Nanny belastingen en payroll: stap-voor-stap instructies voor het opzetten
Gefeliciteerd! Je hebt een Kinderjuf gevonden die je wilt inhuren. Wat nu? Weet dat zodra uw nanny uw werkaanbod accepteert, uw verantwoordelijkheden als werkgever beginnen. Dat betekent dat de voorwaarden van uw werkrelatie in een contract, beslissen over de voordelen en het opzetten van payroll. Het betekent ook voldoen aan de staats-en federale regelgeving, met inbegrip van wat veel mensen noemen “nanny belastingen.”
Nanny belastingen verwijzen naar de federale en staat loon-en fiscale verantwoordelijkheden families moeten beheren wanneer ze een nanny huren om in hun huis te werken.
” we hebben kindermeisjes die ons benaderen om voor ons te werken omdat we legaal betalen”, zegt Paul Cuthbert, Uit Newport, Michigan, die verschillende kindermeisjes heeft ingehuurd. “Het kost iets meer dan niet legaal betalen, maar het is het wel waard.”
terwijl u voldoet aan deze staats-en federale wetten betekent dat u niet het risico loopt om te worden geslagen belastingontduiking boetes, zijn er voordelen voor de verzorgers, ook. Kindermeisjes komen in aanmerking voor de staat werkloosheidsuitkeringen, en een traceerbare betaling geschiedenis stelt hen in staat om dingen te doen zoals een aanvraag voor creditcards, huur een appartement of lease een auto.
volg deze eenvoudige compliance checklist, en u kunt voldoen aan de vereisten die zijn uiteengezet door de IRS en uw staat.
weet dat uw nanny moet worden geclassificeerd als een huishoudelijke werknemer.
de IRS heeft bepaald dat, op enkele uitzonderingen na, kindermeisjes werknemers zijn van de gezinnen waarvoor zij werken, en geen zelfstandige aannemers. Dit is ongeacht het aantal gewerkte uren, betaalde lonen of wat er in een arbeidsovereenkomst is geschreven. Dit betekent dat uw nanny een W – 2-formulier moet krijgen, in plaats van een 1099-formulier, om hun belastingen in te dienen. Misclassificatie van werknemers wordt beschouwd als een vorm van belastingontduiking en is een risico dat u niet bereid moet zijn te nemen.
verkrijgen federale en staat werkgever belasting ID ‘ s.
om aangifte te doen bij de IRS en de staat, heeft u een federaal Werkgeversidentificatienummer (FEIN) nodig, evenals een belastingnummer(s) van de staat voor de werkloosheidsverzekering en, indien van toepassing, de inkomstenbelasting van de staat. Deze fiscale ID ‘ s identificeren u als een huishoudelijke werkgever en u moet solliciteren op hen zodra uw nanny accepteert uw vacature.
dien een nieuw Huurrapport in bij de staat.
alle werkgevers moeten onmiddellijk na elke nieuwe aanstelling een nieuw Huurrapport indienen bij hun staat. Klik hier om het Agentschap te vinden dat toezicht houdt op dit proces in uw staat.
Houd de federale en mogelijk de staat inkomstenbelasting in op het loon van uw nanny elke loonperiode.
“inkomstenbelastingen hoeven technisch gezien niet ingehouden te worden van een huishoudelijke werknemer, maar gezinnen moeten het toch doen zodat hun verzorger de belastingen niet alleen hoeft te begroten”, zegt Tom Breedlove, senior director van Care.com HomePay. “Als de familie niet achterhoudt en de verzorger wacht tot het belastingseizoen om dit aan te pakken, kunnen ze worden onderworpen aan onderbetaling boetes.”
u weet hoeveel inkomstenbelasting u aan uw nanny moet inhouden op basis van hoe zij hun W-4-en staatsinhoudformulier invullen (aangenomen dat u in een staat woont die inkomstenbelasting heeft).
socialezekerheids-en Medicare-belastingen in te houden op het loon van uw nanny elke loonperiode.
deze belastingen staan gezamenlijk bekend als FICA en moeten worden ingehouden op het loon van uw nanny. Sociale zekerheid belastingen zal 6,2 procent van uw nanny ‘ s bruto (vóór belastingen) lonen en Medicare belastingen zal worden 1,45 procent van hun brutoloon. Gebruik deze nanny paycheck calculator om te zien hoeveel je moet onthouden.
betaalt de staat belastingen en dient de staat huishouden belastingaangiften werkgelegenheid op een regelmatige basis.
als een huishouden werkgever, bent u verplicht om de staat werkloosheid belastingaangiften, meestal op kwartaalbasis, en kwijtschelding (betalen) werkloosheidsverzekering belastingen. Als u in een staat met inkomstenbelasting woont, moet u ook de staat inkomstenbelasting aangiften in te dienen en stuur in de inkomstenbelasting die u hebt ingehouden van uw nanny.
Opmerking: Sommige staten hebben verschillende indieningsfrequenties en kunnen maandelijkse of jaarlijkse deposito ‘ s vereisen. Controleer de eisen in uw staat.
verricht viermaal per jaar een schatting van de belastingbetalingen aan de IRS.
om uw federale arbeidsbelasting voor huishoudens te beheren, adviseert de IRS u het hele jaar door een schatting van de belasting te betalen om onderbetalingstraffen te voorkomen. U stuurt de FICA belastingen en federale inkomstenbelastingen ingehouden van uw nanny samen met de FICA belastingen en federale werkloosheidsverzekering belastingen die u verschuldigd bent als een huishouden werkgever tijdens de volgende perioden:
-
januari-maart (betaald in April))
-
April en mei (betaald in juni))
-
juni-augustus (betaald in September)
-
September-December (betaald in januari van het volgende jaar)
bereid eindejaarsbelastingformulieren voor.
na afloop van het kalenderjaar moet u uw nanny uiterlijk eind januari hun W-2-en dossierformulier W-2-kopie een & – formulier W-3 bij de Dienst Sociale Zekerheid bezorgen. Deze formulieren vatten het loon samen dat u aan uw oppas hebt betaald, evenals de belastingen die het hele jaar door van hen werden ingehouden. Omdat je het loon van je oppas het hele jaar bijhoudt, moeten deze formulieren relatief eenvoudig in te vullen zijn. Bovendien, u zult het dossier van een schema H met uw persoonlijke inkomstenbelasting aangifte door de 15 April deadline.
Gebruik deze controlelijst gedurende het jaar om dure, tijdrovende fouten te voorkomen. Als u dit papierwerk niet zelf wilt beheren, kunt u een accountant huren of een nanny payroll service gebruiken. Hoewel het lijkt misschien een hoop werk, wanneer u al uw huishoudelijke werkgelegenheid verantwoordelijkheden correct te behandelen, zijn er voordelen: Je komt in aanmerking voor belastingvoordelen die kunnen helpen compenseren sommige van de belastingbetalingen die u hebt gemaakt tijdens het jaar. Daarnaast heeft uw nanny recht op de voordelen die gepaard gaan met betaald worden op de boeken, zoals sociale zekerheid, Medicare en werkloosheidsverzekering — voordelen die alle werknemers nodig hebben en verdienen.