10 Tips om moeilijke vragen te behandelen tijdens uw presentatie
in samenwerking met CEO ‘ s en andere leiders die zich voorbereiden op hun presentaties, vind ik dat een van hun grootste zorgen is hoe vragen te behandelen die zich kunnen voordoen tijdens of aan het einde van hun presentaties.
dit werd voor mij bevestigd toen ik onlangs werd geïnterviewd door Inc. Magazine voor een artikel over hoe effectief vragen te beantwoorden.
u kunt het artikel hier lezen: 7 Surefire Tips om u volgende Q & a te geven.
om dit aan te vullen wilde ik u een dieper perspectief geven, inclusief 10 snelle tips voor het beantwoorden van moeilijke vragen.
waarom denkt u dat we allemaal zo verontrust zijn door het vooruitzicht om vragen te beantwoorden?
ik geloof dat er vele redenen zijn voor deze angst, waaronder:
angst voor het onbekende: vrijwel elke vraag kan worden gesteld en we zullen ter plaatse zijn in een situatie van hoge druk.
gebrek aan voorbereiding: de meeste mensen bereiden zich niet echt voor, of weten hoe ze zich effectief moeten voorbereiden op vragen.
geen echt vertrouwen in onze standpunten, onze antwoorden of ons vermogen om te reageren.
de moeilijkheid van vragen overdenken en aannemen dat onze vragenstellers tegenstrijdig zullen zijn.
faalangst: wat als ik de vraag niet kan beantwoorden? Zal ik me schamen, belachelijk gemaakt, afgewezen worden? Ontslagen?
het lijkt misschien alsof ik extreem ben met deze redenen, maar geloof me, dat ben ik niet. Door mijn intieme werk met leiders, kunnen al deze aan onze gevoelens van blootstelling ten grondslag liggen. Misschien heb je zelf ook wat gevoeld; ik weet dat ik dat heb gedaan.In het begin van mijn carrière werd ik mediawoordvoerder en deed ik live interviews op lokale en nationale televisie of sprak ik met massa ‘ s verslaggevers over controversiële onderwerpen. Ik sprak ook op openbare bijeenkomsten met soms vijandige menigten.
deze ervaringen hebben mij geleerd wat ik anderen vandaag de dag leer op het gebied van mediatraining en spraakcoaching: om vragen doeltreffend te behandelen, moet u voorbereid zijn, aandachtig luisteren, aanwezig zijn op het moment en met vertrouwen antwoorden.
hier zijn enkele tips om u te helpen wanneer vragen U ter plaatse:
1) Val de vraagsteller niet aan
tijdens een salarisoproep op 3 mei kreeg Tesla CEO Elon Musk een vraag over kapitaaluitgaven van een financieel analist. Het is een relevant onderwerp voor een bedrijf dat nog winst moet maken. Toch antwoordde Musk: “Excuseer me. Volgend. Saaie, domme vragen zijn niet cool. Volgende?”
hoewel hij zich verontschuldigde in een later gesprek, toonde Musk de schade die kan worden aangericht wanneer we de vraagsteller aanvallen om te voorkomen dat we legitieme vragen beantwoorden. Doe je best om te voorkomen dat het plukken op uw vragenstellers.
2) voorbereiden en repeteren
zoals ik eerder heb geschreven, is de beste manier om met elke communicatiesituatie om te gaan zoveel mogelijk van tevoren voorbereiden. Je kunt niet anticiperen op elke vraag die op je afkomt, maar je kunt je voorbereiden op de meeste van hen. U kunt ook klaar zijn op een generieke manier voor bijna elk type vraag die uw weg zal komen.
3) ontwikkel go-to berichten
u moet een overheersend thema hebben-het enige wat u wilt dat mensen onthouden over uw presentatie. Ik adviseer ook om drie belangrijke punten te hebben die zullen dienen als uw boodschappen.
bijvoorbeeld, als u een status update doet over een project, kan uw thema zijn: “onze Product introductie is op doel.”U ondersteunt dat thema met drie belangrijke boodschappen, zoals” we zijn op budget, op schema en de eerste verkoop zijn op plan.”
4) Draai naar uw berichten
wanneer u een vraag wordt gesteld, moet u terugkeren naar uw belangrijkste berichten die uw thema ondersteunen. Het voelt misschien vreemd om deze boodschappen te herhalen, maar het is noodzakelijk, gezien de beperkte aandacht van mensen vandaag. Het zal voelen als herhaling voor u, maar je bent echt het versterken van uw belangrijkste thema.
gebruik gewoon niet precies dezelfde woorden als je deze berichten zegt: verander het door dingen op een andere manier te zeggen. Gebruik verschillende gegevens, voorbeelden of verhalen om uw punten te maken. Mensen zullen niet denken dat je jezelf herhaalt, ze zullen denken dat je iemand bent die duidelijk is over wat je probeert te communiceren.
5) Maak een geschreven lijst
ik ben opgeleid in journalistiek op de universiteit en zal deze formule delen die verslaggevers gebruiken om nieuwsberichten te schrijven: In de eerste paragraaf worden journalisten geacht de wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe op te nemen, zodat mensen van tevoren alle informatie krijgen die ze nodig hebben. U kunt dezelfde aanpak gebruiken om uw lijst met vragen te ontwikkelen.
Neem uw onderwerp en schrijf elke gerelateerde vraag die u kunt bedenken die zou kunnen komen. Als u bijvoorbeeld aan het management een presentatie geeft over de introductie van uw product, overweeg dan vragen als:
Wat is het belangrijkste potentiële obstakel voor succes?
Wanneer zullen we resultaten zien van dit nieuwe product?
Wie is verantwoordelijk voor enige vertraging in dit product?
6) Voeg de moeilijkste vraag toe
Als u klaar bent met het schrijven van uw lijst met vragen, moet u er nog een toevoegen. Ik vertel mensen om de vraag toe te voegen die je niet wilt worden gesteld.begroting
ieder van ons heeft een vraag die absoluut de moeilijkste is in onze gedachten. Het is belangrijk om die vraag op te schrijven en ook je beste antwoord op te schrijven om het uit je hoofd te krijgen en op papier.
als u het niet opschrijft, zal het tijdens uw presentatie in uw onderbewustzijn zwemmen. Je denkt misschien: “stel die vraag niet, stel die vraag alsjeblieft niet.”Als de vraag wordt gesteld, kan je geest leeg gaan.
maar als u uw antwoord—het best mogelijke antwoord—hebt opgeschreven, zult u meer vertrouwen hebben en klaar zijn om de moeilijkste vraag te beantwoorden.
7) Word niet defensief
het is belangrijk om mensen niet je emotionele triggers te laten raken wanneer je vragen beantwoordt. Als dat gebeurt tijdens een sessie en je wordt defensief, verlies je. Behoud uw vertrouwen door het handhaven van uw kalmte.
8) sta niet stil bij een negatieve vraagsteller
wanneer iemand in een menigte, zoals in een vergadering, je in wezen onderbreekt door negatieve vragen te stellen, is het belangrijk om ze de show niet te laten stelen. Met andere woorden, het is goed om een vraag of twee van die persoon te beantwoorden, elke keer naar je belangrijkste boodschappen te gaan, maar dan verder te gaan. Richt je blik en je hoofd zo snel mogelijk op iemand anders, een andere vraagsteller.
9) beëindig uw presentatie niet met een negatieve vraag
beëindig uw presentatie met een positieve noot. Je hebt misschien een aantal negatieve vragen op een rij, maar als je bij een positieve vraag komt en je voelt dat de dingen klaar zijn, is het tijd om je talk te beëindigen.
Ik adviseer om twee “sluitingen” of slotopmerkingen voor uw talk te hebben. Wat ik bedoel is, dat je eerst samenvatten en dan het openen voor vragen en Antwoorden.
wanneer de vragen voorbij zijn, hopelijk eindigend op een positieve vraag, opnieuw samenvatten met uw thema en een aantal van uw kernboodschappen of call to action (uw tweede “close”), zodat mensen weglopen met wat u wilt dat ze onthouden.
10) wacht niet
het ergste wat mensen doen is wachten tot de vraag wordt gesteld en dan proberen na te denken over het antwoord — onder druk — en dan probleemloos het antwoord geven.
dat is echt een moeilijke prestatie om te bereiken. Het is geen wonder dat we angst voelen als we niet klaar zijn om te antwoorden. Vragen worden alleen “moeilijk” als je er niet op voorbereid bent, of als je ze in je hoofd buiten proportie hebt opgeblazen.
met andere woorden, zelfs “moeilijke” vragen kunnen met vertrouwen en gratie worden behandeld, als je de juiste instelling hebt en bereid bent om de vragen te beantwoorden.
er is zowel kunst als wetenschap nodig om vragen te beantwoorden. Wees geduldig met jezelf. Net als elke andere vaardigheid, vragen beantwoorden vergt focus, bewuste oefening en herhaling.
ik hoor uw verhalen graag. Als je je gedachten met mij wilt delen, ga dan naar mijn contactpagina om me een bericht te sturen, en vergeet niet om je aan te melden voor mijn wekelijkse nieuwsbrief, Sunday Coffee.