Cómo Hacer un Seguimiento de las Ventas en una Pequeña Empresa (y Generar ROI)
En este artículo, repasamos cómo realizar un seguimiento de las ventas, las métricas que debe rastrear y cómo usar los datos de ventas para transformar su negocio en una máquina de ganancias.
Imagina esto:
Eres el capitán de un barco que navega por aguas inexploradas. Estás explorando nuevos entornos y tratando de alejarte de cualquier obstáculo en el camino, y lo estás haciendo con los ojos vendados.
Eso es exactamente lo que se siente al operar un equipo de ventas sin rastrear sus datos de ventas.
Y al igual que el capitán de barco con los ojos vendados, un equipo de ventas sin seguimiento de datos se va a caer en el desastre tarde o temprano.
Así que repasemos cómo puede comenzar a realizar un seguimiento de las ventas de su negocio para que pueda navegar por las «aguas peligrosas de las ventas» de la manera más segura posible.
Vamos a repasar:
- ¿Qué es exactamente el seguimiento de ventas?
- Por qué necesita rastrear las ventas
- Las métricas de ventas que necesita rastrear
- Cómo rastrear de manera eficiente las ventas utilizando el software de seguimiento de ventas
- Qué hacer con los datos de ventas
- Cómo puede comenzar a rastrear de manera eficiente y efectiva las ventas hoy
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¿Qué Es Exactamente El Seguimiento De Ventas?
Para mantenerlo simple, el seguimiento de ventas significa mantener registros de todos los aspectos de sus procesos de ventas.
Cuando se hace bien, el seguimiento de ventas proporciona datos nítidos sobre su estrategia de ventas. También puede ayudarlo a identificar las áreas que necesitan su atención para mejorar sus ventas al convertir más clientes potenciales en clientes.
Por qué Debe Realizar un Seguimiento de las Ventas Para Supervisar la Eficiencia, la Eficacia, la Productividad y el Rendimiento
El seguimiento de las ventas debe ser una parte importante de su sistema de gestión de ventas.
Para mostrarle lo importante que es el seguimiento de ventas para la productividad de su equipo de ventas, permítame hacerle un par de preguntas.
Primero:
Si el objetivo de su negocio es escalar, ¿cómo sabe si está avanzando hacia su objetivo, lejos de él o parado?
Y para profundizar un poco más, si no estás alcanzando tus objetivos de escalado, ¿cómo se supone que sabes por qué es eso y cómo solucionarlo?
La respuesta es simple:
Comienza con el seguimiento de ventas.
Cuando realiza un seguimiento de las métricas de ventas correctas, le brinda una gran cantidad de información sobre la eficiencia y eficacia con que funciona su equipo y dónde puede tener áreas de mejora.
Métricas de ventas Que debe Rastrear
Así que para comenzar, cubramos algunas de las áreas más críticas que necesita para comenzar a realizar un seguimiento LO antes posible.
Hábitos del equipo de Ventas & Producción de productividad(Correos Electrónicos, Llamadas, Reuniones, etc.)
¿Sabía que el 80% de las ventas requieren cinco llamadas de seguimiento después de su reunión inicial?
Y la mayoría de los representantes de ventas tienden a darse por vencidos después del primer seguimiento.
Esta es la razón por la que es crucial hacer un seguimiento de la cantidad de resultados que está haciendo cada uno de tus equipos.
Si no están haciendo suficientes llamadas, enviando suficientes correos electrónicos o organizando tantas reuniones como necesiten, debes saberlo para poder abordar el problema.
El seguimiento de ventas no se trata solo de rastrear las fuerzas externas, sino también de cómo funciona su equipo internamente.
Recorrido del cliente
Las escaleras de alto valor y los recorridos del cliente son fundamentales para obtener ingresos consistentes.
Pero aquí está la cosa:
El recorrido inicial del cliente que tu equipo crea no va a ser perfecto; necesitará mucho ensayo y error para seguir mejorando y mantenerse al día con los tiempos.
Y la única manera de saber qué áreas del viaje deben cambiarse es a través del seguimiento de ventas. Esto significa rastrear el recorrido de un cliente potencial desde su primera interacción con un representante hasta una venta cerrada o perdida.
Los detalles son cruciales.
Resultados & Resultados
¿Cuánto de sus esfuerzos de ventas están llevando a ventas cerradas y cuántas se pierden en el camino?
¿Qué sucedió durante el recorrido del cliente que condujo a esos resultados?
Estas son piezas de información vitales que cualquier equipo debe recopilar si desea perfeccionar el recorrido del cliente mencionado anteriormente en una máquina de ventas bien engrasada.
Si no está seguro de su tasa de cierre, entonces este es un problema muy obvio en su seguimiento de ventas porque su equipo de ventas podría no cerrar tantos como creen que están.
Datos del Cliente: El Combustible Que Mantiene Funcionando Su Máquina de Ventas
¿Sabía que solo el 13% de los clientes creen que un vendedor puede entender sus necesidades?
La razón de esto?
En gran parte, se debe a malas experiencias con los equipos de ventas, ya sea que lo hayan experimentado personalmente u oído hablar de él de boca en boca.
Muchos equipos de ventas ni siquiera se molestan en aprender lo que necesitan saber sobre sus clientes durante el proceso de ventas. Esto no solo resulta como ventas y falso, sino que también es perjudicial para resolver los problemas que sus clientes necesitan resolver.
Para el proceso de ventas B2B, los datos de sus clientes deben rastrearse al realizar una investigación y ejecutar una llamada de descubrimiento.
Registros Financieros de ventas: El favorito de su contador
Confíe en mí:
He visto muchos equipos de ventas que terminan desperdiciando un montón de fondos simplemente debido a la falta de seguimiento financiero.
No solo su contador estará satisfecho, sino que también obtendrá información adicional sobre sus clientes más rentables.
En serio:
Cuanto más en profundidad realice un seguimiento de sus finanzas, más podrá optimizar para una de las cosas más importantes para su negocio: la rentabilidad.
Vigilar los registros financieros de su empresa no es la forma más llamativa de aumentar las ganancias, pero seguramente puede ser una de las más efectivas.
El Problema Con Los Sistemas De Gestión De Datos» Tradicionales »
No me malinterpretes. Rastrear sus datos en cualquier forma es mejor que no rastrear en absoluto.
Pero hay un problema con el método «tradicional» de gestión de datos:
Es ineficiente.
Administrar una creciente plétora de hojas de cálculo en varios programas solo se convierte en un problema mayor a medida que su negocio se escala, lo que significa un margen de beneficio cada vez menor. (Y, por cierto, este es un factor de composición continua que perjudicará a su negocio cuanto más lo ignore.)
Cuantos más datos haya que administrar manualmente, menos eficiente será su equipo y más tiempo tendrá que dedicar cada representante a las hojas de cálculo de Google, en lugar de realizar llamadas de ventas.
Afortunadamente, hay una solución a esto:
Y se llama CRM.
Presentamos Una Mejor Manera De Rastrear Sus Ventas: El Software CRM
CRM, o Software de Gestión de Relaciones con los Clientes, son programas que ayudan a los equipos de ventas y marketing a administrar los datos de los clientes, automatizar los viajes de ventas y aumentar los beneficios de varias maneras.
En el nivel más básico, los CRM ayudan a administrar y consolidar los datos al tiempo que optimizan el embudo de ventas.
Pero muchos CRM, como VipeCloud, ofrecen mucho más que eso. Cosas como la automatización de marketing y los complejos conjuntos de informes de datos ayudan a aumentar aún más sus ganancias y reducir los dolores de cabeza.
Software de Seguimiento de ventas: Cómo los CRM Pueden Revolucionar La Forma de Realizar un Seguimiento de las Ventas
Así que profundicemos en los detalles de cómo el software CRM puede transformar su proceso de seguimiento de ventas y, como resultado, transformar también sus resultados finales.
Racionalización de la Gestión de datos
Una mirada al interior de VipeCloud CRM para ver cómo podría ser tu pipeline.
Los CRM como VipeCloud toman datos de prácticamente todas las áreas de ventas en las que se pueda imaginar y los racionalizan en un solo paquete.
Esto ahorra el tiempo de hacer referencias cruzadas a los datos de ventas y moverlos a través de varios programas, ya que todo está en un solo lugar.
Si bien esto puede parecer demasiado simple para ser un cambio significativo, hace una gran diferencia.
Automatización
Desafortunadamente, no puede contratar robots como vendedores.
La automatización es la clave secreta para escalar un negocio de manera efectiva y rápida.
Vea, sin automatización, cada entrada de datos, cada tarea de administración y cada acción tediosa deben ser realizadas por un miembro de su equipo.
A medida que su negocio crezca, cosas como la introducción manual de datos consumirán lentamente su productividad y, en última instancia, sus márgenes de beneficio.
Cuanto más tenga que realizar un seguimiento manual de su equipo, más horas se dedicarán al administrador a las tareas que generan dinero, lo que significa menores ganancias a medida que crece.
Ahora, hay un remedio para esto:
Dejar que la automatización se encargue de las tareas simples y de poca importancia.
Las personas no tienen que ocuparse de cosas como la entrada de datos. De hecho, los programas automatizados son mejores que los representantes de ventas en cosas como la entrada de datos de muchas maneras.
Conjuntos de informes
Otra tarea que de otro modo llevaría a cabo un miembro de tu equipo es tomar todos esos datos de ventas y juntarlos para crear algunos informes.
Qué parte de su informe de seguimiento de datos de ventas podría verse con VipeCloud.
Sin informes, todos los datos de seguimiento de ventas se distribuirán y llenarán en varios lugares.
Los CRM le permiten tomar todos esos datos, consolidarlos y, a continuación, crear informes fáciles de digerir para mostrarle una vista de arriba hacia abajo de lo que está sucediendo en su organización.
Qué Hacer Con los Datos de Ventas & Cómo Usar el Seguimiento de Ventas de manera Efectiva
Ahora, con todo eso fuera del camino, hablemos de cómo puedes usar todos estos datos que estás siguiendo para hacer más ventas.
De acuerdo con nuestra analogía del océano de antes, imagine que su equipo de ventas es una tripulación de barco, y el proceso es el barco en el que todos navegan.
El destino de su tripulación?
La Isla de la Venta Cerrada.
Pero hay un problema.
Su barco (el proceso de venta), desafortunadamente, se construirá de forma imperfecta la primera vez, por lo que pueden aparecer algunos agujeros durante su viaje.
Si no tapas esos agujeros, el barco se hundirá. Pero la única manera de descubrirlos es zarpar y mantener un buen ojo en su barco en el camino.
Que los datos de ventas que recopiles te ayuden a descubrir esos agujeros y taparlos para navegar con más suavidad sobre la marcha.
Tómese el tiempo para hacer revisiones en todas las áreas del proceso de ventas regularmente. Usando los datos que recopila, no debería ser demasiado difícil ver dónde puede estar perdiendo ganancias.
No cometa Estos Errores Comunes de Seguimiento de Ventas
Como acabo de mencionar, algunos de los problemas en su proceso de seguimiento de ventas aparecerán en el camino, y eso está bien; las ventas se tratan de mejorar constantemente.
Pero eso no significa que no puedas aprender de los errores de los demás para comenzar con un mejor pie y hacer que las cosas funcionen mucho más rápido.
Así que hablemos de las cosas que no debe hacer al implementar un plan de seguimiento de ventas.
Complicar demasiado el proceso
La planificación es importante, pero los equipos de ventas tienden a exagerar cuando se trata de implementar muchos planes nuevos.
La cuestión es que complicar demasiado el proceso puede ser tan perjudicial para las ganancias como un plan que no está lo suficientemente desarrollado.
Cuando decidas qué rastrear, cómo implementar tu plan y, en general, cómo implementar cualquier proceso nuevo en ventas, no lo compliques tanto que obstaculices la eficiencia de tu equipo.
Sobre-Automatizar el proceso
Otro problema que los equipos de ventas suelen encontrar es dejar que el factor de automatización se filtre en cada área del proceso de ventas.
Desde llamadas de ventas hasta servicio al cliente y más, la automatización no pertenece a todas las partes del recorrido del cliente.
Por ejemplo, nunca querrás que un cliente realice su llamada de detección con una llamada de voz automatizada. Cuando se trata de seguimiento, la recopilación de datos y los informes son tareas que los programas automatizados pueden hacer muy bien, pero decidir cómo usar esos datos y dirigirse a los miembros del equipo.
Ese es un trabajo para las personas.
Así que recuerda:
Automatización = Buena
Sobre-automatización = Mala
«Configuración y olvido»
Otra cosa que los equipos de ventas comúnmente olvidan:
Las ventas no son un tipo de proceso de «configuración y olvido». Los tiempos cambian constantemente, y ningún proceso de venta es perfecto desde el principio.
Se trata de mejorar, modernizar y hacer un seguimiento continuo de todas las partes móviles.
Nunca deje que sus equipos o procesos se estancan. Fomente una cultura de mejora constante dentro de sus equipos porque eso es lo que mantendrá a su barco navegando.
Y todo comienza con el seguimiento de sus datos de ventas.
Elegir un CRM Que no se Ajuste A Sus Necesidades
Cada empresa es diferente, y eso significa que las necesidades de cada empresa también son diferentes.
Un conjunto de informes de CRM que funciona muy bien para una empresa puede no encajar bien con otra. Es por eso que es esencial encontrar un CRM que satisfaga sus necesidades.
Otro factor importante es el equipo de soporte detrás del CRM.
Un equipo de soporte bien capacitado puede enseñarte a aprovechar al máximo cualquier CRM y a realizar un seguimiento de todas las métricas diferentes que necesites. Por lo tanto, antes de apretar el gatillo y decidir qué CRM usar para su equipo, asegúrese de que se adapte específicamente a su negocio.
Y ahí es donde entra VipeCloud.
VipeCloud: Una Mejor Manera De Realizar un Seguimiento de Sus Ventas
VipeCloud está diseñado para adaptarse a diversas necesidades empresariales mediante la transformación de las ventas y la racionalización de las partes complicadas del proceso.
¿Por qué VipeCloud?
Cubrir todas las formas en que VipeCloud gana a sus otras plataformas de CRM tomaría un artículo en sí mismo, pero hablemos de algunas de las razones por las que se distingue de la multitud.
(Y si su equipo de ventas sigue viviendo en hojas de cálculo, hágales un favor e invierta en un CRM. Se amortizará con el tiempo que tú y todo tu equipo ahorréis.)
- Soporte de primer nivel
El equipo de soporte de VipeCloud hace todo lo que está a su alcance para garantizar que su equipo aproveche al máximo la plataforma.
Desde la migración de datos gratuita a una base de conocimientos repleta de guías, su equipo de ventas no debería tener ningún problema para poner las cosas en marcha sin un doloroso período de transición.
- Puede adaptarse prácticamente a las Necesidades de cualquier Equipo de Ventas o Marketing
El software de seguimiento de ventas de VipeCloud está diseñado desde cero para adaptarse a las necesidades de la mayoría de los equipos de ventas y pequeñas empresas. Con un tablero versátil y muchas funciones, no hay muchos equipos que no ayuden.
- Puede Comenzar A Implementar La Herramienta De Seguimiento De Ventas De Forma Gratuita, Hoy Mismo.
¿Mencionamos que puede comenzar a poner VipeCloud en su lugar hoy de forma gratuita?
Implementar VipeCloud Hoy Para Rastrear Las Ventas, Aumentar Las Ganancias Y Reducir Los Dolores de cabeza
En VipeCloud, no nos gusta presumir, preferimos mostrarle lo que nuestro software de seguimiento de ventas puede hacer de primera mano.
Es por eso que ofrecemos una demostración gratuita para que tu equipo la pruebe por sí mismo. No solo eso, sino que le ayudaremos a implementarlo sin cargo adicional.
Así que si eso le suena bien, solicite una demostración gratuita de VipeCloud hoy para transformar su proceso de ventas.