur, dès que possible.
9) Ne terminez pas votre présentation sur une question négative
Assurez-vous de terminer votre présentation sur une note positive. Vous pouvez avoir plusieurs questions négatives d’affilée, mais lorsque vous arrivez à une question positive et que vous avez l’impression que les choses se terminent, il est temps de mettre fin à votre discours.
Je recommande d’avoir deux remarques finales ou finales pour votre exposé. Ce que je veux dire, c’est que vous résumez d’abord puis que vous l’ouvrez aux questions et réponses.
Lorsque les questions sont terminées, si tout va bien, se terminant sur une question positive, résumez à nouveau avec votre thème et certains de vos messages clés ou appel à l’action (votre deuxième « fin ») afin que les gens repartent avec ce que vous voulez qu’ils se souviennent.
10) N’attendez pas
La pire chose que les gens font est d’attendre que la question soit posée, puis d’essayer de penser à la réponse under sous pression and et ensuite de donner la réponse en douceur.
C’est un exploit vraiment difficile à accomplir. Il n’est pas étonnant que nous ressentions de l’anxiété lorsque nous ne sommes pas prêts à répondre. Les questions ne deviennent « difficiles » que si vous n’y êtes pas préparé ou si vous les avez exagérées dans votre esprit.
En d’autres termes, même les questions « difficiles » peuvent être traitées avec confiance et grâce, si vous avez le bon état d’esprit et êtes prêt à répondre aux questions.
Il y a à la fois un art et une science à répondre aux questions en direct. Soyez patient avec vous-même. Comme toute autre compétence, répondre aux questions demande de la concentration, de la pratique délibérée et de la répétition.
J’aime vraiment entendre vos histoires. Si vous souhaitez partager vos réflexions avec moi, veuillez visiter ma page de contact pour m’envoyer un message, et n’oubliez pas de vous inscrire à ma newsletter hebdomadaire, le Café du dimanche.