10 Consejos para Manejar Preguntas Difíciles Durante Su Presentación
Trabajando con directores ejecutivos y otros líderes preparándome para sus presentaciones, encuentro que una de sus mayores preocupaciones es cómo manejar las preguntas que puedan surgir durante o al final de sus presentaciones.
Esto fue confirmado para mí cuando fui entrevistado recientemente por Inc. Revista para un artículo sobre cómo responder preguntas de manera efectiva.
Puedes leer el artículo aquí: 7 Consejos Seguros para Asarte a la siguiente Q & A.
Para complementar esto, quería darle una perspectiva más profunda que incluye 10 consejos rápidos para responder preguntas difíciles.
¿Por qué crees que todos estamos tan nerviosos por la perspectiva de responder preguntas?
Creo que hay muchas razones para este miedo, incluyendo:
Miedo a lo desconocido: Prácticamente se puede hacer cualquier pregunta y estaremos en el lugar en una situación de alta presión.
Falta de preparación: La mayoría de las personas en realidad no se preparan, o no saben cómo prepararse de manera efectiva para las preguntas.
No hay confianza real en nuestras posiciones, nuestras respuestas o nuestra capacidad de responder.
Sobre-imaginar la dificultad de las preguntas y asumir que nuestros interrogadores serán antagónicos.
Miedo al fracaso: ¿Qué pasa si no puedo responder a la pregunta? Seré avergonzado, ridiculizado, rechazado? Despedido?
Puede parecer que estoy siendo extremo con estas razones, pero créeme, no lo soy. De mi trabajo íntimo con los líderes, todo esto puede ser la base de nuestros sentimientos de exposición. Es posible que hayas sentido algo; sé que lo he hecho.
Al principio de mi carrera, me convertí en portavoz de los medios de comunicación y me encontré haciendo entrevistas en vivo en la televisión local y nacional o hablando con multitudes de reporteros sobre temas controvertidos. También hablaba en reuniones públicas con multitudes a veces hostiles.
Esas experiencias me enseñaron lo que enseño a otros hoy en el entrenamiento de medios y entrenamiento del habla: Para manejar preguntas de manera efectiva, debe estar preparado, escuchar cuidadosamente, estar presente en el momento y responder con confianza.
Aquí hay algunos consejos para ayudarlo cuando las preguntas lo ponen en el lugar correcto:
1) No atacar al interlocutor
Durante una llamada de ganancias el 3 de mayo, un analista financiero le hizo una pregunta al CEO de Tesla, Elon Musk, sobre los gastos de capital. Es un tema relevante para una empresa que aún no ha obtenido beneficios. Sin embargo, Musk respondió: «Disculpe. Siguiente. Las preguntas aburridas y tontas no son geniales. ¿Siguiente?»
Aunque se disculpó en una llamada posterior, Musk mostró el daño que se puede hacer cuando atacamos al interrogador para evitar responder preguntas legítimas. Haga todo lo posible para evitar molestarse con sus interrogadores.
2) Preparar y ensayar
Como he escrito antes, la mejor manera de lidiar con cualquier situación de comunicación es prepararse tanto como sea posible con anticipación. No puedes anticipar todas las preguntas que te vendrán, pero puedes prepararte para la mayoría de ellas. También puede estar listo de manera genérica para casi cualquier tipo de pregunta que se le presente.
3) Desarrolla mensajes de consulta
Deberías tener un tema principal, la única cosa que quieres que la gente recuerde de tu presentación. También recomiendo tener tres puntos clave que servirán como mensajes de referencia.
Por ejemplo, si estás actualizando el estado de un proyecto, tu tema podría ser: «Nuestra introducción de productos está en el objetivo.»Apoyas ese tema con tres mensajes principales, como» estamos dentro del presupuesto, dentro del calendario y las ventas iniciales están dentro del plan.»
4) Pivote a sus mensajes
Siempre que se le haga una pregunta, debe volver a los mensajes clave que admiten su tema. Puede parecer extraño repetir estos mensajes, pero es necesario, dada la limitada capacidad de atención de las personas hoy en día. Se sentirá como repetición para ti, pero realmente estás reforzando tu tema principal.
Simplemente no use exactamente las mismas palabras que dice estos mensajes: cámbielo diciendo las cosas de una manera diferente. Utilice diferentes datos, ejemplos o historias para hacer sus puntos. La gente no pensará en ti como si te repitieras a ti mismo, pensarán en ti como alguien que tiene claro lo que estás tratando de comunicar.
5) Haga una lista escrita
Fui entrenado en periodismo en la universidad y compartiré esta fórmula que los reporteros usan para escribir historias de noticias: En el primer párrafo, se supone que los periodistas deben incluir quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo, para que la gente obtenga toda la información que necesita por adelantado. Puede utilizar el mismo enfoque para desarrollar su lista de preguntas.
Toma tu tema y escribe cada pregunta relacionada que se te ocurra que pueda surgir. Por ejemplo, si está presentando a la gerencia sobre la introducción de su producto, considere preguntas como:
¿Cuál es el obstáculo potencial más importante para el éxito?
¿Cuándo veremos los resultados de este nuevo producto?
¿Quién es responsable de cualquier retraso en este producto?
6) Agregue la pregunta más difícil
Cuando haya terminado de escribir su lista de preguntas, hay una más que debe agregar. Le digo a la gente que agregue la pregunta que no quiere que le hagan.presupuesto
Todos tenemos una pregunta que es la más difícil en nuestras mentes. Es importante que escriba esa pregunta y también escriba su mejor respuesta para sacarla de su cabeza y plasmarla en papel.
Si no lo escribes, estará nadando en tu subconsciente durante tu presentación. Tal vez solo estés pensando, «no hagas esa pregunta, por favor, no hagas esa pregunta.»Cuando se hace la pregunta, tu mente puede quedar en blanco.
Pero si has escrito tu respuesta, la mejor respuesta posible, te sentirás más seguro y listo para responder a la pregunta más difícil.
7) No te pongas a la defensiva
Es importante que no dejes que las personas golpeen tus desencadenantes emocionales cuando respondas preguntas. Si eso sucede durante una sesión y te pones a la defensiva, pierdes. Mantenga su confianza manteniendo su compostura.
8) No te detengas en un interlocutor negativo
Cuando alguien en una multitud, como en una reunión, esencialmente te interrumpe planteando preguntas negativas, es importante que no dejes que roben el espectáculo. En otras palabras, está bien responder una o dos preguntas de esa persona, cada vez que vaya a sus mensajes clave, pero luego siga adelante. Voltea la mirada y la cabeza hacia otra persona, otro interrogador, tan pronto como sea posible.
9) No termine su presentación con una pregunta negativa
Asegúrese de terminar su presentación con una nota positiva. Es posible que tenga varias preguntas negativas seguidas, pero cuando llegue a una pregunta positiva y sienta que las cosas se están terminando, es hora de terminar su charla.
Recomiendo tener dos «cierre» o comentarios finales para su charla. Lo que quiero decir es que primero lo resumes y luego lo abras para preguntas y respuestas.
Cuando las preguntas hayan terminado, esperemos que terminen con una pregunta positiva, resuma de nuevo con su tema y algunos de sus mensajes clave o llamada a la acción (su segundo «cierre») para que la gente se vaya con lo que desea que recuerden.
10) No espere
Lo peor que hace la gente es esperar hasta que se haga la pregunta y luego tratar de pensar en la respuesta under bajo presión.y luego dar la respuesta sin problemas.
Es una hazaña muy difícil de lograr. No es de extrañar que sintamos ansiedad cuando no estamos listos para responder. Las preguntas solo se vuelven «difíciles» si no estás preparado para ellas, o si las has inflado desproporcionadamente en tu mente.
En otras palabras, incluso las preguntas «difíciles» se pueden manejar con confianza y gracia, si tiene la mentalidad correcta y está preparado para abordar las preguntas.
Responder a preguntas en vivo es tanto arte como ciencia. Sé paciente contigo mismo. Como cualquier otra habilidad, responder preguntas requiere concentración, práctica deliberada y repetición.
Realmente disfruto escuchar sus historias. Si desea compartir sus pensamientos conmigo, visite mi página de contacto para enviarme un mensaje, y no se olvide de suscribirse a mi boletín semanal, Sunday Coffee.