Nanny Steuern und Gehaltsabrechnung: Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten
Herzlichen Glückwunsch! Du hast ein Kindermädchen gefunden, das du gerne einstellen würdest. Was nun? Sobald Ihr Kindermädchen Ihr Stellenangebot annimmt, beginnen Ihre Aufgaben als Arbeitgeber. Das bedeutet, die Bedingungen Ihrer Arbeitsbeziehung in einen Vertrag aufzunehmen, über Leistungen zu entscheiden und die Gehaltsabrechnung einzurichten. Es bedeutet auch, staatliche und bundesstaatliche Vorschriften einzuhalten, einschließlich dessen, was viele Leute „Kindermädchensteuern“ nennen.“
Kindermädchensteuern beziehen sich auf die Lohn- und Steuerpflichten von Bund und Ländern, die Familien zu bewältigen haben, wenn sie ein Kindermädchen einstellen, um in ihrem Haus zu arbeiten.
„Wir haben tatsächlich Kindermädchen, die sich uns nähern, um für uns zu arbeiten, weil wir legal bezahlen“, sagt Paul Cuthbert aus Newport, Michigan, der mehrere Kindermädchen eingestellt hat. „Es kostet ein bisschen mehr, als nicht legal zu bezahlen, aber es lohnt sich.“
Während die Einhaltung dieser Landes- und Bundesgesetze bedeutet, dass Sie nicht Gefahr laufen, Steuerhinterziehungsstrafen zu erhalten, gibt es auch Vorteile für die Betreuer. Kindermädchen haben Anspruch auf staatliche Arbeitslosenunterstützung, und eine nachvollziehbare Zahlungshistorie ermöglicht es ihnen, beispielsweise Kreditkarten zu beantragen, eine Wohnung zu mieten oder ein Auto zu leasen.
Befolgen Sie diese einfache Compliance-Checkliste, und Sie können die Anforderungen des IRS und Ihres Staates erfüllen.
Wissen Sie, dass Ihr Kindermädchen als Haushaltsangestellte eingestuft werden sollte.
Der IRS hat entschieden, dass Kindermädchen mit sehr wenigen Ausnahmen Angestellte der Familien sind, für die sie arbeiten — keine unabhängigen Auftragnehmer. Dies ist unabhängig von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, den gezahlten Löhnen oder dem, was in einem Arbeitsvertrag steht. Dies bedeutet, dass Ihr Kindermädchen ein W-2-Formular anstelle eines 1099-Formulars erhalten sollte, um seine Steuern einzureichen. Die Fehlklassifizierung von Arbeitnehmern gilt als eine Form der Steuerhinterziehung und ist ein Risiko, das Sie nicht eingehen sollten.
Erhalten Sie Steuernummern von Bundes- und Landesarbeitgebern.
Um die Steuererklärung beim IRS und beim Staat einzureichen, benötigen Sie eine Bundesarbeitgeberidentifikationsnummer (FEIN) sowie eine staatliche Steueridentifikation (EN) für die Arbeitslosenversicherung und gegebenenfalls staatliche Einkommensteuern. Diese Steuernummern identifizieren Sie als Arbeitgeber im Haushalt und Sie sollten sich für sie bewerben, sobald Ihr Kindermädchen Ihr Stellenangebot annimmt.
Reichen Sie einen neuen Mietbericht beim Bundesstaat ein.
Alle Arbeitgeber sind verpflichtet, unmittelbar nach jeder Neueinstellung einen neuen Einstellungsbericht bei ihrem Staat einzureichen. Klicken Sie hier, um die Agentur zu finden, die diesen Prozess in Ihrem Bundesstaat überwacht.
Halten Sie Bundes- und möglicherweise staatliche Einkommensteuern von Ihrem Kindermädchen zahlen jede Zahlungsperiode.
„Einkommenssteuern müssen technisch gesehen nicht von einem Haushaltsangestellten einbehalten werden, aber Familien sollten es trotzdem tun, damit ihre Bezugsperson die Steuern nicht selbst budgetieren muss“, sagt Tom Breedlove, Senior Director von Care.com Zu Hause bezahlen. „Wenn die Familie nicht zurückhält und die Pflegekraft bis zur Steuersaison wartet, um dies zu beheben, können Strafen für Unterzahlungen verhängt werden.“
Sie wissen, wie viel Einkommensteuer Sie von Ihrem Kindermädchen einbehalten müssen, je nachdem, wie sie ihr W-4- und State Withholding-Formular ausfüllen (vorausgesetzt, Sie leben in einem Staat mit Einkommensteuern).
Halten Sie die Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern für jede Zahlungsperiode von Ihrem Kindermädchen ein.
Diese Steuern werden zusammen als FICA bezeichnet und müssen vom Gehalt Ihres Kindermädchens einbehalten werden. Die Sozialversicherungssteuern betragen 6,2 Prozent des Bruttolohns Ihres Kindermädchens (vor Steuern) und die Medicare-Steuern 1,45 Prozent des Bruttolohns. Verwenden Sie diesen Nanny Paycheck Calculator, um zu sehen, wie viel Sie einbehalten sollten.
Zahlen Sie regelmäßig staatliche Steuern und reichen Sie Steuererklärungen für staatliche Haushalte ein.
Als Arbeitgeber im Haushalt müssen Sie in der Regel vierteljährlich staatliche Arbeitslosensteuererklärungen einreichen und Arbeitslosenversicherungssteuern überweisen (zahlen). Wenn Sie in einem Staat mit Einkommensteuern leben, müssen Sie auch staatliche Einkommensteuererklärungen einreichen und die Einkommensteuern einsenden, die Sie Ihrem Kindermädchen vorenthalten haben.
Hinweis: Einige Staaten haben unterschiedliche Anmeldehäufigkeiten und können monatliche oder jährliche Einzahlungen erfordern. Überprüfen Sie die Anforderungen in Ihrem Staat.
Machen Sie geschätzte Steuerzahlungen an die IRS viermal im Jahr.
Um Ihre Bundeshaushaltssteuern zu verwalten, empfiehlt der IRS, dass Sie das ganze Jahr über geschätzte Steuerzahlungen leisten, um Unterzahlungsstrafen zu vermeiden. Sie senden die von Ihrem Kindermädchen einbehaltenen FICA-Steuern und Bundeseinkommensteuern zusammen mit den FICA-Steuern und Bundesarbeitslosenversicherungssteuern, die Sie als Arbeitgeber im Haushalt in den folgenden Zeiträumen schulden:
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Januar – März (bezahlt im April)
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April und Mai (bezahlt im Juni)
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Juni – August (bezahlt im September)
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September – Dezember (bezahlt im Januar des nächsten Jahres)
Bereiten Sie Steuerformulare zum Jahresende vor.
Sobald das Kalenderjahr endet, müssen Sie Ihrem Kindermädchen bis Ende Januar das W-2 zur Verfügung stellen und das Formular W-2 Kopie A & Formular W-3 bei der Social Security Administration einreichen. Diese Formulare fassen die Löhne zusammen, die Sie an Ihr Kindermädchen gezahlt haben, sowie die Steuern, die ihnen das ganze Jahr über einbehalten wurden. Da Sie das Gehalt Ihres Kindermädchens das ganze Jahr über im Auge behalten, sollten diese Formulare relativ einfach auszufüllen sein. Darüber hinaus werden Sie bis zum 15. April einen Zeitplan H mit Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung einreichen.
Verwenden Sie diese Checkliste während des Jahres, um teure, zeitraubende Fehler zu vermeiden. Wenn Sie diesen Papierkram nicht selbst verwalten möchten, können Sie einen Buchhalter beauftragen oder einen Nanny-Gehaltsabrechnungsservice in Anspruch nehmen. Während es wie eine Menge Arbeit erscheinen mag, wenn Sie alle Ihre Haushaltsverantwortung richtig behandeln, gibt es Vorteile: Sie haben Anspruch auf Steuererleichterungen, die dazu beitragen können, einige der Steuerzahlungen auszugleichen, die Sie im Laufe des Jahres geleistet haben. Darüber hinaus hat Ihr Kindermädchen Anspruch auf die Leistungen, die mit der Zahlung in den Büchern verbunden sind, wie Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosenversicherung — Leistungen, die alle Arbeitnehmer benötigen und verdienen.