10 Sfaturi pentru a gestiona întrebări dificile în timpul prezentării
lucrând cu directorii generali și alți lideri care se pregătesc pentru prezentările lor, consider că una dintre cele mai mari preocupări ale lor este cum să se ocupe de întrebările care ar putea apărea în timpul sau la încheierea prezentărilor lor.
acest lucru a fost confirmat pentru mine când am fost intervievat recent De Inc. Revista pentru un articol despre cum să răspundeți eficient la întrebări.
puteți citi articolul aici: 7 sfaturi sigure pentru a vă Asul următor Q & A.
pentru a completa acest am vrut să vă dau o perspectivă mai profundă, inclusiv 10 sfaturi rapide pentru a răspunde la întrebări dificile.
de ce credeți că suntem cu toții atât de deranjați de perspectiva de a răspunde la întrebări?
cred că există multe motive pentru această teamă, inclusiv:
frica de necunoscut: practic orice întrebare ar putea fi pusă și vom fi la fața locului într-o situație de înaltă presiune.
lipsa pregătirii: majoritatea oamenilor nu se pregătesc de fapt sau nu știu cum să se pregătească eficient pentru întrebări.
nici o încredere reală în pozițiile noastre, răspunsurile noastre sau capacitatea noastră de a răspunde.
supra-imaginarea dificultății întrebărilor și presupunerea că întrebările noastre vor fi antagonice.
frica de eșec: ce se întâmplă dacă nu pot răspunde la întrebare? Voi fi jenat, ridiculizat, respins? Concediat?
poate părea că sunt extrem cu aceste motive, dar credeți-mă, nu sunt. Din munca mea intimă cu liderii, toate acestea pot sta la baza sentimentelor noastre de expunere. S-ar putea să fi simțit unele-te; știu că am.
la începutul carierei mele, am devenit purtător de cuvânt al mass-media și m-am trezit făcând interviuri live la televiziunea locală și națională sau vorbind cu mulțimi de reporteri despre subiecte controversate. Aș vorbi, de asemenea, la întâlniri publice cu mulțimi uneori ostile.
acele experiențe m-au învățat ceea ce îi învăț pe alții Astăzi în formarea media și coaching-ul de vorbire: pentru a gestiona întrebările în mod eficient, trebuie să fii pregătit, să asculți cu atenție, să fii prezent în acest moment și să răspunzi cu încredere.
iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta atunci când întrebările vă pun la fața locului:
1) nu atacați întrebarea
în timpul unui apel de câștiguri din 3 mai, CEO-ul Tesla, Elon Musk, a fost întrebat despre cheltuielile de capital de la un analist financiar. Este un subiect relevant pentru o companie care încă nu a obținut profit. Cu toate acestea, Musk a răspuns: „Scuzați-mă. Următorul. Plictisitor, întrebări bonehead nu sunt cool. Următorul?”
deși și-a cerut scuze într-un apel ulterior, Musk a arătat daunele care pot fi făcute atunci când atacăm petentul pentru a evita să răspundem la întrebări legitime. Faceți tot posibilul pentru a evita alegerea întrebătorilor.
2) Pregătiți și repetați
așa cum am scris înainte, cel mai bun mod de a face față oricărei situații de comunicare este să vă pregătiți cât mai mult posibil în avans. Nu puteți anticipa fiecare întrebare care vă va veni, dar vă puteți pregăti pentru majoritatea dintre ele. De asemenea, puteți fi gata într-un mod generic pentru aproape orice tip de întrebare care vă va veni în cale.
3) dezvoltarea du-te la mesaje
ar trebui să aveți o temă imperative-singurul lucru pe care doriți ca oamenii să-și amintească despre prezentarea. De asemenea, vă recomand să aveți trei puncte cheie care vă vor servi drept mesaje de acces.
de exemplu, dacă faceți o actualizare de stare a unui proiect, tema dvs. ar putea fi: „introducerea produsului nostru este pe țintă.”Susțineți această temă cu trei mesaje principale, cum ar fi „suntem în buget, în program și vânzările inițiale sunt în plan.”
4) pivotați la mesajele dvs.
ori de câte ori vi se pune o întrebare, ar trebui să pivotați înapoi la mesajele cheie care acceptă tema dvs. S-ar putea simți ciudat să repeți aceste mesaje, dar este necesar, având în vedere atenția limitată a oamenilor de astăzi. Se va simți ca o repetare pentru tine, dar îți consolidezi cu adevărat tema principală.
pur și simplu nu folosiți exact aceleași cuvinte pe care le spuneți aceste mesaje: schimbați-le spunând lucrurile într-un mod diferit. Utilizați diferite date, exemple sau povești pentru a vă face punctele. Oamenii nu se vor gândi la tine ca repetându-te, se vor gândi la tine ca la cineva care este clar în ceea ce încerci să comunici.
5) Faceți o listă scrisă
am fost instruit în jurnalism în facultate și voi împărtăși această formulă pe care reporterii o folosesc pentru a scrie știri: În primul paragraf jurnaliștii ar trebui să includă Cine, Ce, Unde, când, de ce și cum, astfel încât oamenii să obțină toate informațiile de care au nevoie în față. Puteți utiliza aceeași abordare pentru a vă dezvolta lista de întrebări.
ia subiect și scrie fiecare întrebare legate vă puteți gândi că ar putea veni. De exemplu, dacă prezentați conducerii despre introducerea produsului dvs., luați în considerare întrebări precum:
care este cel mai important obstacol potențial în calea succesului?
când vom vedea rezultatele acestui nou produs?
cine este responsabil pentru orice întârziere a acestui produs?
6) Adăugați cea mai dificilă întrebare
când ați terminat de scris lista de întrebări, mai trebuie să adăugați una. Le spun oamenilor să adauge întrebarea pe care nu vrei să o pui.buget
toți avem o întrebare care este cea mai dură absolută în mintea noastră. Este important să scrieți această întrebare și, de asemenea, să scrieți cel mai bun răspuns pentru a-l scoate din cap și pe hârtie.
dacă nu o scrieți, va înota în subconștientul dvs. în timpul prezentării. S-ar putea să vă gândiți doar: „nu puneți această întrebare, vă rugăm să nu puneți această întrebare.”Când întrebarea este pusă, mintea ta ar putea deveni goală.
dar dacă ți—ai notat răspunsul—cel mai bun răspuns posibil-te vei simți mai încrezător și gata să răspunzi la cea mai grea întrebare.
7) nu te defensiv
este important să nu lăsați oamenii să vă lovească declanșatoarele emoționale atunci când răspundeți la întrebări. Dacă acest lucru se întâmplă în timpul unei sesiuni și te defensiv, pierzi. Mențineți-vă încrederea menținându-vă calmul.
8) nu stați pe un întrebător negativ
când cineva dintr-o mulțime, cum ar fi într-o întâlnire, vă heckles în esență, punând întrebări negative, este important să nu-i lăsați să fure spectacolul. Cu alte cuvinte, este în regulă să răspunzi la o întrebare sau două de la acea persoană, de fiecare dată când mergi la mesajele tale cheie, dar apoi mergi mai departe. Întoarceți-vă privirea și capul către altcineva, un alt întrebător, cât mai curând posibil.
9) nu încheiați prezentarea cu o întrebare negativă
asigurați-vă că încheiați prezentarea cu o notă pozitivă. Este posibil să aveți mai multe întrebări negative la rând, dar când ajungeți la o întrebare pozitivă și simțiți că lucrurile se încheie, este timpul să vă încheiați discuția.
vă recomand să aveți două” închideri ” sau observații finale pentru discursul dvs. Ceea ce vreau să spun este, că în primul rând rezuma apoi deschide-l pentru întrebări și răspunsuri.
când întrebările s-au terminat, sperăm că se termină cu o întrebare pozitivă, rezumați din nou cu tema dvs. și cu unele dintre mesajele cheie sau chemarea la acțiune (a doua „închidere”), astfel încât oamenii să plece cu ceea ce doriți să-și amintească.
10) nu așteptați
cel mai rău lucru pe care îl fac oamenii este să aștepte până când se pune întrebarea și apoi să încerce să se gândească la răspuns-sub presiune-și apoi să dea fără probleme răspunsul.
este o realizare foarte greu de realizat. Nu este de mirare că simțim anxietate atunci când nu suntem pregătiți să răspundem. Întrebările devin „dure” doar dacă nu ești pregătit pentru ele sau dacă le-ai umflat disproporționat în mintea ta.
cu alte cuvinte, chiar și întrebările „dure” pot fi tratate cu încredere și grație, dacă aveți mentalitatea potrivită și sunteți pregătiți să abordați întrebările.
există atât o artă, cât și o știință pentru a răspunde la întrebări live. Ai răbdare cu tine însuți. Ca orice altă abilitate, răspunsul la întrebări necesită concentrare, practică deliberată și repetare.
chiar îmi place să aud poveștile tale. Dacă doriți să vă împărtășiți gândurile cu mine, vă rugăm să vizitați pagina mea de contact pentru a-mi trimite un mesaj și nu uitați să vă înscrieți la newsletter-ul meu săptămânal, Sunday Coffee.