10 wskazówek, jak poradzić sobie z trudnymi pytaniami podczas prezentacji
pracując z prezesami i innymi liderami przygotowującymi się do swoich prezentacji, uważam, że jednym z ich największych problemów jest sposób radzenia sobie z pytaniami, które mogą pojawić się podczas lub na zakończenie ich prezentacji.
to zostało potwierdzone dla mnie, gdy byłem ostatnio przesłuchiwany przez Inc. Magazyn na artykuł o tym, jak skutecznie odpowiadać na pytania.
możesz przeczytać artykuł tutaj: 7 Surrefire Tips To Ace You Next Q & A.
aby to uzupełnić, chciałem dać ci głębszą perspektywę, w tym 10 szybkich wskazówek dotyczących odpowiedzi na trudne pytania.
dlaczego uważasz, że wszyscy jesteśmy tak zdenerwowani perspektywą odpowiedzi na pytania?
wierzę, że istnieje wiele powodów tego strachu, w tym:
strach przed nieznanym: praktycznie każde pytanie może zostać zadane, a my będziemy na miejscu w sytuacji wysokiego ciśnienia.
brak przygotowania: większość ludzi nie przygotowuje się ani nie wie, jak skutecznie przygotować się na pytania.
brak zaufania do naszych stanowisk, naszych odpowiedzi lub naszej zdolności do odpowiedzi.
przeceniamy trudność pytań i zakładamy, że nasi pytający będą antagonistyczni.
strach przed porażką: co jeśli nie mogę odpowiedzieć na pytanie? Czy będę zażenowany, wyśmiewany, odrzucony? Zwolniony?
może się wydawać, że jestem skrajny z tych powodów, ale uwierz mi, nie jestem. Z mojej intymnej pracy z liderami, wszystko to może leżeć u podstaw naszego poczucia narażenia. Być może sam coś poczułeś; wiem, że ja to zrobiłem.
na początku mojej kariery zostałem rzecznikiem prasowym i robiłem wywiady na żywo w lokalnej i krajowej telewizji lub rozmawiałem z tłumami reporterów na kontrowersyjne tematy. Przemawiałem również na publicznych spotkaniach z czasami-wrogimi tłumami.
te doświadczenia nauczyły mnie tego, czego uczę dzisiaj innych w szkoleniach medialnych i coachingu mowy: aby skutecznie radzić sobie z pytaniami, musisz być przygotowany, uważnie słuchać, być obecny w danej chwili i odpowiadać z pewnością siebie.
oto kilka wskazówek, które pomogą Ci, gdy pytania stawiają Cię na miejscu:
1) nie atakuj pytającego
podczas rozmowy o zarobkach 3 maja prezes Tesli Elon Musk został zadany przez analityka finansowego pytanie dotyczące wydatków inwestycyjnych. Jest to temat istotny dla firmy, która jeszcze nie osiągnęła zysku. Niemniej jednak Musk odpowiedział: „Przepraszam. Następny. Nudne, głupie pytania nie są fajne. Następny?”
chociaż przeprosił w późniejszym telefonie, Musk pokazał szkody, które można zrobić, gdy zaatakujemy pytającego, aby uniknąć odpowiedzi na uzasadnione pytania. Staraj się jak najlepiej, aby uniknąć czepiania się pytających.
2) Przygotuj się i przećwicz
tak jak pisałem wcześniej, najlepszym sposobem radzenia sobie z każdą sytuacją komunikacyjną jest przygotowanie jak największej ilości z wyprzedzeniem. Nie możesz przewidzieć każdego pytania, które przyjdzie na ciebie, ale możesz przygotować się na większość z nich. Możesz również być gotowy w ogólny sposób na prawie każdy rodzaj pytania, które przyjdzie ci na drogę.
3) rozwijaj wiadomości go-to
powinieneś mieć nadrzędny temat-jedną rzecz, którą chcesz, aby ludzie pamiętali o twojej prezentacji. Polecam również trzy kluczowe punkty, które będą służyć jako wiadomości.
na przykład, jeśli robisz aktualizację statusu projektu, Twoim motywem może być: „nasze wprowadzenie produktu jest na cel.”Wspierasz ten temat trzema głównymi komunikatami, takimi jak” jesteśmy w budżecie, zgodnie z harmonogramem, a początkowa sprzedaż jest zgodnie z planem.”
4) przejdź do wiadomości
gdy pojawi się pytanie, powinieneś wrócić do kluczowych wiadomości, które obsługują Twój motyw. Może wydawać się dziwne powtarzanie tych wiadomości, ale jest to konieczne, biorąc pod uwagę ograniczoną uwagę ludzi dzisiaj. Będzie to dla Ciebie jak powtórzenie, ale naprawdę wzmacniasz swój główny temat.
po prostu nie używaj dokładnie tych samych słów, co mówisz te wiadomości: zmień to, mówiąc rzeczy w inny sposób. Wykorzystaj różne dane, przykłady lub historie, aby przedstawić swoje punkty. Ludzie nie będą myśleć o tobie jako o powtarzaniu siebie, będą myśleć o tobie jako o kimś, kto jest jasny w tym, co próbujesz komunikować.
5) zrób pisemną listę
byłem przeszkolony w dziennikarstwie na studiach i podzielę się tą formułą, której używają reporterzy do pisania wiadomości: W pierwszym akapicie dziennikarze mają zawierać informacje o tym, kto, co, gdzie, kiedy, dlaczego i jak, aby ludzie uzyskali wszystkie potrzebne informacje z góry. Możesz użyć tego samego podejścia do opracowania listy pytań.
weź swój temat i napisz każde związane z nim pytanie, które może się pojawić. Na przykład, jeśli przedstawiasz kierownictwu wprowadzenie produktu, rozważ pytania takie jak:
co jest najważniejszą potencjalną przeszkodą do sukcesu?
kiedy zobaczymy efekty tego nowego produktu?
kto jest odpowiedzialny za opóźnienia w tym produkcie ?
6) Dodaj najtrudniejsze pytanie
kiedy skończysz pisać listę pytań, musisz dodać jeszcze jedno. Mówię ludziom, aby dodali pytanie, którego nie chcesz zadawać.budżet
każdy z nas ma pytanie, które jest absolutnie najtrudniejsze w naszych umysłach. Ważne jest, aby zapisać to pytanie, a także zapisać najlepszą odpowiedź, aby wyrzucić ją z głowy i na papier.
jak tego nie zapiszesz, to będzie pływać w twojej podświadomości podczas Twojej prezentacji. Możecie po prostu myśleć: „nie zadawaj tego pytania, proszę, nie zadawaj tego pytania.”Kiedy pytanie zostanie zadane, twój umysł może stać się pusty.
ale jeśli zapisałeś swoją odpowiedź—najlepszą z możliwych—poczujesz się pewniej i będziesz gotowy odpowiedzieć na najtrudniejsze pytanie.
7) nie bądź Defensywny
ważne jest, aby nie pozwolić ludziom uderzać w wyzwalacze emocjonalne, gdy odpowiadasz na pytania. Jeśli tak się stanie podczas sesji i staniesz się defensywny, przegrywasz. Zachowaj pewność siebie, utrzymując spokój.
8) nie rozwodź się nad negatywnym pytającym
kiedy ktoś w tłumie, np. na spotkaniu, w gruncie rzeczy zadaje ci negatywne pytania, ważne jest, aby nie pozwolić mu ukraść programu. Innymi słowy, można odpowiedzieć na pytanie lub dwa od tej osoby, za każdym razem przechodząc do kluczowych wiadomości, ale potem przejść dalej. Zwróć wzrok i głowę na kogoś innego, innego pytającego, tak szybko, jak to możliwe.
9) nie kończ prezentacji negatywnym pytaniem
pamiętaj, aby zakończyć prezentację pozytywną. Możesz mieć kilka negatywnych pytań z rzędu, ale kiedy dojdziesz do pozytywnego pytania i czujesz, że wszystko się kończy, nadszedł czas, aby zakończyć swoją rozmowę.
polecam mieć dwie „zamykające” lub końcowe uwagi do rozmowy. Chodzi mi o to, że najpierw podsumowujesz, a potem otwierasz je na pytania i odpowiedzi.
kiedy Pytania się skończą, miejmy nadzieję, że zakończą się pozytywnym pytaniem, ponownie podsumuj swój temat i niektóre kluczowe wiadomości lub wezwanie do działania (drugie „zamknij”), aby ludzie odeszli z tym, co chcesz, aby zapamiętali.
10) nie czekaj
najgorsze, co ludzie robią, to czekać, aż pytanie zostanie zadane, a następnie próbować wymyślić odpowiedź-pod presją – a następnie płynnie udzielić odpowiedzi.
to naprawdę trudny wyczyn. Nic dziwnego, że czujemy niepokój, kiedy nie jesteśmy gotowi odpowiedzieć. Pytania stają się” trudne ” tylko wtedy, gdy nie jesteś na nie przygotowany lub jeśli nadmuchałeś je ponad miarę w swoim umyśle.
innymi słowy, nawet” trudne ” pytania mogą być obsługiwane z pewnością siebie i wdziękiem, jeśli masz właściwy sposób myślenia i jesteś przygotowany do odpowiedzi na pytania.
istnieje zarówno sztuka, jak i nauka, aby odpowiadać na pytania na żywo. Bądź cierpliwy. Jak każda inna umiejętność, odpowiadanie na pytania wymaga skupienia, celowej praktyki i powtarzania.
naprawdę lubię słuchać twoich opowieści. Jeśli chcesz podzielić się ze mną swoimi przemyśleniami, odwiedź moją stronę kontaktową, aby wysłać mi wiadomość, i nie zapomnij zapisać się do mojego cotygodniowego newslettera, Sunday Coffee.